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1、长沙辉研信息科技有限公司公务出差管理流程设计目 录摘 要2第一章长沙辉研信息科技有限公司公司概况3第二章目前公司差旅流程设计4第三章高效出差管理制度的设计原则6第四章国内外现状7第五章目前公司差旅管理流程化的想法与建议8参考文献11致 谢12摘要摘要：对长沙辉研信息科技公 司而言，出差费是除了人工费以外可以控制的第二成本。本文就国内公司的出差费用的现状探讨如何提高出差管理的系统，实现节约成本费用、减轻相关人 员负担、提升企业管理水平的 目的。关键字：差旅管理 成本 制度设计第1章长沙辉研信息科技有限公司单位概况长沙辉研信息科技有限公司，位于长沙市天心区芙蓉中路二段168-1号摩天大厦1栋271
2、4号房，主要的经营范围是网络技术的研发；信息技术咨询服务；信息电子技术服务；贸易代理；百货零售；日用百货批发；企业管理咨询服务。第2章目前公司差旅流程设计而目前长沙辉研信息科技有限公司和其他企业一样都在对于自身能够更快更好的发展而更加看重企业的管理。目前，对于企业来说，充足的技术和知识才是在能够在一定程度上支持着企业生存和发展，特别是在当今已经进入了知识经济和信息经济的时代。对于企业来说， 对于市场的竞争已经发展为对于企业获取信息能力的竞争。最为关键的就是对于企业自身的知识能源能否有效的管理，也是一个企业能立于不败之地的立脚点。因此，企业必须要对于目前的管理重新组织。尤其是当前的的公务出差管理
3、系统上。对于设计高效的出差管理制度，我们要遵循一定的原则。而目前长沙辉研信息科技有限公司的流程则是如下：业务人员在结束出差旅程回到公司后，要尽快处理自身出差的业务事项。比如：对于此次出差途中并未能偶及时解决的问题；或者回访客户所达到的初步合作意向以及计划及其其他。业务人员再回到公司以后要根据出差的状况写一份出差报告，要将出差途中的所有问题都能够合理的解释清楚地同时，上交当地市场的情况，让公司能够及时的把握市场的方向，随时调整其公司的发展战略，走在市场的最前面。及时报销出差费用。业务人员将自己自身出差途中的差旅票据经过部门主管审批后，交由财务部，并经财务部审核后，才可以报销业务员出差途中自身事先
4、掏出的差旅费。并且每天业务人员都要向财务主管部门领导打电话汇报每天的花销，而未及时打电话者则会相应的进行一部分的处罚。每个月财务部门还会公布每个业务员当月的出差天数及其月消费水平进行一定的评比活动。并一并公布某些违反业务员的主要职责的活动及其考核制度的人员，进行通报批评。公司有一个额外的监管部门会对于业务人员的出差过程进行进一步的审核和监督，时不时的进行抽查，以此确保公司制度的执行。当然当公司的稽查小组发现业务员某些违背公司制度，及其或者利用公司的某些漏洞来弄虚作假，公司会采取不报销之外，可能会受到通报批评的同时把业务员当月所得的业务份额工资进行扣除以儆效尤1。然而目前公司的差旅成本主要分为俩
5、大类：第一 ，业务人员出差的自身费用报销 ；第二类是公司长期与合作的旅馆合作按照合同结算的。 (一)业务人员出差的自身费用需要业务人员在出差途中把所花费的任何费用的发票收集起来，在回到公司以后再提交报销经审批后，再将发票单据递交财务科进行报销。但是这一管理流程存在如下的问题：(1)风险控制不够。由于是事后报销，对于业务人员在于出差途中的某些不符合规定的行为使用的费用，我们也不得而知，只有在后续的审核中才能发现。 (2)员工差旅垫资过多。业务人员在遇到时间较长的差旅时，对于自身需要垫付的费用就会出现差额较大的情况，当差额大到超出当月预算时，无法报销。 (3)存在虚假票据风险。出差途中的所有费用都
6、是由业务员自身自己去报销的，提供的票据也是由员工自身上交的，一些员工可能会利用这个缺口开虚假发票来谋取额外的利益，这种请况公司很难证实，会给公司带来额外的负担。(4)影响工作效率。如果一些较贫穷落后的地方无法开发票会造成员工为了报销沟通多次而造成工作效率的降低。 (5)管理成本增加。员工个人报销差旅费增加了增值税专用发票的管理难度。由于这些明细的数据没有录入信息系统，所以无法用一定的技术手段对于企业的历史差旅费用做出分析，并且对于后续公司的预算成本管理中提供数据，也给差旅管理的改进无法提供参考，会导致公司的差旅成本偏高2。目前公司内员工数量巨多，相关的分支公司遍布全国各地，差旅的管理工作的主要
7、难点就是金额巨大，地域差异较为明显，各地的相应出差对策也会出现相应的差别使得管理和预算上都会出现很大的分散，因此合适的制度使得预算和管理上都能够出现相应的集中是最为有效解决这种情况的办法3。第3章高效出差管理制度的设计原则最大限度调动业务人 员的积极性 。长沙辉研信息科技有限公司负责的不仅仅是对于网络的研发等，还有各种百货零售，可能需要不同的业务员常去不同的地方调研，市场不同，交通、食宿等方面的条件都会很差，业务人员常年在外非常辛苦，因此需要保证提高他们的出差待遇。而且当业务员的出差天数超过一定的天数是，要给与额外的补助，这样才会提高业务人员的积极性4。把制度设计成一种提高业务人员出差效率的工
8、具 。所有的制度都会强调流程管理，出差管理也是一样，因此要对与出差的每一个环节都要有明确的规定。明确的制度规定可以使得业务人员能够对于自身的出差有理有据，并且达到事半功倍的效果。明确的制度可以使得业务人员的更加有效，能够更快的进入工作状态5。第4章国内外现状目前国际上或者说国内外的企业，在对于出差的管理制度上，有两种主要的方式。其一就是以欧美等发达国家为代表，大部分的大型企业或者跨国公司都会采用与差旅服务公司(TMC)合作的方式，把出差管理的相关工作交给一家或者多家专门从事差旅管理的公司，这些公司可以为企业提供差旅方案、差旅服务平台、差旅政策改进分析报告等多种全流程的服务解决方案，其中比较著名
9、的大型差旅管理公司包括罗森布鲁斯、国际旅行社和美国运通公司等。一些企业会和差旅管理公司成为长期的稳定的战略伙伴。国外的企业选择这种模式是因为，专业的差旅管理公司的体系已经非常成熟，他会提供更加完善快捷的差旅服务，能够减少一些不必要的费用，以及财务科的负担，对于企业成本的控制能够在一定的范围内掌握，不会出现成本会随着差旅而进一步的增加或者减少，或者不能出现一个较为平稳的状态。二就是以国内的大型企业为代表，企业为了满足自身管理，特别是为了适应时代及其企业发展的规模，会自己本身建立起一个企业内部的差旅额度信息化平台。有关报道曾经介绍过，截至2017年5月，中国联通、华为、中兴已经建成了自有的差旅管理
10、平台，中石化、中石油、国家电网、建设银行、中国移动、中国电信等大型国有企业的对于自身的差旅管理平台正在筹建中。由于目前国内差旅市场相对不够成熟，以及企业对出差管理服务平台的认知度、信任度不高，同时国内差旅服务公司(TMC)目前提供的服务目前还不能满足这些企业的发展需求，因此这些企业会选择自身搭建一个内部的平台的方式来方便自身的管理。但从长远的角度来看，自建差旅平台前期的资金投入、后期的管理投入都是一些巨额的投资，企业不仅需要投入大量的资金，还要投入大量人力去管理及其日常维护自建信息化平台，而且受制于专业限制，企业自己所能掌握的差旅资源是有限的，企业规模越大，所需求的差旅服务越是繁多和复杂，仍然
11、需要和差旅服务公司合作才能实现企业成本管理的目标。第5章目前公司差旅管理流程化的想法与建议差旅的流程化管理，也就是将当前临时或者自发的出差模式摒弃，从而选择根据所管辖区的市场盈利情况，提前规划好一年的出差计划，当然计算的只是计划中的出差，并不包含一些临时的出差计划。临时的出差计划要另行申请，需要业务员自己制作计划，并交给主管部门进行原则申请，达到审核的将会被留存。并且后期的账目审核中需要将此来作为审核的证据。同时，业务员在制定出差计划的同时也要将该计划所花费的预算一同制定在计划中。也就是说，如果业务员一年计划的出差次数有30次，那么就要将每次出差的费用组成是怎么样的，以及合计的大概费用是怎样的
12、都要算清等等。要业务员做出出差计划的目的主要有两个：一个是检验业务员对于自身工作的规划是否有够条理性；二是让业务人员对于公司的预算成本有个意识以及责任感。对于自身一年能够花掉公司的钱数，以及预算一下自身能带给公司的利益有多少。同时也要起到提高外出工作的业务人员的工作效率的作用，也是减少差旅费的一个方法。针对外出业务员的服务工作决定业务员在外工作效率的因素有两方面：一是出差事务的计划协调；二是业务员自身的心情。在这两个因素中，除了业务员本身的因素外，我们要解决掉一切外部的因素，因此公司的总部要设定好出差流程的一切，也可能会在根本上也解决掉业务员的俩个问题。首先，是业务员自身的情绪方面的因素。由于
13、在出差的时候往往是业务员自己一个人，因此单身在外面对许多的事情，往往会心情低沉。因此，如果公司总部能够提供一些服务性措施就可以积极有效地改善业务人员的情绪。例如每天短信发送出差地的次日天气预报，提醒添加衣服；注意人身安全；以及提前帮业务人员预定车票，酒店等。其次，业务人员出差的工作内容之一，就是回访客户。这提前的预约工作最好是由总部来做。这种措施可以加强客户对于此次回访的重视，同时也能保证了总部对于业务人员的服务。一些客户的回访计划提前由总部计划好，业务员只要按照总部提供的计划以及提前约定好的时间以及地点逐步地去拜访，就可以减少业务员一部分的偷工减料的活动。当然除了一些能够计划好的计划使得业务
14、员能够感受到服务性措施之外，使得业务员不再迷茫，有得参考之外。公司也可以提供一些人性化感性因素。例如，总经理慰问电话。具体的就是，每天行政部门的主管将每日外出的业务人员名单以及计划和联系方式交由总经理，然后有总经理随机挑选一名业务员就他的出差计划进行慰问。这个措施既表现了对于业务员的关心，同时也会对于业务员有一定的业务实施有一定的催促。人事部门参与管理对业务人员的出差管理但是这可不是只有业务部内部的事情。企业内部的所有企业都应参与进来，特别是人事部门。其实在外出差是一种对于业务部门的人员来说是一个对于自身工作能力的一种检验。例如，在业务人员接受培训后，出去独立的进行一次出差活动时，可以检验自己
15、是否将培训时所学的能够学以致用。更是对于业务人员的临场承受及其应变能力。而这些都是人事部门对于考核业务人员最好的方式。关于出差报告，目前，业务人员所做的出差报告大部分都是合成的。所谓合成式，就是业务人员把此次出差途中所处理的事情以及出差票据合成报告交上去。但是这种报告就仅仅是一种形式，没有起到实质性的作用。所以要起到一定的作用时，要制定一定规章制度对于出差后的章程。同时也有另一种管理流程设计，是跟互联网合作设计的。首先要将公司的差旅化流程集中管理，选择一个专门负责的平台。选择专门的负责差旅管理的平台对于公司的来说有一个好处就是能够让公司专注于公司的主营业务，并且让员工养成提前制定计划的习惯，帮
16、公司节约一定的成本。但是也要注重合作的平台的易用度，因为使用平台的大多都是公司的员工，能让员工使用操作简单易上手，并且该平台要能够在手机上操作，因为目前国内的移动发展迅猛，人们对于移动智能设计要求更高，因此该平台要以手机为主要载体，提供各种手机APP能够对接公司的程序，使员工能够感受到方便快捷，并且一定要保证员工的隐私，因此该平台的安全性一定要强，在保证出行的同时保护敏感信息的安全。同时该平台要注重技术支持能够可以支撑全国各地的分公司可以同时使用，可以通过大数据、云计算等应用技术向企业提供高效、精准的差旅数据分析报表功能，并对接企业ERP系统，使企业财务团队对于差旅成本开支情况一目了然，进并且进一步实施相应的措施去管理。作为一个互联网的时代，长沙辉研信息科技有限公司与专门负责差旅管理的平台合作，不仅可以对差旅服务进行集中采购
