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1、考勤管理系统说明书 目 录第一章 系统功能特性3第二章 系统安装要求42.1硬件要求：42.2运行环境5第三章 软件的安装与卸载53.1管理软件安装53.2管理软件卸载7第四章 软件操作流程介绍104.1功能模块104.2软件操作步骤104.3 软件首次操作流程114.3.1设置管理员114.3.2建立人事档案114.3.3获取指纹信息，注册姓名至考勤机124.3.4【班次设置】：124.3.5【排班】：124.3.6备份数据库144.3.7采集数据144.3.8分析数据154.3.9查看报表15第五章 各模块详细介绍165.1人事资料165.1.1【公司信息】设置165.1.2【部门信息】设
2、置165.1.3【员工信息】设置185.1.4员工离职、复职管理225.1.5【人事参数】设置235.2考勤管理245.2.1【班次定义】设置245.2.2【上班规律】设置275.2.3【员工排班】285.2.4【排班总表】设置305.2.5假日登记315.2.6请假或外出登记325.2.7手工补卡325.2.8【计算规则】设置335.3终端管理355.3.1连接考勤机355.3.2员工信息及指纹管理375.3.3考勤机管理395.3.4响铃设置405.3.5下载考勤数据405.4统计报表415.5数据库管理415.5.1备份数据库425.5.2恢复数据库435.5.3压缩数据库445.6系统
3、维护445.6.1用户管理445.6.2清除数据46第一章 系统功能特性考勤管理系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司考勤管理业务进行计算机管理而开发的通用考勤管理系统。系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便，安全可靠，且提供了联机帮助。系统查询、汇总、计算快速简捷。考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用系统。系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系统备份功能保证了数据不丢失，在系统发生故障时，可迅速恢复运行。考勤管理系统具有五大功能模块，分别为“人事资料”、“考勤管理”、“统计报表”、“系统维护”、“考勤设
4、备”几个模块。第二章 系统安装要求2.1硬件要求：1) CPU：1GMHz以上 2) 内存：128MB以上3) 硬盘：2GB以上的可用硬盘空间4) 通讯端口（COM口）：1个 （如为USB接口，则需一条USB转COM口的转接线）2.2运行环境数据库：ACCESS操作系统：WIN98/2000/ME/XP/NT/2003第三章 软件的安装与卸载3.1管理软件安装1在安装光盘中双击程序，开始安装系统，如下图：2单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安装。3选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的Program Files指纹门禁管理系统，通过“更改”可改变安装路径，点击“下一步”。4选择或手动输入
5、指纹考勤系统的快捷方式文件夹，默认为:“考勤管理系统”，可以直接输入修改，确认后，点击“下一步”，软件开始安装，系统将自动将软件安装在您设置的安装路径下，并在开始菜单、桌面形成快捷方式。3.2管理软件卸载1、点击“开始”进入“控制面板”，找到“添加删除程序”点击进入后找到2、进行删除3、点击“下一步”按钮，选择“全部是”按钮。4、卸载成功“完成”。第四章 软件操作流程介绍用户如果使用的是指纹考勤机，可先在设备上登记员工的指纹，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。用户购买的是感应卡考勤机，可在软件中的员工信息中输出员工持卡的卡号（或者使用“读卡”功能读入），然后下传到考勤机。4
6、.1 功能模块本软件一共由五个大的功能模块：【人事资料】、【考勤管理】、【统计报表】、【系统维护】、【通讯程序】1、【人事资料】包含了公司信息、部门信息、员工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、学历、民族、籍贯等信息的编辑。2、【考勤管理】包含了考勤规则的设定、排班、排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况的登记。3、【统计报表】包含了原始记录表、考勤明细表、日报表、月报表的查看、导出、打印。4、【系统维护】包含了管理员的添加、编辑、删除，管理员权限的设定、修改，过期数据的清除。5、【通讯程序】包含了对考勤机参数的设定，员工信息的注册（将注册信息上传至考勤机），员工信息下载（将
7、考勤机上的注册信息获取到软件中），考勤机参数的查看、设置，考勤数据的采集等。4.2软件操作步骤系统登陆更改密码人事信息设置设备设置注册员工班次定义设置上班规律开始排班查看原始数据数据分析查看原始数据查看总排班表考勤数据采集4.3 软件首次操作流程用户如果使用的是指纹考勤机，已经在考勤机上登记每位员工的指纹信息，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。4.3.1设置管理员建议用户首次登录后先更改密码（初次登录用户名为系统管理员帐号：admin，密码为：空），若有多个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根据每个操作员的工作分配适当的权限；4.3.2建立人事档案A. 设定公司信息
8、，注意公司名称是整个系统的总部门；B. 部门信息：部门是对员工的分类，建议如果一个部门中上班情况不同的可以设置子部门。C. 员工资料：考勤系统归根结底是对人出勤情况的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。其中“员工编号”、“姓名”、“注册号码（指纹登记号）”、“入职日期”、“所属部门”是必填项目注意：【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在指纹考勤机登记的号码一致；【入职日期】：考勤系统只统计员工入职日期之后的数据。4.3.3 获取指纹信息，注册姓名至考勤机对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面登记每位员工的指纹信息（每位员工对应一个“登记号”）；指纹信息保存在考勤机中，可以使用软件将
9、这些注册信息获取到软件系统中保存，一方面防止考勤机出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面，如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹信息“写入”（注册）到其它的考勤机中。使用【通讯程序】连接考勤机：A可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以设置考勤机的某些参数等。B. 将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中；C将姓名信息（必须建立了员工信息并且将指纹信息获取到了软件中）上传到考勤机中；注意：部分考勤机型，使用标配的通讯线（RS232）与电脑连接,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机的通讯波特率相同才能够正确通讯。一般考勤机的默认波特率为：3
10、8400BPS。4.3.4【班次设置】：“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次（例如：白班，夜班，长白班等）。4.3.5【排班】：“排班”是指定员工每一天的上班情况，通俗说就是哪一天上什么样的班次？【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等？所以“班次设置”、“排班”是考勤管理系统的核心。A.【上班规律】：如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律
11、”中设置一个或多个“排班模板”。如下图，某单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一个按周循环的上班规律：B【开始排班】：使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班（指定员工那一天上什么样的“班次”）C【总排班表】排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班表”，可以查看每个员工详细的排班情况。一方面查看排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排班情况进行调整。如下图：4.3.6备份数据库人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可将此数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。4.3.7采集数据 将指纹信息获取到软件中
12、，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后（一般为月底），管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】，选择“下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。4.3.8 分析数据考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规定（排班，请假、外出等规定），通过员工的上下班的签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。 下图是增个考勤系统工作原理流程图员工信息班次定义、排班请假、外出、假日等原始记录（获取于考勤机）数据分析统计报表（日报表、月报表等）4.3
13、.9 查看报表 分析数据之后，可以查看考勤报表。第五章 各模块详细介绍5.1人事资料5.1.1 【公司信息】设置点击【公司信息】模块，进入公司信息设置窗口，如下图：点击【修改】，然后陆续输入公司名（必填，可简称）、地址、电话等公司信息，点击保存。5.1.2 【部门信息】设置点击【部门信息】模块，进入部门信息设置窗口，公司是整个部门结构的总部门，所有的部门都可以设置子部门，理论来讲，部门是不限制最多可以分几级子部门的。但是为了管理的方便，最好不要超过4级子部门。【使用步骤】：1添加【部门】点击“添加”按钮，然后输入“部门编号”、“部门名称”、“上级部门”、“部门负责人”点击“保存”。注意：上级部
14、门为必填项目，除了顶级部门（公司）外，每个部门都有上级部门。部门的级数理论上讲可以无限制。2修改【部门】点击“修改”按钮，可以对已经添加的部门信息进行修改。3删除【部门】点击“删除”按钮，可以删除已经添加的部门。但部门下已经添加了员工信息之后，部门不可删除。4打印选择“打印”按钮，可以打印部门列表。5退出选择“提出”按钮，可以退出部门设置模块。5.1.3 【员工信息】设置 点击【员工信息】模块，进入员工信息设置窗口，添加员工信息。【员工信息设置】模块用于建立人事信息档案，是整个考勤管理软件系统的基础，必须仔细填写。1. 添加员工信息在【员工信息】管理窗口点击“添加”弹出以下窗口：在【员工信息】窗口一次填写员工的档案信息。员工编号、姓名、卡号（登记号）、所属部门是必须要填写的，其他项目可以选填。填写完毕后，点击“保存”按钮即可保存员工人事信息。【员工编号】：是员工在单位中的“工号”，一般为数字编号，也可以包含字母。注意：员工编号是员工
