统筹推进档案登记备份与数字档案馆室建设 (论文)

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1、统 筹 推 进 档 案 登 记 备 份 与 数 字 档 案 馆 室 建 设 文 王茂法梁绍红 编者按 ：近年来，浙江档案部门大力实施的 “ 档案登记备份” 发展战略，在实践 中被证明是行之有效和大有拓展空间的。当前 ， 国家档案局正从 “ 档案强国”战略推进和 “ 三个体系”建设的重要 抓手这一高度，着力加强数字档案馆室建设，浙江省还将数字档案 馆室建设纳入了省委贯彻党的十八届三中全会精神的决定，面对如 此重要的发展机遇和挑战，统筹推进档案登记备份与数字档案馆室 建设，已经成为浙江档案部门的必然选择。 档案登记备份 ，是浙江省委、省政府赋予全省各级 档案行政管理部门的一项重要工作职能，已经成为

2、新时 期浙江档案事业发展的主战略之一。数字档案馆室建设 是国家档案局推进 “ 档案强国”战略和 “ 三个体系”建 设 的重 要抓 手 ，并 被纳入 了浙 江省委 贯彻党 的十八 届 三 中全会精神的决定。面对这两项关系到档案事业发展全 局，并与浙江省 “ 智慧档案”建设构想密切相关的重大 工作部署，全省各级档案部门必须正确把握和处理好档 案登记备份和数字档案馆室建设 的关系，统筹协调推进 工作，争取更大的工作成效。 一 、档 案登记备份 与数字档案馆室建设的现状 我省实施档案登记备份战略三年多来 ，取得了很大 进展。从省本级看 ，去年省档案馆共接收省级单位的室 藏档案数字化成果备份光盘 ( 数

3、据包 )1 0 1 1 3 张，电子公 文备份光盘3 9 5( 数据包 )张，脱机备份数据量约3 6 T ；对 2 7 家省级单位的涉及民生的6 3 种重要电子业务档案开展了 备份，对其中9 家单位的2 7 个重要业务系统开展了在线备 份，2 0 1 3 年在线备份数据总量约2 5 6 T B 。从全省看，目前 所有市县区已建立档案登记备份中心，累计投入建设资金 2 1 亿元 ，仅2 0 1 3 年投入经费就达5 5 7 2 1 9 5 万元，2 8 家档案 馆建成省级规范化档案登记备份中心；5 8 个档案馆已按相 关标准自建机房，9 3 个档案馆已配置档案登记备份软件平 台，9 5 个档案馆

4、配置了磁盘阵列及服务器共2 6 8 台，总存 储空间约1 8 2 3 8 9 T B；对1 2 6 6 个重点涉民单位开展了电子业 务档案备份，备份业务系统1 5 2 6 个。全省登记备份档案数 据总量已达6 1 9 4 T B，仅2 0 1 3 年就新：L 3 0 6 9 T B。档案登记 备份工作还极大推进了各单位档案数字化、电子公文归档 1 5 和数字档案馆室建设。全省7 7 2 9 个应进馆单位中，有4 0 8 4 个单位开展了室藏档案数字化和备份工作，备份档案数字 化成果8 8 2 2 T B；积极探索电子公文归档备份工作 ，去年 省档案局在丽水市、宁波市鄞州区和4 家省级单位开展电

5、 子公文规范化封装备份试点。全省有7 9 家档案馆建成或启 动数字档案馆项 目 建设 ，累计投入资金上亿元，2 7 8 6 家机 关 、企事业单位建成数字档案室。 当然 ，档案登记备份 目前还存在不少问题 ，尤其 是与数字档案馆室建设的衔接存在不少障碍 ：一是认识 上存在诸多误区。或者将两者完全等同，或者将两者对 立起来 ；登记备份时不考虑数字档案馆室的规范要求与 资源标准；数字档案馆室建设时不考虑登记备份的法定 程序和要求 ；软硬件平台建设上存在 “ 两张皮”现象。 二是发展思路不清晰，缺乏长远或通盘考虑。一些地方 在工作 中存在突击或应付现象 ，没有真正从积累和保障 国家重要档案资源安全的

6、角度 ，统筹考虑档案登记备份 工作 、档案资源建设与数字档案馆室建设 ，工作重点不 够突出。三是平台和标准等的衔接不到位。登记备份的 数据标准与档案资源标准不一致 ，在登记备份和数字档 案馆室项 目实施时 ，未考虑今后部分资源的进馆交接要 求 ，各地档案备份数据质量参差不齐。四是内部职责分 工没有理顺。针对两项工作 的密切联系 ，没有建立有效 的沟通协调机制，存在工作交叉和相互扯皮现象。 二 、档案登记备份与数字档案馆室建设 的关 系 档案登记备份 旨在通过档案登记的行政手段 ，加强 对馆外各类重要现行档案的前端安全监管，确保各单位 重要档案信息资源的及时积累、归档和安全管理 ，并通 过电子备

7、份的技术手段，为各单位提供档案证据保全和 灾备服务。而数字档案馆室是信息化环境下的 “ 虚拟档 案馆 ( 室 )” ，是数字档案资源建设 、管理 、存储 、使 用 的业务技术平 台。 从概念 和定位看 ，两者存在非 常密切的联 系 ：第 一，都与信息化建设有关。其中数字档案馆室是档案信 息化建设 的技术平台，是实现档案资源电子化 、档案管 理 自动化 、档案利用网络化的基础 ；而档案登记备份从 数据准备 、登记监管 、备份受理到备份实施等各个环 节，都与信息化建设密切相关 ，是档案信息化保障的重 要环节 。第二，都为了确保档案信息安全 。其中档案登 记备份侧重于前端的、行政层面的安全监管，是确

8、保数 字档案资源安全的重要制度设计 ；而数字档案馆室侧重 于后端的 、技术层面的安全保障，借助技术平台实施数 字档案资源的及 时积累 、归档 、移交和安全保管 。第 三 ，都属于公共服务范畴 。档案登记备份主要通过为涉 及民生权益或公共利益的各类重要档案提供证据保全和 灾备保障 ，为加强政府治理和社会管理服务 ；而数字档 案馆 ( 室 )通过档案信息的数字化、网络化 、知识化组 织加工和集成管理 ，更便捷地为政府机关、企事业单位 或社会公众提供档案信息服务。第四，两者存在- 作重 叠和前后衔接关系。档案登记备份与数字档案馆 ( 室 ) 在工作对象、范围上有所重叠 ；在业务环节 、数据要求 上存

9、在衔接关系，大量档案备份资源来源于前端的数字 档案室平台，并且依托后端数字档案馆平台实现重要备 份资源的长久存储和保管。 同时，两者也有较大区别 ：一是性质和定位不同， 前者属于行政监管的手段 ，而后者属于业务基础建设范 畴。二是对象和范围不同，登记备份的范围既包括传统 意义的档案资源，也包括更宽泛的档案信息，而数字档 案馆室主要针对档案资源。三是责任和权属不同，登记 备份的数据尚未到进馆年限，具有临时托管性质，而数 字档案馆保存的是需要长久保存的进馆数据。 从我省档案登记备份和数字档案馆室建设 的实践 看，两者是相辅相成 、相互促进的。一方面，档案登记 备份为数字档案馆室建设创造了很好的外部

10、条件，通过 实施档案登记备份战略 ，近年来全省档案信息化的推进 力度大大加快，各地各部 门对档案信息化建设的思想认 识有 了很大提升 ；另一方面，数字档案馆室建设为档案 瞀 己 备份提供了技术支持和平台支撑。 三、统筹推进档案登记备份和数字档案馆室建设 国家档案局召开的全国数字档案馆室建设工作会议 1 6 提出： “ 用1 5 年左右的时间，建成以数字资源为基础、 安全管理为保障 、远程利用为 目标的数字档案馆 ( 室 ) 体系” ，要求 “ 县 以上各级 国家档案馆基本建成数字 档案馆 ，县直机关 以上档案室传统载体档案基本数字 化”，并对各地进展情况每年进行通报。根据以上要求 并结合浙江实

11、际，我省初步考虑用5 年左右时间 ，全面完 成国家档案局提出的数字档案馆室建设 的目标和任务； 争取到 “ 十二五”期末 ，所有国家综合档案馆建设数字 档案馆 ，6 0 以上机关、团体、企事业单位建成数字档案 室。实现这一 目标，需要全省档案部门充分挖掘潜力和 优势，统筹推进档案登记备份和数字档案馆室建设。 一要 以推进 国家治理体 系和治理能力现代化为导 向，明确档案登记备份与数字档案馆室建设的总体思路。 党的十八届三中全会从全面深化改革的高度，提出 “ 完善 和发展中国特色社会主义制度，推进国家治理体系和治理 能力现代化”的总目标。这也是当前档案登记备份T作和 数字档案馆室建设的努力方向。

12、具体来说，就是要紧紧围 绕服务国家治理体系和治理能力现代化建设，明确档案登 记备份和数字档案室建设的发展思路和 目标 ，按照建设 “ 智慧档案”、 “ 平安档案”的总体要求，把夯实资源基 础、保障信息安全和提升公共服务能力作为今后两者的主 攻方向，切实发挥两者在完善政府治理 、加强社会管理、 提升公共服务等方面的基础性作用。 二是以依法管理为抓手，完善档案登记备份和数字 档案室建设的推进机制。要以省政府规章 浙江省档案 登记备份管理办法正式实施和数字档案馆 ( 室 )建设 纳入省委贯彻实施党的十八届三中全会决定为契机 。加 大宣贯力度，进一步完善丁作推进机制。数字档案馆室 建设将作为档案登记备

13、份战略实施和档案安全监管 的重 要基础工作，明年省档案局将对各地馆藏档案数字化和 数字档案馆室推进情况进行通报 ，并争取纳入 “ 平安浙 江”考核，纳入档案登记备份领导小组研究协调的重点 内容 ，纳入省档案局对各市的层级考核 ，纳入规范化档 案登记备份中心、规范化数字档案室等的创建要求中。 三是以协调发展为 目标 ，建立档案登记备份与数 字档案馆室建设的相互促进机制。档案登记备份和数字 档案馆室建设在T作 内容 、业务要求 、技术支撑 、条件 保障等方面有共同之处 ，在工作环节上前后相承，应在 求同存异的基础上 ，实现优势互补、互促互进 。首先， 根据 国家档案局提出的数字档案馆室建设新 目标

14、 、新要 求 ，适当调整档案登记备份工作的方向和重心，整合有 限资源 ，争取最大效益。其次 ，发挥档案登记备份工作 对数字档案馆室建设的牵引作用，进一步改善档案信息 肩负使命 提高能力 把改革创新精神贯穿于档案工作始终 文 孙伟 良 党的十八届三 中全会是在全面建成小康社会决定 性阶段召开的重要会议，是高举改革开放旗帜、动员全 党全国人民奋力开拓 中国特色社会主义事业广阔前景 的 重要会议。学习贯彻全会精神是当前和今后一个时期全 党全 国的重要政治任务。档案部门要切实把思想和行动 统一到全会精神上来 ，全面领会精神实质，牢固树立进 取意识 、机遇意识、责任意识 ，认清档案工作在全局工 作中的地

15、位 、责任和要求，牢牢把握方向、大胆探索实 践 ，推动档案工作内容 、方法、制度 的改革创新 ，落实 新形势下档案工作的各项 目标和任务。 一、肩负三大使命 在全面深化改革的总目标下，档案部门要认清 自身 所处的位置和应该承担的职责 ，肩负起忠实记录全面深 化改革全过程 、为全面深化改革提供档案服务以及实施 自身改革的三大使命。 “ 为党管档 、为国守史 、为民服务”，是中国特色 社会主义建设进程中档案工作责任和使命的高度概括。 在过去的岁月中，档案工作不遗余力地记录了社会主义 现代化事业的发展进程 ，自身也不断得到发展和壮大。 三中全会在新的历史起点上作出了全面深化改革的战略 部署 ，提出

16、I 2 0 2 0 年重要领域和关键环节的改革要取得 决定性成果 ，全面深化改革的力度、广度和深度都是空 前的。在这个伟大进程中，档案部门要从 自身工作特性 出发 ，全力投身其中，忠实记录这一伟大进程所经历的 足迹 、成果和经验。要完成这一使命 ，需要档案部门、 档案人付出前所未有 的精力、勇气和毅力，并为之坚持 不懈地努力奋斗。 在全国档案局长馆长会议上 ，国家档案局局长杨 冬权指出：全面深化改革到哪里 ，档案工作就服务到哪 化的人才、经费和软硬件等保障。再次，加强两者在软 硬件平台、业务和技术规范等方面的配套和衔接 ，避免 重复建设 。在这方面，我省不少档案馆 已进行 了很好的 尝试 。如绍兴市档案局为确保档案备份数据符合今后数 字档案馆的接收要求 ，对进馆单位采取!由统一申请项 目、集中扫描数字化加工的方式 ，既提高了工作效率， 又确保了数据质量；温州市档案局采取经费由各单位 自 行 申请 ，档案馆帮助统一扫描加工 的方式 ；嘉兴 、湖 州 、丽水