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1、深圳建工集团行政综合事务管理制度第一章总 则1.1为加强集团公司党委、董事会、行政等日常事务管理,理顺内部关系,使日常工作管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本制度;1.2本制度所指日常事务包括重要事项管理、会务管理、办公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、计算机管理、车辆管理、报刊及邮发管理等;1.3 集团公司办公室负责本制度的贯彻执行;第二章重要事项管理2.1重要事项由集团公司领导签署意见或授意,由各归口职能部室负责办理;一般事项由办公室负责人通知各职能部室办理;第三章会务管理3.1集团公司各类会议由举办部门组织,具体会务由办公室承办,3.2会议举办部门填写会议申请单,逐项填写会议
2、名称、时间、会期、餐饮、住宿、会场等需求,由办公室统一安排；要求在其他宾馆等会场举行的会议,举办部门逐一填写需安排内容,由集团公司领导签字后交行政办公室统一安排;3.3在会议安排中,如需要其他安排活动的,应经总经理或董事长同意,由办公室经办;3.4会务费报销按集团公司费用开支报销管理办法执行;3.5外单位来联系工作,需介绍情况的,由各职能部室负责介绍情况及活动安排,需安排膳宿的,由职能部室负责向集团公司领导请示,并通知办公室安排;第四章办公用品、设备物资采购供应管理4.1办公用品为日常办公用品指印刷品及纸、笔等低值易耗品和办公设备指计算机及耗材、复印机、空调、汽车等设备以及各类物资,办公室为主
3、管部室;4.2日常办公用品领用、申购、审批和采购按集团招标招租采购等监督管理办法执行; 4.3办公用品、设备的管理; 1、办公用品、设备入库;到货后,由采购人员与办公用品管理人员一起清点数目和检验质量,将实物与采购清单核对;验收过程中发现残损、短缺等情况,办公用品管理人员应不予验收入库,同时由采购人员尽快安排退货或补货;2、办公设备如属于固定资产的,填写固定资产验收表,由办公室统一编制设备编号,送交财务部;3、办公用品管理人员要建立办公用品、设备台帐,负责办公用品、设备的入帐、管理、领用等工作;4、办公室根据各类设备的特性和使用情况,制定年度设备维护和保养计划;4.4办公设备转移、报废报损;4
4、.4.1对于闲置设备,由办公室提出申请,经总经理同意、董事长审批,通过拍卖等方式进行处理,并受相关部门监督;4.4.2对于拟报废的设备,由设备使用部门提出申请库存报废设备由办公室提出申请,由办公室、财务部审核,总经理同意,董事长审批,通过拍卖等方式处置,并受相关部门监督;第五章公文管理5.1集团公司文件,是传达贯彻上级指示精神,请示或答复问题,指导或商洽工作的重要载体;5.2 以集团公司名义制作的文件,实行办公室统一管理;在相关业务部门及时拟稿的基础上,办公室进行编号管理、文种和文字把关,努力提高办文质量和办文效率,做到规范、准确、及时、安全; 5.3 集团公司公文种类主要有：一请示;请上级指
5、示和批准给予明确书面答复公文,用“请示”,并在附注处注明联系人姓名和联系电话;二报告;向上级机关汇报工作,反映情况,不需上级明确答复的公文,用“报告”;在报告中不得夹带“请示”事项,否则会延误需请示事项;三通知;传达上级的指示、要求下级办理或者需要知道的事项、批转下级的公文,或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”;四批复;答复下级单位的请示事项,用“批复”;五指示;对下级单位布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”;六决定、决议;对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定”; 经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”;七通报;表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属
6、各单位知道的事项,用“通报” ;八通告;在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”;九函;平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”;十会议纪要;传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”;5.4 以集团公司名义向上一级单位发文为上行文,一般运用“请示”、“报告”；向下一级单位发文的为下行文,一般运用“通知”、“批复”、“指示”；向同级发送的平行文,一般用“函”;集团公司部门应了解公文种类,并予正确运用;5.5条文件分为保密文件和一般文件;保密文件按集团保密管理制度办理;5.6条集团公司发文的程序为：拟稿、登记、审
7、核、审签、签发、打印、校对、用印、分发等;5.7集团公司发文,由办公室统一编号; 一以集团公司名义对外发文,一律用集号；二以工会名义发文的,用集工号；三以集团公司董事会发文的,用集董号；四以集团公司监事会发文的,用集监号；五以集团公司各部室发文的,用集加部室名称的第一个字,如人力资源部发文：集人号;5.8集团公司日常性工作范围内的文件函件,由各职能部室拟文、审核,办公室对文种和文字进行把关审核,分管领导签发；重大事项上报需由分管领导审签,总经理或董事长签发,上报市委、市政府的分别由党委书记、董事长签发;5.9文件签发后,送办公室统一编排,校对无误方能打印、盖章;5.10文件统一由办公室负责发送
8、;送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果;5.11属于保密的文件,核稿人应该注明密级,并确定报送范围;保密文件按规定,由专人印制、报送; 5.12集团公司所有发文,应将文件原稿经领导签发件正本存档;有领导指示的,还应附批示件;5.13集团公司收文的处理程序为：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等;5.14外来的文件由办公室负责签收,并分类登记;由办公室负责人提出处理意见后,及时按处理意见进行传递,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时传递; 5.15各级领导对送来的文件要及时阅批,急件当即批复；一般文件一个工作日内批复;5.16 各级领导阅、
9、批文件应仔细认真,阅完后要签名并注明日期;需要签署具体意见的,要明确、具体; 5.17办公室对领导有指示的文件,应及时组织传达和落实;第六章印信使用管理6.1集团公司印章,指集团公司党委党支部章、行政公章,工会章、公司法人代表章、财务印章、各部室印章等;公司介绍信指集团公司出具的行政介绍信;6.2以“严格管理,规范使用”为管理目标,维护印章、介绍信的严肃性和权威性,保证正常的工作秩序;6.3印章的保管和使用一集团公司党委印章、行政公章由办公室指定专人保管用印；工会印章由工会指定专人保管用印；集团公司法定代表人印章、财务印章由财务部负责人和指定专人分别保管用印；各部室章由部室指定专人保管用印;印
10、章保管人员名单报办公室备案; 二印章应存放于有一定安全措施的橱柜内,妥善保管,不得随意放置;印章保管人员因故请假时,由部室负责人指定临时保管人,不得出现无人专管和监督、或任人使用的现象;印章保管人员离开岗位时,须办理印章交接手续,并报办公室备案;三集团公司各类印章一般不得外携使用,特殊情况需外携使用的,按用印规定办理批准手续;任何人不得擅自携带公章外出办事,随意用印;四各类公章的新增、变更,由办公室按规定统一制发,其他部门不得自行刻制;各类印章的印模、用材等由办公室登记立卷归档,长期保存;废止的各类公章一律交办公室封存,并办理相关手续备案;五印章使用实行审批登记制度;1、集团公司领导签发的文件
11、和函件,可直接用印；2、以集团公司名义发送的各类正式文电,对外签订的各种合同、协议及其他承担经济责任,具有法律效力的文本、材料,先由职能部室负责人审核签具意见并填写用章申请单,报集团公司领导签字同意后用印；一般证明材料等由办公室负责人审核后用印;3、报送各类业务、财务报表由其部室负责人审核同意后用印;4、印章保管人员必须严格按规定办理,用印前应检查是否符合用印要求,对有疑问的材料,应查清情况,消除疑问,方可用印;凡不符合用印规定的,印章保管人员有权拒绝用印;6.4介绍信的保管和使用一行政介绍信由办公室指定专人负责保管使用;二介绍信应存放于有一定安全措施的橱柜内,妥善保管,不得随意放置;介绍信保
12、管人因故请假时,由办公室负责人保管使用介绍信,不得出现无人专管、监督或任人使用的现象;介绍信管理人员离开本岗位,须办理交接手续;交接的介绍信包括未使用的空白介绍信和已使用的介绍信存根;交接时作好记录并作备案;三介绍信使用范围限于集团公司员工用于公务活动,严禁外单位人员使用本公司介绍信;一般情况下,不得开具空白介绍信,如遇特殊情况需开具空白介绍信的,须申明理由,经办公室负责人同意,并在存根联注明有关情况,使用人应在事后及时将介绍信使用情况反馈,并填入存根联相应栏目；已开具但未用的空白介绍信限期归还,注明“作废”字样,附入相应存根联备查;四介绍信实行随用随开随盖印,不得在空白介绍信上预先加盖印章后
13、存放,以防遗失而影响公司利益;第三十五条 办公室负责对集团公司各种印章及介绍信的保管、使用情况进行监督检查;对检查中发现的问题及时与各部室沟通,督促各部室及时整改;7、企业公章管理7.1为规范改制企业公章管理的使用行为,分清签章责任,由本制度作出明确规定;7.2改制企业及公章的定义：一改制企业是指：经改制企业主体消亡,并且人员分流安置完毕,资产处置基本结束破产清算结案的原企事业单位;二企业公章是指：原改制企业行政公章、企业破产偿债的清算组公章;7.3改制企业在改制完成或清算结束后,公章如尚未上交工商部门或法院的,原则交由公司办公室统一管理;7.4改制企业公章使用管理;一改制企业剩余资产处理用章
14、的,需由该企业改制操作负责人或清算组长签字确认后,方可盖章;二有关劳动人事方面用章的,需由集团公司人事部签字后,方可盖章;三涉及改制企业房地产出租事宜用章的,如改制企业房地产委托集团公司物业部管理的,由公司物业部签字后,方可盖章;四其他方面需加盖企业公章的,由集团公司分管领导批准;8、刊物、网站管理8.1办公室负责集团公司内刊嘉兴实业及集团公司网站内容的收集、更新、修改和发布等日常运行管理工作;8.2刊物、网站中涉及到各部室的工作内容,由各部室按规定将有关数据、文字、图片等信息及时、定期提供给办公室,由办公室负责及时更新内容;8.3对外发布信息或集团公司网站上载信息应严格按照审批制度审批,坚持
15、“谁上网谁负责”的原则;第九章办公区域安保管理9.1为加强集团公司本部办公区域安保管理,贯彻“预防为主,部门负责,突出重点,保障安全”的方针,由本制度作出明确规定,具体由办公室负责实施;9.2各部门及工作人员必须自觉遵守集团公司安全保卫的规定,做好所在本部门用本人安全、保卫事项;上班时车辆必须停放于车库或按划定的停车区域有序停放,并做到安全停车;自行车、电动车、摩托车等有序停在公司车库或车棚内;下班时要关闭办公场所的电源和门窗;办公室应不定期抽查,并建立检查台账;9.3办公室负责做好办公大楼电灯、管道、电梯等日常维修管理工,配有一套大楼各房间的钥匙,作突发事件处理之用;9.4集团公司财务部门票据、帐册及付款凭证存放用房、综合档案室、人事档案室、配电间、网络机房、食堂橱房等为重点要害部位,投资发展部和办公室要组织有关部门进行定期检查,发现治安、消防隐患须及时排除;9.5大楼通道除日常工作之用外,也为消防、应急,严禁通道内堆放物品;大楼严禁存放易燃、易爆用品,严禁乱扔烟蒂;一旦发生火灾,及时报警,及时疏散大楼内人员,切断电梯电源,并及时组织人员施救;
