万科物业前期管理流程_采购管理程序 编制 底娜 更改 底娜 审核 刘文华 批准 田佐平 生效期 200 1. 目的有效掌握物资/效劳选购过程，确保所购物资/效劳质量、选购价格、选购行为符合公司要求 2. 适用范围 适用于公司各部门、治理处选购过程的治理 3. 定义 A类：对效劳质量影响较大、技术性能高和价值高的物资及设备等 B类：指各治理处/部门备用物品规划中的常常性消耗品及治理处/部门自行掌握的选购物资 效劳工程外包类：各治理处/部门将有关设备设施新（改）建工程、修理养护、清洁绿化等效劳工程托付专业机构供应效劳的行为 4、职责 4.1工作职责 责任部门/岗位 工作职责 频次/数量 品质治理部 负责效劳供方的选择评估与治理；A类物资中物业治理专业设备物资 按权限审核各治理处/部门报批的物资/效劳选购申请 选择评估CI产品合格供方 每年集中评估一次 准时 准时 办公室 负责对A、B类物资供方的选择评估与治理 审核《备用物品规划表》 监视各部门治理处/部门对B类物资选购 按权限审核报批的物资选购申请 准时 治理处上报后2天内 准时 准时 财务治理部 按权限审核物资/效劳选购价格，必要时须审算 审核《经营资金月度规划申报表》 选购行为、价格的抽查、监控 准时 治理处上报后2天内 每季度 治理处 负责治理范围内B类物资/效劳供方的选择评估与治理 按权限审核/审批报批的物资/效劳选购申请 物资选购行为、价格的抽查回访 负责全部选购物资/效劳的检查验收和使用过程的跟踪。
清洁、绿化、设备设施供方的考核评估 每年集中评估一次 准时 每月 每季度 /准时 每月 4.2选购审批权限 权 限 单宗选购/合同金额 经理 职能部门 分管负责人 财务负责人 总经理 25000元以下 审批 / / / / 2022-10000元 审核 审核 审核 审核 / 10000元以上及全部固定资产选购 审核 审核 审核 审核 审批 20220元（含20220元）以上全部部门 由公司品质治理部统一组织招投标,按《招投标治理方法》执行 5. 方法及过程掌握 5.1供方的选择评估与治理 5.1.1 评估时须具备的资料（包括但不限于以下内容） 供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明 特种产品/效劳的生产/经营许可证（如：安防器材）和特种产品的检验报告 代理商代理授权证书，代理产品合格证书，必要时应有工程安装资质证书或修理资质证书 选购物资/效劳的报价单 合同样本 证明供方品质保障力量的其它相关文件 5.1.2 评估方法 可通过询问被评估供方的现有客户、到其现有客户的生产/效劳现场或到被评估供方的经营现场进展考察、查询了解其它供方同种物资/效劳价格等，了解供方的资信、物资/效劳质量、价格、效劳的准时性、品质保障力量等。
评价供方供应的合同条款的合理性，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成全都 每年对A类、B类物资供方及合格效劳供方进展年度评估时，须检查5.1.1所列资料的有效性和完整性，对已失效、未年审或有变更的资料须更改完善 年选购额累计达10万以上的A类物资，须与供方签订选购框架协议 外包工程须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按《物业治理业务外包治理方法》评估 5.1.3 合格供方一览表的编制 5.1.3.1 A类物资、合格效劳供方由品质治理部组织相关部门分别编制《合格物资供方一览表》（A类）和《合格效劳供方一览表》， 5.1.3.2 B类物资由各治理处/部门负责编制《合格物资供方一览表》（B类），并报办公室、品质治理部备案，挂品质治理部门网页，由办公室下达通知公司全体 5.1.4 对物资/效劳供方的定期评估 5.1.4.1财务治理部每半年对物资选购回访中的问题进展总结，提交分析报告 5.1.4.2 每年5月，各治理处须对上年5月至本年4月的B类物资选购状况进展全面评估，并编写《 工作评估报告》，报办公室、财务治理部、品质治理部备案。
5.1.4.3每年末公司应组织对A类物资供方和效劳供方的年度评审，品质治理部负责组织对效劳供方的年度评估，办公室负责组织对A类物资供方的年度评估，填写《供方年终评估表》并编写评估报告，由品质治理部统一汇总 5.1.4.4 治理处对效劳供方的定期评估按《效劳工程外包监控方法》进展 5.1.5 清洁类效劳供方的选择过程 5.1.5.1 非招投标形式选择效劳供方 5.1.5.1.1由治理处经理负责人组织相关人员优选三家以上专业机构参加报价并进展调查，对公司已评估合格的效劳供方资料可直接引用 5.1.5.1.2 治理处经理负责人负责预备以下资料： 序号 资料内容 责任部门 帮助部门 帮助部门责任 1 日常效劳本钱数据统计（含人员配置、日常效劳用品、工具费用等） 本治理处 财务治理部 办公室 品质治理部 2 外包后的本钱预算 本治理处 财务治理部 品质治理部 负责相关财务统计数据、合同报价等签署意见 3 效劳供方资信、技术力量证明以及品质保证力量 本治理处 品质治理部 办公室 审核效劳供方资信、品质保证力量、相关合同内容、掌握程序并签署意见。
4 合同草案包括：双方的责权、合同金额、付款方式、违约责任及效劳范围、人员配置、材料、用具配置，每月耗材规划、作业规划，对效劳供方的检查标准、方法等内容 本治理处 办公室 负责合同样本的审核，及签订前合同内容确实认 5 外包后保存的人员配置及原有人员分流规划 本治理处 办公室 负责审核人员安排、配置及相关规划，并签署意见 5.1.5.1.3治理处负责供应上述资料，填写《物资/效劳工程申请报告》（附合同草案）按程序报批 5.1.5.2采纳招投标方式选择效劳供方时，同样需预备上述资料，按《招投标治理方法》执行 5.1.5.3绿化、消杀、家政效劳、工程外包参照以上程序进展 5.1.5.4对尚未成立治理处的新接物业的效劳工程外包，由品质治理部、筹备组负责组织评估、选择效劳供方 5.1.6 物资/效劳供方的增加及变更 5.1.6.1因效劳需要或供方无法满意公司效劳质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更A类、B类物资合格供方或效劳合格供方时，应依据该项物资/效劳对效劳质量的影响程度进展评价，填写《物资/效劳供方申请表》，A类物资经办公室主任审批后，A类物资中物业治理专业设备物资经品质治理部经理审批后，效劳供方经品质治理部经理审批后，参加《合格物资供方一览表》（A类），B类物资经本治理处经理审批后，参加《合格物资供方一览表》（B类）中。
5.1.6.2选购过程中,发觉伪劣商品或价格特别，验收人员须在三个工作日内上报办公室（A类）或治理处经理（B类）发觉同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时，应取消其合格供方资格 5.1.6.3 品质治理部及各选购部门在年度评估时，如发觉某指定供方超过一年时间公司各治理处/部门均未向其选购，经办公室主任（A类物资）或品质治理部经理（A类物资中物业治理专业设备物资及外包效劳）或治理处经理（B类物资）批准后可取消其合格供方资格 5.1.6.5取消A类物资/合格效劳供方资格后，品质治理部应在一个工作日内通知到公司全体，并适时选择新的合格供方 5.1.6.6各治理处/部门以定期结算方式选购的B类物资，须与供方签订物资选购协议，明确质量保证条款及付款方式等合同期满前需重新评估 5.2 选购过程 5.2.1资产治理员每月进展盘点，作出下月补充物资选购规划，填入《备用物品规划表》中，各治理处/部门负责人审核后于当月25日前将下月规划，对上季度物资选购状况进展总结,对物资供方的质量、价格、效劳准时性、品质保证力量等进展综合考评，填写《 工作评估报告》，连同《物资选购统计表》发送办公室、财务治理部审核备案 ，《 工作评估报告》须发送品质治理部备案。
5.2.2如价值在贰千元以上的物品或设备，除填写《备用物品规划表》外还需要填写《固定资产购置申请表》，并依据集团相关制度执行《公司资产购置、领用登记卡》、《资产转交审批明细表》、《公司资产报损、报废申请表》，并由办公室归口治理 5.2.3 5.2.3.1全部物资/效劳选购均须事先做好选购前的预备工作，办理相应审批手续， 5.2.3.2 A类、B类物资及效劳必需在指定的合格供方中选购，特别状况无法在合格供方中选购时，须经办公室主任（A类物资）或品质治理部经理（A类物资中物业治理专业设备物资及效劳）或本治理处经理（B类物资）书面同意前方可选购，保存审批记录 在指定的合格供方中选购物资及效劳时不需评估，但须取得至少两家以上报价，某些特别物资不能取得两家以上报价时，须在评估记录中说明选购完成后按财务制度报销 治理处/部门经理负责人审批权限内的物资选购：各治理处/部门依据月工作规划，结合仓库库存状况或效劳需要，填写《月度备用物品规划表》，经治理处/部门负责人经理批准后在指定供方中选购 超过治理处/部门经理负责人审批权限的物资/效劳选购：选购部门填写《物资/效劳工程申请报告》（须签订合同时附合同草案），按权限报公司相关部门审批。
各治理处/部门已评估合格的B类物资供方，其他治理处/部门如需向其选购，无须评估，只须取得两家以上报价，按权限报批后即可选购 5.2.3.3 5.2.4 5.2.4.1签订全部物资/效劳选购。