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1、神东监理有限责任公司工程资料管理规定（试行）第一章 总则第一条 为进一步加强神东监理有限责任公司（以下简称监理公司）工程资料管理工作，充分发挥工程资料信息作用，促进各项工作顺利开展，根据中华人民共和国档案法（DA/T28-2002）、基本建设项目档案资料管理暂行规定、企业档案管理规定等法律法规，结合目前本公司工程资料工作实际情况，制定本规定。第二条 监理公司党、政各级领导要加强对工程资料工作的领导，认真学习贯彻执行工程资料有关法律、法规，并定期召开工程资料工作会议，安排相关工程资料工作，听取资料管理人员的工作汇报。第三条 本规定使用与监理公司工程资料归档、整理、日常维护、销毁等过程。第二章 组
2、织与职责第四条 组织机构：见附件1工程资料管理组织机构示意图。第五条 健全工程资料管理组织体系，落实工程资料管理责任。工程资料工作由分管领导统一管理，工程技术部具体管理，同时设置两名兼职资料员具体管理本单位的工程资料。 第六条 工程资料管理人员配备要求（一） 配备能够满足工作需要和能够胜任工作的资料管理人员，并力求稳定。（二） 对工程资料工作人员要加强培训，不断提高业务素质和政治素质。（三） 如兼职资料人员变动时，报神东公司档案室批准。第七条 资料室职责范围（一） 贯彻执行中华人民共和国档案法、档案法实施办法以及其它资料相关法规办法。（二） 严格执行国家保密法和有关的保密、保卫办法，确保工程资
3、料实体和信息的安全。（三） 建立健全各项工程资料管理办法并严格执行，规范工程资料工作业务流程，不断提升工程资料管理水平。（四） 贯彻工程资料集中统一管理原则，收集、整理、保管项目监理部提交的工程竣工监理资料。（五） 提供鉴定工程资料的原则和标准，研究和审查有关工程资料的保存价值、保管期限，负责处理期满工程资料的鉴定和销毁工作。（六） 做好工程资料统计报送工作，确保统计数据真实、准确、全面。第八条 建设工程监理文件档案资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作，它是监理工程师实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作，因此，各项目监理部应将建设工程监理文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和
4、相关人员的职责范围。第九条 经理岗位负责主持公司全面工作，贯彻执行国家及政府制定的法律、法规及相关政策，对公司承接的建设工程监理活动全部负责。第十条 分管领导岗位职责：（一） 分管领导对公司工程资料工作负有直接领导责任,负责贯彻实施国家档案工作法规、方针、政策。（二） 定期听取兼职资料管理人员的工作汇报，提出改进工程资料工作的指导意见。（三） 审批资料室的各项规章办法及向上级档案部门申报的有关工程资料工作的文件材料。（四） 对关系公司重大利益、保密性的工程资料，在借阅利用时负有审批责任。（五） 负责审批工程资料销毁清册。（六） 负责督导本公司工程资料归档、保密办法，并定期检查对其执行情况。（七
5、） 负责工程资料机构设置，资料人员参观、学习、培训、调配。第十一条 工程技术部主任岗位职责：（一） 负责贯彻落实国家档案工作法规、方针、政策。（二） 定期听取兼职资料管理人员的工作汇报，提出改进工程资料工作的指导意见。（三） 审核资料室的各项规章办法，并定期检查对其执行情况；审核向上级档案部门申报的有关工程资料工作的文件材料。（四） 负责工程资料人员参观、学习、培训、调配。（五） 审查和整理各项目监理部提交的监理规划、各类监理报表及报告等；（六） 负责公司于质量体系有关的资料、档案管理工作。第十二条 公司兼职资料员岗位职责（一） 认真学习党的方针、政策，学习、宣传、贯彻档案法及其实施办法。（二
6、） 热爱资料事业，忠于职守，严格遵守工程资料工作各项规章办法，严守党和国家机密。（三） 努力学习工程资料业务知识，熟悉相关专业知识，不断提高业务能力和管理水平。（四） 认真做好工程资料收集工作，对已接收的工程资料进行分类整理、保管。（五） 大力开展工程资料督促、检查和指导各项目监理部做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。（六） 认真做好工程资料的防盗、防火、防水、防虫、防光、防鼠、防尘、防有害气体等工作，确保工程资料的完整性和安全性。（七） 对保管期满经鉴定确无保存价值的工程资料及时进行登记和销毁，并按时进行工程资料统计工作。（八） 工程资料人员调动时，必须办理好工程资料移交手续，方可离开
7、。（九） 认真完成上级领导交办的其它任务。第十三条 各项目监理部兼职资料员岗位职责：（一） 负责及时收集、整理各项目监理部的工程资料，加强对施工资料编制工作的监督管理，确保工程资料与工程实体同步进行。（二） 负责各项目监理部的工程竣工资料的编目、装订、移交工作；（三） 认真完成领导交办的其它任务。第三章 工程监理资料统一编制与归档要求第十四条 文件材料的归档总体要求：（一） 归档的文件材料必须完整。（二） 归档的文件材料尽量采用原件，特殊情况可使用复印件。（三） 归档的文件材料必须准确地反映基建活动的真实内容和历史过程。（四） 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（五） 文件材料一般要求
8、归档一份。第十五条 文件材料的归档程序（一） 建设单位在工程（项目）竣工验收后二个月内，各项目监理部须向监理公司资料室移交一套符合规定的工程监理资料。（二） 监理公司资料室对各项目监理部移交的建设工程监理资料验收合格后，出具工程监理资料认可文件。（三） 各项目监理部应检查、督促施工单位的工程技术资料整理与归档等工作。（四） 工程技术部应检查、督促各项目监理部的监理文件资料编制与归档等工作。第十六条 建设工程监理归档文件的质量要求、立卷、归档、验收与移交应符合下列要求：（一） 应依据建设工程监理规范（GB513092000）和建设工程文件归档整理规范（GB T503282001）的规定。（二）
9、工程监理资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（三） 资料组卷一般不超过40mm；（四） 卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；（五） 文字材料按事项，专业顺序排列，同一事项的请示与批复，应请示在前，批复在后，主件与附件不能分开，应主件在前，附件在后；（六） 凡是文字材料带有图纸，文字材料排前，图纸排后；（七） 卷内文字均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；（八） 页号编写位置：单页书写的文字在左下角，双面书写文件正面在右下角，背面在左下角，折叠的图纸一律在右下角；（九） 卷内目录应符合下列要求：（十） 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标
10、注：（十一） 责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；（十二） 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；（十三） 文件题名：填写文件标题的全称；（十四） 日期：填写文件形成的日期；（十五） 页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；（十六） 卷内目录排列在卷内文件首页之前；（十七） 卷内的备考表主要标明文件的总页数，各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况的说明；（十八） 卷内备考表排列卷内文件的尾页之后。（十九） 工程技术资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖原件存放单位公章并注明原件
11、存放处，复印（抄件）人，复印（抄件）日期等；材料、设备合格证明还应注明进场日期、批号、规格、数量等；（二十） 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；（二十一） 工程文件应采用耐久性强的材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；（二十二） 工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm*210mm）；（二十三） 监理资料的检验批要单独装订，自成案卷。封面要注明分项、分部工程名称；（二十四） 工程竣工图纸收集齐全并归档（一份）；（二十五） 竣工资料归档应统一胶装；（二十六） 案卷封面式样、卷内目录式样、卷内备考表式样、案卷脊背式样图；（见附表）（二十七） 第四条 第四章 向监理公司工程
12、资料室提交资料范围第十七条 合同文件类：（一） 委托监理合同（包括监理招投标文件、监理工程师资质及总监理工程师任命书、建设单位对总监理工程师授权书）；（二） 建设工程施工合同（包括施工招投标文件）；（三） 工程分包合同；（四） 有关合同变更的协议文件；（五） 工程暂停及复工文件；（六） 费用索赔处理的文件；（七） 工程延期及工程延误处理文件；（八） 合同争议调解的文件；（九） 违约处理文件。第十八条 勘察、设计文件类：（一） 工程测绘资料、地形图；（二） 工程地质、水文地质勘察报告；（三） 测量基础资料；（四） 施工图及说明文件；（五） 图纸会审有关记录；（六） 设计交底有关记录及会议纪要；（
13、七） 工程变更文件。第十九条 监理工作指导文件类：（一） 工程项目监理大纲；（二） 工程监理规划；（三） 监理实施细则；（四） 工程监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划等其它有关资料。第二十条 施工工作指导文件类：（一） 施工组织设计或作业规程；（二） 分部工程施工方案；（三） 季节性施工方案；（四） 其它专项（分项工程）施工方案。第二十一条 资质资料类：（一） 总包单位资质资料及主要工种人员上岗证；（二） 分包单位资质资料及主要工种人员上岗证；（三） 材料、构配件、设备供应单位资质资料；（四） 工程实验室（包括有见证取样送验实验室）资质资料。第二十二条 工程进度文件类：
14、（一） 工程开工报审文件；（二） 工程进度计划报审文件；（三） 工程竣工报审文件；（四） 其它有关工程进度控制文件。第二十三条 工程质量文件：（一） 建筑材料、构配件、设备报审文件；（二） 施工测量放线报审文件；（三） 施工试验报审文件；（四） 有见证取样送验试验报审文件；（五） 分项工程质量报审文件；（六） 分部/单位工程质量报审文件；（七） 工程质量问题处理记录及事故处理报告；（八） 其它有关工程质量控制的文件。第二十四条 工程造价审批文件：（一） 工程量申报及审批资料；（二） 工程预付款报批文件；（三） 工程款报批文件；（四） 工程变更费用结算文件；（五） 工程竣工结算文件；（六） 其它
15、有关工程造价控制的资料。 第二十五条 会议纪要类：（一） 第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要；（二） 监理例会会议纪要；（三） 专题工地会议纪要；（四） 其它会议纪要文件。第二十六条 监理报告类：（一） 监理周报；（二） 监理月报；（三） 专题报告。第二十七条 监理工作函件类：（一） 监理工程师通知单、监理工程师通知回复单；（二） 监理工作联系单。第二十八条 工程验收文件类：（一） 检验批验收文件（自成案卷）；（二） 工程基础、主体结构等中间验收文件；（三） 设备安装专项验收记录；（四） 工程竣工验收报验表；（五） 消防工程验收记录；（六） 分项、分部工程验收记录；（七） 单位工程验收记录（八） 工程质量评估报告；（九） 工程竣工验收备案表及竣工移交证书。第二十九条 监理日志类：（一） 项目监理日志；（二） 监理人员监理日志。第三十条 监理工作总结：（一） 阶段工作小结；（二） 监理工作
