如何在工作中实施时间管理和工作组织

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1、时间管理和工作组织,时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 时间管理的技巧和方法,目录,时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 时间管理的技巧和方法,目录,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之

2、客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,概念和误区,结论： 012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 1822分：你的时间管理状况良好。 2327分：你是值得学习的时间管理典范。,概念和误区,浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。 1、做事目标不明确。 2、作风拖拉。 3、缺乏优先顺序，抓不住重点。 4、过于注重

3、细节。 5、做事有头无尾。 6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。 7、事必躬亲，不懂得授权。 8、不会拒绝别人的请求。 9、消极思考。,概念和误区,所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间四个特性 1）无弹性 2）无法蓄积 3）无法取代 4）无法失而复得,概念和误区,美国人一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。

4、如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成78件,概念和误区,时间管理误区一：工作缺乏计划性查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉管理者如何能在办公时间内做妥更多的事，管理者将支付给你任意的顾问费。” 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确已为他上了十分珍贵的一课。,概念和误区,概念和误区,李爱菲的建议：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持

5、续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。,倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么既使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且若不借助于某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。”,工作缺乏计划性的结果 1、无所事事，找不到事情做。 2、忙而且盲。 3、经常要加班。 4、累而且没有成就感。,概念和误区,时间管理误区二：工作组织不当 1、职责权限

6、不清，工作内容重复。 2、事必躬亲，亲力亲为。 3、经常处理突发事件。 4、工作时断时续。,概念和误区,工作组织不当的结果 1、工作推诿，陷于争吵。 2、“捞过界”VS“不作为”。 3、鞭打快牛，“业绩股”忙的飞起，“潜力股”沉入水底。 4、感觉自己变成一个垃圾回收站，最后不堪重荷，要么倒下，要么投降。,概念和误区,时间管理误区三：时间控制不够 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案，每一个“极表同意”给予4分；每一个“略表同意”给予3分；每一个“略表不同意”给予2分；每一个“极表不同意”给予1分。 (1)为了避免对棘手的难题采取行动，寻找理由和寻找借口。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表

7、不同意；D.极表不同意。 (2)为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (3)采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (4)遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (5)当被迫从事一项不愉快的决策时，避免直截了当的答复。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。,概念和误区,(6)对重要的行动计划的追踪工作不予理会。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极

8、表不同意。 (7)试图令他人为自己执行不愉快的工作。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (8)将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (9)过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时)，以致无法处理所面对的困难任务。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。 (10)在着手处理一件艰难的任务之前，喜欢清除桌上每一个物件。 A.极表同意；B.略表同意；C.略表不同意；D.极表不同意。,概念和误区,评分标准： 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖

9、延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,概念和误区,时间控制不够的结果 1、工作缺乏主动性，陷于被动。工作越积越多，最后爆炸。 2、工作拖延，没有结果。 3、工作等到最后一刻才开始做。 4、工作机会被“拖”掉。,概念和误区,时间管理误区四：整理整顿不足 1、办公桌杂乱无章。 2、电脑文件管理无序。 3、资料无整理归档。 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。行为是内心的反应。,概念和误区,整顿整顿不足的结果 1、再大的桌面也不够用，再大的硬盘也不够装，查找资料耗费大量时间。 2、工作效率在查找资料中被降

10、低。 3、有资源，但不能有效利用。 4、给人印象是缺少条理性。,概念和误区,时间管理误区五：进取意识不强 1、态度消极。 2、不敢/愿承担责任，花更多时间找理由。 3、畏难心理。 4、习惯性拖沓。 5、工作中闲聊。 ,概念和误区,进取意识不强的结果 1、最后只能陶醉于“想当年老子，如果当初.”； 2、只有发牢骚，“我是老资格，某某都是我的徒弟，机会怎么总轮不到我”。 3、心理负担越来越重，工作越来越不开心，甚至影响家庭生活。,概念和误区,时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 时间管理的技巧和方法,目录,两个结论：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。工作效率可以通过锻炼

11、和辅助得到提高。,基本准则,原则一：明确目标目标刺激我们奋勇向上，不断前进。当幸福来敲门（威尔.斯密斯） 克里斯加德纳：有了目标就要全力以赴。,基本准则,问题：工作太多，从上班忙到下班，喘气的时间都没有，哪还有时间想将来，考虑未来的目标。症结：因为没有目标，每天才杂乱无章，劳心费力或无所事事又“心事重重”。陷入恶性循环，不断轮回。,基本准则,如何制订目标。 一个目标应该具备以下五个特征（SMART）： 1、Specific（具体的） 2、Measurable（可衡量的） 3、Attainable（可达到的） 4、Relevant（相关的） 5、Time-based（基于时间的）,基本准则,原则

12、二：计划性把目标正确分解成计划，通过采取适当的步骤和方法最终达成有效的结果。计划执行过程中定期对标，不断反馈，确保完成。,基本准则,PDCA循环 PDCA又称“戴明循环”，是全面管理质量的科学程序。 1、P（Plan）-计划，确定方针和目标，确定活动计划； 2、D（Do）-执行，实地去做，实现计划中的内容； 3、C（Check）-检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题； 4、A（Action）-行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。,基本准则,原则三：20/80原则1、80%的价值仅仅由20

13、%的活动产生。其余活动充其量是在对付紧迫的事情，忙而无功。抓住关键问题，20%的时间就可以产生80%的成效。2、做正确的事情 VS 把事情做正确。,基本准则,根据什么决定重要？ 什么是重要？ 1、 2、 我的工作目的是什么，关键指标是什么？ 我的工作目的： 我的关键指标是： 先后顺序是： 为实现工作目的，完成绩效，最需要做：,基本准则,以终为始！,原则四：四象限原则,基本准则,轻,重,缓,急,重要紧急事情,重要不紧急事情,不重要但紧急事情,不重要不紧急事情,根据事情的紧急性决定什么时候？ 1、紧急事情，立即做。 2、不紧急事情，计划做。 3、影响别人的事情优先做，以便别人能开展工作。根据事情的

14、重要性决定花多少时间做？ 1、重要事情认真做。 2、不重要事情省时间做。,基本准则,什么时候说不？ 1、是否责任范围内的事。 2、是否合理，要量力而行（注意与挑工作的区别）。 3、是否制度、流程内的事。 4、无意义的电话，无意义的来访。 5、也要协调别人的时间，不要唐突拜访、打断对方。,基本准则,4D,基本准则,轻,重,缓,急,Do it now,Do it later,Delegate,Dont do it,时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 时间管理的技巧和方法,目录,分清楚主动和被动工作。 重要紧急工作，例如故障处理，向领导汇报 重要不紧急工作，例如制定流程，编写规范，制定计划 不

15、重要紧急工作，例如厂家突访，同事来电，一般性技术咨询保证20%的时间用于主动性工作。,技巧和方法,做好计划。 年度目标计划 季度目标计划 月度目标计划 周目标计划 日计划和日程表通过目标计划管理，工作忙而不乱，确保20%的付出得到80%的成效。,技巧和方法,不要拖延。 拖延是浪费自己的时间，也在浪费别人的时间。 在计划中设置里程碑，定期对标。 没有借口，必须完成；没有完成，要有原因，提前沟通，取得谅解。 日清日结，重在结果。,技巧和方法,Getting Things Done,第一次就把事情做好。 1、接收任务前，了解清楚需求和要求。 2、与人沟通之前，想清楚目的。 3、用笔记本、软件等工具记

16、录，而不是放在脑子里。 4、过程中跟进管控，提供指导，授权而不是撒手不管。 5、过程中及时反馈，不要闭门造车。,技巧和方法,不要半成品！,请示、报告、总结。 1、题目 2、摘要 3、问题（标） 4、原因（本） 5、措施（药） 6、结论 报告流程 1、逐级 2、跨级,技巧和方法,谢谢！,GTD-Getting Things Done,浪费时间的原因,1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序，抓不到重点 4、专注细节，事必躬亲 5、做事有头无尾,浪费时间的原因,6、缺乏条理与整洁，找东西 7、不懂授权 8、不会拒绝别人的请求 9、盲目行动 10、简单的事情复杂化 11、懒惰 12、消极思考,