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1、第13章 行政人事管理131 行政人事管理制度设计1311 办公用品管理制度制度名称办公用品管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 总则第1条 目的为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。第2条 本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。第二章 办公用品采购第3条 办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。（1）集中采购由行政管理部负责并管理。（2）集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。（3）实行定期计划批量采购供应。即：每月_日前各部室向行政管理部提报当月
2、所需用品计划，由行政管理部统一采购。（4）特殊办公用品可以经行政管理部门同意授权各部门自行采购。（5）各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写办公用品请购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交行政管理部审批同意后，实施采购任务。（6）必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。（7）结算办法。综合办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。第三章 办公用品的分发领用第4条 各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。第5条 接到各部门的办公用品领用单（两份）之后，有关人员
3、要进行核对，并做好登记。然后再填写一份办公用品分发通知书交发送室。第6条 发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。第7条 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同办公用品分发通知书转交办公用品管理室记账存档；另一份办公用品分发通知书连同分发物品一起返回各部门。第四章 办公用品管理第8条 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政管理部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。第9条 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第10条 部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。
4、第11条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。第12条 办公用品（价格在_元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向行政管理部报告，由行政管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。第13条 企业对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政管理部负责。第五章 附则第14条 本制度由行政管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1312 会议管理制度制度名称
5、会议管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 目的第1条 为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。第二章 会议类别第2条 总经理办公会（1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。（2）参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人。（3）时间原则上定为每周_。（4）例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作。（5）会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周_呈总经理审阅后发放至各有关部门。第3条 部门例会（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原
6、则。第4条 部门联席会议（1）部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。（2）会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。第5条 其他会议管理（1）行政管理部每周_应将企业例会和各种临时会议，统一编制会议计划并印发给企业领导和各部门及有关服务人员。（2）凡行政管理部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前_天报请行政管理部调整会议计划。（3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。第三章 会议的准备第6条 所有会议主持人和
7、召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。第7条 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。第8条 参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。第9条 会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。第10条 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。第四章 会议记录第11条 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原
8、则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 第12条 集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。 第13条 会议记录员应遵守的规定 （1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理会议纪要。 （2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 （3）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 第五章 会议室管理第14条 会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统
9、筹安排。第15条 会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。第16条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。第六章 附则第17条 本制度由行政管理部负责解释。 第18条 本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1313 文书管理制度制度名称文书管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 总则第1条 目的为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。第2条 范围本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政
10、管理部负责。第二章 收文第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。第6条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记簿上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。第7条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第三章 发文第8条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文
11、件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。第9条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。第10条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。第四章 分文第11条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。第12条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第五章 会签第13条 需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。第14条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时
12、认真处理并签署意见。第15条 文件收文后，再依收文处理单内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。第16条 重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。第六章 立档第17条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。第18条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。第19条 文件档案用卷宗按规定装订保存。第七章 文书日常管理
13、第20条 借阅（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。第21条 保管（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。第22条 文件的销毁文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。第八章 附则第23条 本制度由行政管理
14、部负责解释，自颁布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1314 印章管理制度制度名称印章管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第一章 总则第1条 印章的使用范围（1）董事会、监事会印章使用，根据企业章程规定的范围及职权行使。（2）公章使用范围发送正式公文、电函、传真件等。报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。签订重要业务合同、协议等。上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。（3）各职能部门印章使用范围在其职权范围内，与企业内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系。用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。第2条 印章雕刻的申请、审核和批准印章雕刻的申请、审核和批准。由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经集团总经理批准方可雕刻。第二章 印章的使用规定第3条 对企业经营权有重大关联，涉及政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构以企业名义的行文时，盖企业章。第4条 以企业名义对国家机关团体、企业核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖
