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1、质量管理体系文件编写指南 文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：01生效日期：2008.7.01第 1 页 共 5 页1 目的规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。2 适用范围适用于本公司质量管理体系文件的编写。3 职责3.1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。4 工作规程4.1 总要求4.1.1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。4.1.2 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要” ，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。4.1.3 遵循“现场、
2、现实、现物”的原则编写各类文件，应确保在实际工作中能完全做到。4.2 文件编写和格式4.2.1 编写管理者代表负责组织相关人员成立编写小组，根据标准及公司要求编写质量管理体系文件。4.2.2 编码方法质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法，见文件编码规定 。4.2.3 版面格式4.2.3.1 纸张a) 质量管理体系文件（不包括书面记录）都采用 A4 纸（21.029.7厘米）排版单面打印；b) 实际工作中书面填写的记录表格一般采用 A4 纸（21.029.7 厘米）质量管理体系文件编写指南 文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：01生效日期：2008.7.01第 2 页 共
3、5 页，也可根据实际情况采用其他格式。内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下，可双面印刷填写。4.2.3.2 面页（以质量手册 “封面及批准页”为例， 程序文件和作业指导书类似）4.2.3.3 正文质量体系文件采用 Microsoft Word 作为排版软件。a) 页边距（单位：厘米）质量手册 、 程序文件和作业指导书上 4.0；下 2.5；左 2.5；右 2.5；装订线 0；页眉 1.0；页脚 1.5。封面及批准页北京 物业服务有限公司质 量 手 册文 件 号：BJOCTPM/QM版 本 号：01生效日期：2008.7.01 编制：_审核：_批准：_(盖“受控文件”印章)质量管理体系文
4、件编写指南 文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：01生效日期：2008.7.01第 3 页 共 5 页表格上 2.0；下 2.0；左 2.0；右 2.0；装订线 1.0；页眉 1.5；页脚 1.5。b) 页眉示意图（见本页页眉，表格无页眉）包括 CI，文件标题（黑体小二号） ，文件号、版本号（修改码）和生效日期（幼圆体小五号） ，以及页眉分隔线。c) 页脚示意图（见本页页脚，表格无页脚）“第 x 页 共 x 页”页码（黑体五号） ，以及页脚分隔线。d) 字体小标题（如“1 目的” ）：黑体四号字体，行间距 24 磅，首行缩进 1 厘米，两端对齐；文本：宋体四号字体，行间距 22 磅，
5、首行缩进 1 厘米，两端对齐；表格：标题黑体三号（字数少时可用小二号） ；表格内文字一般用宋体小四号，行间距 0 磅；文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五号。流程图或其它非纯文本内容：一般文字用宋体，其它只要表达清楚、版面美观整洁统一，不作具体要求。4.2.3 章节编号a) 文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如 1；1.1；1.1.1；依次表示。b) 章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排如a） ；b） ；c） ；表示。c) 在 a） 、b） 、c）中如仍需分段叙述，则用“”表示。4.2.4 正文结构a) 质量手册：章节按 GB/T19001:2000 idt ISO9001:
6、2000 标准描述的质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下：质量管理体系文件编写指南 文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：01生效日期：2008.7.01第 4 页 共 5 页“1 总则”描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用；“2 概述”对过程或活动的简单描述，可参照下文“b) 程序文件” “4 程序” ；“3 支持文件”支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。b） 程序文件：对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制：“1 目的”一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序） ；“2 适用范围”此程序适用于哪些范围的活动，指出开展此项活动
7、所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。“3 职责”规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合） 。“4 程序”按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定 5W1H：Why：要达到什么效果；What：做什么；Who：由谁来执行；When：在什么时候做；Where：在什么地方做；How：具体怎样做；应采用的材料、设备、文件等；质量管理体系文件编写指南 文 件 号：QW4.2.3-1-1版 本 号：01生效日期：2008.7.01第 5 页 共 5 页如何进行控制；应保留的记录；应注意的例外特殊情况。（必要时辅以流程图）“5 相关文件和
8、记录”开展此项活动应形成的报告、必须应用的记录、表格等，可附表样或只注明其编码和名称。c) 作业指导书：编写时应坚持“最实际，最有效”的原则，使其具有良好的可操作性。形式与“b) 程序文件”基本相同，只是“4 程序”改为“4 工作规程” ；更加详细描述具体操作，适用于工作现场实际操作指导。d) 记录表格：作为质量管理体系实施和保持的证据，表格应整洁美观统一，便于填写，原则上在其作业指导书上有填写说明，而且应有完整的记录要素，如填写内容、填写人、填写日期（时间）等。4.2.5 符号说明编写程序文件和作业指导书时可采用的下列符号组成流程图:一项活动或操作 表格或记录判断转序转至另一程序或另一页5 相关文件和记录a) 文件编码规定 QW4.2.3-1-2
