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1、Word 自定义操作技巧自定义操作技巧1 快速调整 Word 文件工具栏对于多人使用的公用计算机，很多用户可能都觉得烦恼，因为自己精心调整的Word 工具栏可能常被修改的乱七八糟，请问有没有办法快速还原到Word 原默认方式呢？答：在编辑 Word 文件时，通常对工具栏进行修改或编辑。当粘贴Word 文件到另一台电脑时，发现工具栏上曾有的设置（如：“自定义编辑 ”按扭）不见了，重新设置是很麻烦的。其实可以到C:Windows Application DataMicrosoftTemplates下，将 Normal 文件复制后粘贴到另一台电脑的相应位置(复盖原有的 Normal 文件 )，即可解
2、决上速问题。同理还可以设计许多不同设置的Normal 文件，供 Word 文件使用。2 如何设置 Word 默认页面有些用户经常需要利用16 开的页面制作文件，但Word 默认的页面为A4，因而经常需要进行调整，请问有没有办法一劳永逸呢？答： Word XP 建立的文件的默认页面都是A4 大小，并且其默认生成的文件文件是不自动缩进的，得使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。但可巧妙利用Word 的模板功能让你一劳永逸。（1）启动 Word，新建一空白Word 文件，然后单击 “文件 页面设置 ”命令调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置所需的值。如要设置为16 开，则可把宽度设置为 “1
3、9.5 厘米 ”，高度设置为 “27 厘米 ”；同时为了设置好首先缩进格式，可单击 “格式 段落 ”命令，在段落设置对话框中选择“缩进和间距 ”选项卡，并在 “特殊格式 ”下拉列表框中选择 “首行缩进 ”项，度量值采用其默认值“2 字符 ”，即设置每段自动缩进两格。（2）单击 “文件 保存 ”命令，选择保存类型为“文件模板 ”文件，并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可，若提示无法保存，可另外设置一个文件名，如“Elong.dot”。（3）进入 “C:WINDOWSAPPLICATION DATA MICROSOFTTEMPLATES”文件夹，这时会看到两个模板文件“Normal.d
4、ot”和“Elong.dot”，首先把原“Normal.dot”文件更改为其他名称，如“long.dot”，然后再把 “Elong.dot”文件名称更改为 “Normal.dot”；以后在启动Word 或新建 Word 文件时便会都采用更改后的模板了。小提示： Word XP 的模板文件夹在不同系统中位置不同，如在Windows 9x/Me 下为“C:windowsapplication data Microsoft Templates”文件夹下，而在Windows 2000/XP 下为 “C:Documents and settings用户名 application Datamicrosof
5、ttemplates”文件夹下，该文件夹为隐藏文件夹，必须对文件夹选项进行设置才能够进入，会看到在此文件夹中有一个“Normal.dot”文件，此文件就是 Word XP 的默认模板文件。3 快速克隆个性化的Office 设置精心设置的 Word 编辑工具及其他快捷设置如要转到其他电脑Word 中，请问有没有办法快速进行 “克隆 ”？答：在 Office 2002 版中，不但允许用户根据个人喜好，对自己的编辑环境进行个性化设置。还可以通过“用户设置保存向导 ”来保存这种设置和恢复这种设置。操作方法如下：单击系统的“开始 ”按钮，在 “程序 ”栏中找到 “Mircosoft Office 工具”
6、项，然后单击 “用户设置保存向导 ”程序。然后在弹出的对话框中根据实际进行选择，如果要保存当前设置应选择第一项，而若要从保存设置文件中恢复设置，则选择定二项；接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如果要让其他系统中的Office 设置符合你的习惯，或者重装系统后要恢复先前设置，就可使用该向导来完成恢复。4 调整最近使用文件列表数目在 Word 编辑窗口的 “文件 ”菜单栏下，会自动显示最近编辑过的文件名字，通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只能显示4 个，请问有没有办法让它增加一些？答：在文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的。首先单击“工具 ”菜单栏中的 “选项
7、 ”命令。在弹出的对话框中选择“常规 ”选项卡，在“列出最近使用文件 ”后面的设置框中，可以自由调整希望的文件数目，如图1 所示，不过最多只能显示9 个最后使用的文件。图 1 调整文件数目5 将样式传给其他文件 在 Word 中编辑的文件中创建了几种特殊的样式，如果想在其他文件中也使用这几个样式，请问可以如何操作？答：首先启动Word 打开包含这些样式的一个文件，然后选择“格式 ”菜单中的“样式 ”选项。在弹出的对话框中单击“管理器 ”按钮。在弹出的 “管理器 ”对话框中，当前打开的文件的样式信息会显示在左边的文本框中，右边文本框中则是Normal.dot 模板的样式显示框。在左边框中用鼠标单
8、击或拖动的方式选择要保存的样式信息（包括段落、页眉等），然后单击“复制 ”按钮，就会将刚才选择的样式包含信息添加到了右侧的Normal.dot 样式列表框中。单击 “关闭 ”按钮即可。这样下次就可以从 normal.dot 文件中使用这些格式了。6 关闭语法错误标记 在编辑 Word 文件时，系统会自动在“我的文档 ”中加入一些带颜色的波浪形的下划线，请问它们为何会产生，同时该如何去掉这些下划线呢？答：当在编辑文件时，Word 会自动对编辑的内容进行拼写和语法检查，当系统认为拼写有错误时，就会自动在该文字下加上红色的波浪线条，而有语法错误时，会自动添加绿色的波浪形下划线（当然在有很多情况下，输
9、入并没有出错，它也会产生误报的情况），这些线条在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能，可以将其关闭，操作方法如下：在菜单栏单击“工具 拼写和语法 ”命令打开 “拼写和语法 ”对话框，单击其中的 “选项 “按钮，在 “拼写和语法 ”对话框中选择 “隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框，这样便可关闭那些语法检查错误标记。7 显示过宽文件在编辑 Word 文件时，由于有的文件设置的过宽，无法在屏幕上完全显示。这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分，给阅读增添了麻烦，请问有什么办法解决吗？答：其实要解决这个问题方法很多。下面分别来介绍一下：方法一，可以重新调整
10、行的宽度，使其适合窗口的大小。单击“工具 ”菜单中的“选项 ”命令，再单击 “视图 ”选项卡，然后选择 “窗口内自动换行 ”复选框即可。方法二，还可以改变显示比例，使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。首先单击 “视图 ”菜单栏中的 “显示比例 ”命令，然后单击 “页宽 ”即可。此外，还可以将视图切换为Web 版式，这样文件中的文字就会实现自动换行。8 让 Word 文件动起来通常编辑的 Word 文件都是千篇一律，没有动感。请问有什么办法让Word 文件像网页那样能滚动吗？答：通常的 Word 文件都是差不多的。使Word 文件能够像网页那样实现滚动文字也不是很难的，可以执行如下操作
11、来实现。首先打开或者新建一个Word 文件，将光标定位于想要插入滚动文字的行。然后选择“视图 ”菜单栏中的 “工具栏 ”选项，再单击 “Web 工具箱 ”选项。这样就会在编辑窗口显示 Web 工具栏。在显示的 “Web 工具箱 ”控件面板上单击 “滚动文字 ”按钮，如图 2 所示，这时会弹出一个滚动文字设置窗口，在“请在此键入滚动文字 ”下面的文本框中输入要显示的文字，在“方式 ”下拉列表框中可以选择“滚动 ”、“滑行 ”和“摇摆 ”三种方式，在 “方向 ”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左 ”。此外还可以设置 “背景颜色 ”和“循环次数 ”。通过调节“速度 ”下的滑块还可以设
12、置文字的滚动速度。最后单击“确定 ”按钮即可。图 2 Web 工具箱9 让 Word 自动断字在给 Word 文件排版时，一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长，而在这一行又放不下时，系统就会自带将它移至到下一行，这样就会导致该行的文字间距过大，这样看起来很不协调。请问有什么方法解决吗？ 答：这种情况可以通过断字来解决，也就是把这个长单词断开成两部分，中间通过连字符连接起来。具体操作如下：选择“工具 ”菜单栏中的 “语言 ”选项，单击 “断字”命令，在弹出的对话框中选中“自动断字 ”复选框，为了不至于因为断字而有损版面美观，还可以在 “断字
13、区 ”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。在 “连续断字次数限为 ”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。单击“手动 ”按钮，系统会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置，单击“是”按钮，表示接受Word 默认的断字位置。如果不接受，可将光标移动到合适的位置，再单击“是”按钮。如果有哪个段落不想设置断字，可将光标定位于该段落中，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段落 ”选项，再在弹出的对话框中选择“换行和分页 ”选项卡，选择 “取消断字 ”复选框，最后单击 “确定 ”按钮即可
14、取消该段落的断字设置。10 美化工具栏按钮在拖入一些后加入的工具钮后，系统默认会以文字表示，这样有损界面美观，请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？答：这确实令追求完美的用户感到不美观，比如在工具栏上添加一个“自动滚动 ”工具后，它的名称就为“自动滚动 ”，没有图标，放在工具栏中文字不仅难看而且占地方。但我们可以采用这种方法来修改：单击“工具 ”菜单下的 “自定义 ”命令打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名 ”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”），并从快捷菜单中的“更改按钮图标 ”子菜单下选择一个系统提供的42 个图标中任意一个，将原来的文字图标
15、换掉即可。如果对Word 工具栏中的其他图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。11 添加和删除 “工作 ”菜单有些用户在别人的计算机Word 中看到菜单栏上有 “工作 ”这个菜单选项，里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式，请问我的 Word 里面为什么没有？该怎么添加？答： “工作 ”选项不是菜单栏中的默认显示选项。如果想使用就得先对它进行添加，往菜单栏上添加工作菜单的方法如下：单击 “工具 ”栏中的 “自定义 ”命令，然后在弹出的对话框中单击“命令 ”选项卡，在类别列表框中选择“内置菜单 ”项，再在命令框中用鼠标左键按住“工作 ”不放，然后拖动鼠标到菜
16、单栏上想放置该选项的位置再放开。这样我们就可以把任何Word 文件添加到这个工作菜单的列表中以方便以后的访问了。如果要删除该选项，可以执行以上的逆操作。在最后一步时用鼠标拖动“工作 ”放到 “内置菜单 ”的“命令 ”框中即可。以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里，只需单击“工作 ”菜单上的 “添加到工作菜单 ”选项；而要想打开工作菜单上的文件，只需在工作菜单上单击想要打开的文件。如果要把一个文件从工作菜单中移走，则先按“Ctrl+Alt+”组合键，这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线，然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了。12 取消 Office 助手自动响应在使用 Word 时总有些不太明白的地方，一般是通过从“帮助 ”菜单中执行“Microsoft Word 帮助 ”命令来寻求帮助，可是弹出的Office 助手却要输入关键词通过 “搜索 ”来获得要帮助的内容。难道就不能像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件，如果有该怎么实现这种操作呢？答： Office 助手的这种自认为很人性化的帮
