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1、华康医药HUAKANG MEDICINE信息化工程文档名称：整合方案编号：ITF002 江苏华康医药股份有限公司信息化建设一期工程整合方案目录导语3第一部分 现状分析4第二部分 整合方案5一、整合目标5(一)组织结构整合的目标5(二)业务流程整合的目标5(三)信息整合的目标5二、整合的原则6三、整合的范围6四、整合后的模式6(一)华康医药股份有限公司组织结构和有关岗位6(二)华康医药连锁有限公司组织结构和有关岗位10(三)有关流程的整合13(四)控制点16(五)整合后系统的设计17(六)考核17第三部分 风险和防范19导语江苏华康医药股份有限公司信息化建设涵盖企业生产、资源管理等各个方面，关联
2、所投资的各个主体领域。按照总体规划分步实施的总体建设规划方案，一期工程的重点是华康医药的业务系统、连锁配送与门店管理系统，这是华康医药信息化建设的核心内容。基于华康医药的组织结构与职能现状、业务流程现状、管理机制与目标的现状，按照企业信息化建设的总体目标和要求，有必要进行切实可行的整合，以应对企业日益发展，增强市场应变能力，提高工作效率的需要。本方案是在对华康医药信息化建设一期工程所涉领域认真调研分析的基础上，从组织结构、经营理念的适度调整，从实际需要所作出的业务流程的重组、组织结构的优化，以及从在适应企业管理要求的前提下对信息技术加以利用等角度出发，对现有管理模式进行调整，以实现企业理念、组
3、织结构与职能、业务流程 等资源的最优化配置的目标。第一部分 现状分析华康医药信息化建设一期工程所涉批发、连锁配送与门店管理业务以及相关联的组织结构、资源配置的各个领域，经过前期的调研分析，华康医药是依据现代企业制度建立的医药商业中型企业，其组织结构基本上符合现代企业制度的要求，能够较好地应对市场经济条件下医药流通领域竞争需求；企业的决策支持、内部管理与应变能力、市场反应能力和条件、业务流程运作现状等方面具备信息化建设的基本条件，但从信息化建设的需要出发，尚存在需要进一步优化的方面1. 组织结构现行的组织结构设置上，部门的专业化程度不能满足应变市场的要求，特别是核心业务部门的设置尚存在不够专业化
4、、精细化，经营与管理机构的设置专业化分工尚不够清晰； 存在部门之间信息不够畅通，不够协调，缺乏有效的监督与控制等现象； 岗位的职能明晰化程度尚不能满足专业化的要求，岗位职能的设置需要进一步明确和细化。2. 业务流程由组织结构上存在的弊端而带来的业务流程不合理、控制点的缺乏或者不合理，导致流程的管理控制效果不明显，流程流转效率不高，应变市场的能力不够；业务流程的信息渠道不够畅通，导致信息共享不够；业务流转的信息提供不够规范，基础数据的规范性、一致性、完善性等方面有待提高，影响了信息提取和分析的准确；业务流程的配合密切度不够，资源互动性较弱，难以形成系统的有机集成。3. 信息化程度信息的多次录入，
5、导致工作效率低，差错比较多，信息之间缺少关联；信息化程度不高，没有涵盖所有的管理要素和层面，存在一些信息盲区和信息孤岛；信息的明细度不够，不能满足经营管理的决策分析的要求，不能对市场做出快速的反应；IT资源不能满足信息化建设的要求，中心设备和客户端配置尚比较落后；远程信息处理能力很差。 基于华康医药信息技术应用领域所存在的弊端，有必要对各种资源、业务和管理流程、各种管理要素以及信息技术的应用程度等方面进行有机的整合，以满足企业信息化建设的总体要求。第二部分 整合方案一、整合目标(一)组织结构整合的目标1. 调整部门结构，使其更专业化；2. 更加明确化岗位职能；3. 明细化岗位职能，使其更能满足
6、业务的需求；4. 增加部门间的信息沟通和业务协调；5. 提高部门对市场和客户服务的反应速度(二)业务流程整合的目标6. 使业务流程在可控的基础上实现自动化，提高流程效率7. 删除或者简化流程中不合理或者不增值的部分8. 增加各个业务流程之间的沟通和协调，体现企业整体运作的一致性9. 增加对业务流程的合理的控制10. 流程的设置应该能更好地体现为客户服务的思想，使得客户的业务接触点是唯一的，不要因为企业内部管理的分工而导致客户服务的不一致性和烦琐。11. 充分协调流程中的跨部门衔接，使得流程的操作更加平滑(三)信息整合的目标1. 在华康医药业务整合和组织结构整合的基础上实现信息的整合。2. 在全
7、集团内建立一个统一的业务操作和管理以及决策分析的信息化平台，保证所有部门和岗位的业务操作都是基于同样或者类似的界面；3.消除信息孤岛，并使得信息在各部门和各岗位之间无限制的流动，简化和改善部门之间的沟通；4.建立三个层次的信息化:基础数据的信息化、业务流程和管理流程的信息化、决策的信息化，并在此基础上实现三流的畅通；5.业务财务一体化；6.实现基础数据的规范化管理，增强基础数据的准确一致性和可用性，实现一处输入到处可用的原则7.在全集团内实现IT资源(包括软件、硬件和人员)的整合，达到IT资源合理配置的目的。业务整合是目标，业务整合必然带来组织架构的整合，而信息化是业务整合的手段；二、整合的原
8、则1. 按照先观念重组，再业务重组、组织重组和信息整合的原则，积极稳妥、分步推进；2. 降低成本，提高效率；3. 集权分权适度、业务分工合理，工作流程科学、管理手段先进、岗位责任明确、激励约束到位。三、整合的范围整合的范围是医药商业批发、零售企业、饮片厂；从业务、组织结构和信息三个层面进行整合。 四、整合后的模式(一)华康医药股份有限公司组织结构和有关岗位组织结构图董事会总经理副总经理(业务)副总经理(质管)副总经理(行政)审监部财务部质管部饮片厂储运部采购部销售部市场部计算机部办公室人力资源部下面对主要的变化部分作一些说明。采购部采购部负责采购计划的制定和实施，并根据供应商整体环境对采购业务
9、的影响，为决策层提供信息支持。构建科学高效、专业的组织体系和业务流程体系。依托完善的信息技术平台，通过对供应商及品种的策略采购，为销售部门提供高满意度的增值服务。建议明确划分出供应商关系管理职能和采购业务职能1.供应商关系管理岗位职能u 负责供应商关系维护、资源的管理与应用；u 负责供应商服务评审；u 负责采购合同、协议的归档和管理；u 负责首营品种、合同、协议管理；u 招投标的供应商信息、产品信息的采集和管理；2.采购业务岗位职能u 负责采购计划的制定与执行；u 根据销售、库存、需求的分析结果负责确定并保持合理库存；u 负责全过程跟踪订单的处理；u 负责处理对供应商付款前的票据流转核对过程(
10、发票审核、合同勾对、库存情况、验收情况)；u 负责制定付款计划，提出付款申请并跟踪付款情况；u 负责收集供应商信息，提出筛选供应商意见。储运部储运部是在原来的销售部下面的仓储部门的基础上规划设置的，其目的就是为了明确其职责、使其更加专业化。储运部是集收验货、仓储、运输、相关物流单据处理等功能为一体的物流中心。配送应该严格按照GSP标准统一管理和统一运作，迅速、及时、准确、安全、低成本地提供商品配送，全方位地为终端客户提供安全的药品供货渠道和高效、优质的服务。 储运部的职能包括了运输和仓管1. 运输组负责货物的运输和装卸，具体包括:u 负责到货提取和运输；u 负责卸货；u 负责装车，向医院及药店
11、送货及卸货，并带回客户签收的单据；u 负责车辆调度与送货线路的安排；u 负责车辆的保养、维护与管理；u 负责GSP规范要求的相应工作；u 负责相关物流信息和物流单据的处理。2、仓管组 负责库区管理以及入库和出库的业务，具体包括:u 负责货物的进库位或者上货架；u 负责配货、拣货、备货、出库复核；u 负责库区的管理(包括药品的日常养护、特殊药品即毒麻精药品、器械、不合格品等的管理)；u 负责库存盘点工作，将盘点结果上报储运部领导，并负责有关的报损报溢工作；u 负责其他GSP管理规范要求的其他工作；u 负责相关物流信息和物流单据的处理。质管部履行公司全面质量管理职能和承担与业务流程相关的质量检验和
12、管理任务，具体包括:u 负责公司的全面质量管理和GSP认证工作；u 负责指导和监督公司的质量管理工作；u 负责对药品进行入库前的数量和质量检验以及退货入库的验收，并在验收通过的药品在验收单上签字；u 负责首营企业和首营品种资料和质量的审核；u 负责解答公司关于质量技术问题的咨询，处理商品质量投诉，以及协助处理各种商品质量事故；u 负责报损药品的质量检验工作；u 负责库区药品的质量管理和监督(包括日常药品的检验与化验工作、对药品养护的监督工作)；u 负责其他GSP管理规范要求的相应工作。财务部建议明确划分出财务部中业务财务的岗位职能，强调其与业务的沟通、服务和监督职责。其他岗位职能在此不详细讨论
13、。业务财务岗位职能u 负责业务收付的审核、结算及核算；u 负责合同及客户资信的核对和监督；u 负责采购成本核算、应付帐款核算；u 负责销售收入、销售成本、销售费用核算、应收帐款核算和管理；u 负责监控、考核、协助销售人员回收货款； 销售部销售部作为商业批发销售的执行部门，根据公司的发展战略和营销政策，对批发业务进行具体地组织实施。建议在现有的销售业务职能的基础上，明确划分出市场策划岗位职能和客户服务岗位职能，其中客户服务岗位包含了原来开票室的职能。市场策划岗位职能负责市场的调研和市场信息的收集，了解行业内最新的动态，预测市场发展趋势，提出前瞻性的建议；负责收集市场需求信息及竞争对手的资料，对区
14、域内市场营销环境进行分析，对选择目标市场提出建议；对客户进行ABC分析；在对公司的经营品种进行ABC分析的基础上，对品种结构的优化提出建议；对销售价格策略提出建议。客户服务岗位职能负责管理客户关系档案，包括医院、商业批发、零售公司等基本资料、销售记录、信用额度等信息；负责对销售部门的售前、售中和售后工作的跟踪和监督，满足客户需求的解决方案，做好客户关系的维护工作；负责新产品信息收集，主动为客户提供产品咨询；建立客户服务热线，接受客户服务请求，并做出相应的处理；负责建立供应商与医院及商业批发、零售公司的沟通渠道； 负责响应客户或者业务员提交的销售订单，生成销售业务票据并产生出库指令信息。 销售业务岗位职能职能是负责市场开发和销售业务，包括:开拓新市场，寻找新客户；与客户签订合同；跟踪销售和客户的库存情况，及时提出补货建议；根据客户提出的进货清单，做出补货计划，提交开票室；负责货款的催收以及与客户对帐，并由
