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1、归档文件整理说明的结构: 一,立档单位基本情况.其具体内容主要有:1,立档单位的名称,成立时间 ,职能范围 ,录属关系 ;2,内部机构的设置情况主要工作活动和指标任务完成情况与立档单位紧密相关的重大事件,重大新闻 ,重大活动等 . 二,归档文件情况 .其具体内容有 :1,归档文件的总份数,各机构或问题类目的归档文件的份数,各种保管基限的归档文件份数;2,本单位重大活动形成的文件材料归档情况;3,有无复制件等情况 ;4,各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况;5,本单位未办理完毕的重要文件材料情况 . 三,归档文件整理情况.主要内容有 :1,归档文件整理的组织形式及分工情况;2,归档文件材料
2、的来源 ,内容 ,形式 ,数量 ,可靠和完整程度情况;3,选择的分类方案,排列 ,编号方法 ;4,重要归档文件的状况等 . 档案收集 - 正文档案馆 ( 室) 取得和积累 档案 及有关资料的一项工作，是档案管理 工作的重要环节。 其手段主要有接收、征集和寄存 3 种形式。按照法定的原则、程序和规定的制度移交和接收档案, 是档案馆和 档案室 补充档案资源的最基本形式。 其基本内容包括两个方面：各级 国家机关 和各种 社会 组织的档案室，按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件；各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。接收的范围和要求：档案室接收本机
3、关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括 科学技术档案 、会计档案等各种 专门档案 ,录音带、录像带、照片等各种特殊载体的档案；各级档案馆接收本级各机关、 团体及其所属单位具有长远保存价值的档案，以及与档案有关的资料。各个国家对于档案馆保管接收档案的范围不尽相同，有些国家的档案馆只接收具有永久保存价值的档案，有的也接收定期保管的档案。中国省以上档案馆接收具有永久保存价值的、在立档单位保管已满20 年左右的档案，省辖市( 州、盟 ) 和县级档案馆接收永久和长期保管的、在立档单位保管已满10 年左右的档案 ; 档案室和档案馆正常接收的档案，要求齐全并按规定整理好, 进馆档案应遵循
4、全宗 和 全宗群 不可分散的原则, 保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性。征集流散在各机关、各部门、 个人与国外的有价值的各种历史档案 和相关资料， 是档案馆收集工作中必不可少的补充手段，分为非强制性的和强制性的两种。一般采取在协商的基础上，通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式，将档案集中到档案馆；在特殊情况下，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案，当其保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时，国家可将其收购或征购入馆，也可代为保管。寄存一般是通过协议的形式将档案存放到档案馆。寄存档案的单位或个人不失其所有权，并享有优先使用权以及能否准许其他人利用
5、的决定权。已保存在博物馆 、图书馆 、纪念馆等单位的，同时也是档案的文物或图书资料等，一般由其自行管理。档案整理 - 正文名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 档案馆 ( 室) 对收集来的 档案 分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理 中的一项基础工作。主要内容包括：区分全宗 、全宗内档案分类、立卷 、卷内文件系统化、案卷 装封、案卷封面 编目 、案卷 排列 、案卷目录编制。档案整理主要有3 种类型 :系统排列和编
6、目。在正常条件下， 档案室 接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆( 室) 内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。局部调整。 对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案, 进行新的系统化调整。全过程整理。对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。 文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主
7、要表现在文件的来源、时间、 内容和形式等方面的联系。 维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管 和利用为其最高要求，并使二者统一起来。档案价值鉴定 - 正文甄别 档案 文件的现实价值和历史价值，进行存毁处置的一项档案业务工作。主要内容包括：制定鉴定标准，如 档案保管期限表及其他有关规定；分析和判断特定档案对其形成单位、 国家 和社会 的保存意义， 具体划定各个 案卷 和相应保管单位的不同保管期限；挑选有长远保管意义的档案妥为保存或移交，剔除本无保存需要或保管期满的档案予以销毁。鉴定档案价值对档案的科学管理具有重要意义，一向被各国专家视为档案管理中最难的工作，必须慎重
8、进行。鉴定档案的原则： 要用全面的、 历史的、 发展的观点来判定档案的价值。全面的观点指：一方面从各个 全宗 之间、 一个全宗内文件之间的全面联系中，考察、分析每份具体文件，综合审视档案文件内容和外部特征的各种因素；另一方面要预测档案对形成单位、国家和社会的各种需要， 有无保存意义。 历史的观点指： 根据档案形成的时代背景和社会条件去识别档案的内容、形式及其意义。发展的观点指：要充分估计档案对未来在政治 、经济 、文化 、科学等各方面的长远作用。分析档案价值的一般方法 ( 有的国家亦称鉴定标准、鉴定依据、评价标准、评价方法等 ),不同国家、各个时期和各种学派的持论各有所异。大致从8 个方面入手
9、 : 文件内容。一般说，具有科学研究和实际查证意义的文件, 具有较大的保存价值；对具体的全宗而言,反映全宗立档单位主要职能活动和基本历史面貌的文件，具有较大的保存价值；反映一般事务性活动的， 内容重复的文件，其保存价值较小。在掌握鉴定档案价值的内容标准时，比较强调其独一无二性。 文件来源。 即从形成档案的立档单位和文件作者两方面分析文件的价值，有的国家亦称之为职能鉴定标准。在国际档案学界, 对“职能鉴定论”有不同的观点。但一般认为， 社会影响较大的高级领导机关、重要单位和著名人物形成的全宗，以他们为作者的文件，往往具有较大的保存价值。相同作者的文件在不同全宗中又各有不同的保存价值。从总体上说，
10、 本机关撰写的文件具有较大的保存价值，成为该全宗永久保存的重点；与立档单位互有隶属关系的上下级机关为作者的文件，比无隶属关系作者的文件的保存价值大。文件产生时间。 一般说， 档案产生的时间距今越远，保留下来的越少且鲜为人知，其价值越显得珍贵。 “高龄 案卷 应当受到尊重”的理论，有时被称作年龄鉴定标准，在世界各国有着广泛影响。许多国家对古代档案以及较早时期的档案，规定有“禁销”界限年份。如中国对明清名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - -
11、 - - - - 以前的档案和革命历史档案，一般不准销毁。文件名称。文件的不同种类和名称，标志着文件的不同效用，成为分析文件保存价值的依据之一。如法律、条例、决定、命令、指示、会议记录等文件， 其保存价值往往大于一般的通知、简报、来往信函等文件。 文件的稿本。同一文件的不同稿本，由于可靠程度等方面的差异, 决定了它们的不同价值。一般说, 定稿、正本往往大于草稿、副本的保存价值。在特殊情况下，已无正本的文件、某些重要的立法文件或著作，其草稿、草案等也有较大的保存价值。文件的有效期。条约、协定、合同、协议书、契约、借据等文件，在其有效期内具有法律上和行政上的效力，有相当的保存价值；超过有效期后，
12、其原有的价值往往降低乃至消失，或另有其他方面的价值因素。文件的外形特点。文件的制成材料、制作方法、笔迹、图案等等，凡有历史的、文化的、科学研究等方面特殊意义的，则比文件的本来价值相对地提高；有一定价值的文件, 如外形已被破坏得无法恢复 ,也会失去其原有的价值。全宗和全宗群 内档案的完整程度。在全宗和全宗群内档案保存比较完整的条件下，各种类型文件的价值率基本正常, 其中有些文件, 如内容重复的文件，其保存价值还要相对降低。反之，如果一个全宗以及相关全宗内的档案保存得不齐全，残存档案的价值往往相对提高, 有些不甚重要的文件, 其价值层次也可能相应地上升。在许多国家， 档案鉴定工作须依照一定的制度有
13、组织地进行。首先由国家档案行政管理部门或有关方面制定档案价值鉴定的基本标准和档案保管期限表，各系统、 地区和机关再据以制定相应的具体规定，然后由 档案馆 室分工分阶段进行鉴定工作。机关的档案鉴定工作通常分为 3 个阶段：在文件准备归档 过程中，剔除没有保存价值的文件，对拟归档的文件初步划分保管期限；随同归档质量检查，正式确定归档文件的保管期限；定期审查保管期限，对规定在 档案室 保存年限已满和档案本身保管期限已满的档案，分别进行移交和销毁处理。档案馆的档案鉴定工作，通常分为两个步骤：审核接收进馆档案的保管期限；对保管期限已满的档案剔除销毁。档案馆批量档案的鉴定工作，由档案馆会同有关部门和专家组
14、成的鉴定委员会主持进行，局部的鉴定工作， 征求业务部门的意见，或邀请有关的专家参加。机关或档案馆，由于特殊原因接收和保存的未鉴定档案，则需进行全过程的鉴定工作。执行销毁档案的批准和监销制度。经过鉴定需要销毁的档案，必须编造档案销毁清册，按照规定办理批准手续。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁任何档案，违章或误销档案者负有行政以至法律责任。销毁准销档案时， 一般实行双人监销制度。档案确已销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，且由监销人签字，以示负责。为了在决定档案取舍存毁的鉴定工作中，竭力避免造成难以挽回的失误，鉴定档案价值的基本方法一般都应采用直接鉴定法，即要求鉴定工
15、作人员逐卷逐件地直接审阅文件。一般是以单份文件为基础，以案卷和相应的综合体为单位进行鉴定。档案保管 - 正文档案馆 ( 室) 对 档案 进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理 中的一项重要内容。基本任务和要求是维护档案的完整与安全，便于调用。主要内容： 档案排架。可视不同情况分别采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架。 分类排架即按照档案形成的不同时期、档案的不同类型和立档单位 的不同 组织系统等，将馆藏档案划分为若干类别进行排架；流水排架即按照档案全宗 最初进馆的时间顺序排架；分类、 流水综合排架即先将馆藏档案分为若干类别，在每一类别内再按全宗进馆时间顺序排架。无论采用何种方法，属于
16、一个全宗的档案均应集中排放，不应分散和混杂。档案名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 库房 管理。要建立完善的档案库房管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。档案调出和归还。 调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。用完的档案要归还原位。档案检查。 对于馆藏档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。着重检查档案是否短少
17、以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。档案编目 - 正文档案馆 ( 室) 对 档案 进行著录、 标引 和组织、 制作 目录 的工作， 是档案管理 中的一项重要内容。首先是在 档案整理 过程中进行初步编目, 包括 案卷 封面编目 ( 拟定案卷标题、 确定和填写卷内文件起止日期等), 编制案卷目录和卷内文件目录，以固定整理工作的成果，为档案保管提供方便， 其成果也是检索档案的基本工具。其次在初步编目的基础上编制全宗 目录、 案卷( 文件 ) 分类目录、主题目录、专题目录和档案馆指南 等，以提供各类档案检索
18、工具 和报道目录，为查阅档案者服务。档案编目的一般方法和步骤是：对档案进行著录和标引。可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的 档案著录规则、中国档案分类法和中国档案主题词表，为各档案馆( 室) 进行编目提供了标准。 进行目录的组织和编制。即对著录标引形成的条目进行编排，分别组成分类目录、主题目录、 人名目录及各种专题目录( 见档案目录 ) 。档案馆指南、 全宗指南 、专题档案指南 等报道工具， 一般采用文字叙述形式而非条目排列形式，采取编撰方法而不采取上述方法。随着电子计算机的应用，为档案编目提供了便利(见计算机辅助档
19、案管理) 。档案检索 - 正文档案馆 ( 室) 将所藏 档案 材料的线索编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，管理和利用档案的工具。档案检索工具的种类很多，可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、 作用等不同的标准进行分类。按编制方法可分为目录、索引、指南。档案目录 是由许多条目组成的有机体，也是档案馆( 室) 检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、全宗 文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、档号 或存址等，按照一定顺序加以编排的一种检索工具，如人名索引、地名索引、文号索引。
20、指南是以文字叙述的方法，综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书，如档案馆指南 、全宗指南 、专题档案指南等。档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能，并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、 方便实用为衡量质量的主要标准。档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息,通过多种途径集中和积累起来, 以备人们按照不同的特定要求，从中检出所需要的档案。为了开展档案检索服务，必须建立相应的检索系统。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理
21、- - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和机械检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，使用方便，成本较低。 机械检索系统是使用电子计算机等存储在磁带 、磁盘 、磁鼓 ，以及缩微 胶卷 ( 片 )中的档案线索。为了扩大档案检索系统的存储范围，提高检索效率，实现档案检索的标准化，中国已制定了档案著录规则 、中国档案分类法、 中国档案主题词表等标准，作为著录与标引的依据，纳入档案检索系统的组成部分。档案的查找 , 即根据需要， 通过有关的检索手段,查出并提供档案信息，也称
22、档案检索服务工作。检索的过程和方法, 主要有下列几个步骤：分析利用要求; 选定检索工具, 确定检索途径和方法, 如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。档案统计 - 正文以统计数字反映和揭示档案 及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定 档案管理 与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。包括档案统计调查、统计整理、 统计分析和提供统计资料等环节。档案统计调查的内容和形式，根据不同
23、目的和作用，可分为两大类： 一是综合性统计和临时性调查统计。 主要是各级 档案事业管理机构为了掌握全国或某一地区、某一部门的档案工作基本情况而制定的统计制度，包括定期统计报表、专题普查、抽样调查、 重点调查和典型调查等多种方法。中国目前施行的有：统计报表。如1987 年国家档案局制发、国家统计局批准施行的档案工作基本情况统计年报，是全国统一的综合性定期统计报表制度，具有法规性，并纳入国民经济和社会发展的统计指标体系。其主要统计指标有: 中央国家机关、大型企业档案部门、全国县以上各级档案事业管理机构和档案馆 机构的设置和数量，现有专职人员的 人数 、年龄 、文化程度 、档案 专业程度、业务职称，
24、档案专职教育情况，档案事业经费，保存档案的种类、数量和保管期限，档案库房 建设与面积 ,档案提供利用人次、调卷数量 ,整理编目 , 档案资料编辑出版等，共200 余项统计指标。全宗 卡片。根据档案馆工作通则 规定， 全国各级档案馆均以全宗为单位，逐级向同级和上一级档案事业管理机关填报馆藏全宗卡片。内容有：全宗名称及其起止年月，立档单位 的性质及主要职能，全宗初次入馆日期， 档案数量 ( 包括统计日期、已整理编目的 案卷 数量、 上架排列长度、未整理编目的数量 ) 等。并规定每年年终报送全宗内档案成分和数量变化情况报道表。二是专项性情况和数量的登记，主要是档案馆( 室) 结合具体业务工作进行的各
25、项原始记录和统计台帐。它具有基础统计和检索工具的双重性。通常的项目有： 卷内文件目录和案卷目录，档案收进、移出登记簿，全宗名册或全宗目录，全宗单，档案目录 登记簿，档案利用与效果登记簿等。 原始登记是统计调查的基础，各档案馆 ( 室) 的原始登记与各级档案部门的统计工作相互结合，即形成档案统计网络。档案部门将统计调查得到的数字进行分组、整理、 系统化， 再根据不同需要把这些资料加以分析、对比，计算出各种统计指数，以了解档案事业各方面发展的现状、速度，预测发展趋势，掌握发展规律，实现对档案事业的科学管理。档案提供利用 - 正文名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - -
26、- - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 档案馆 ( 室) 通过一定方式使档案 资料直接为社会组织和公民服务的工作。是档案管理 工作的重要环节，也是实现档案价值，发挥档案作用的途径。世界各国的档案提供利用工作由于国情不一，在方式上各有不同，但都在 档案开放 的原则下，用法令、 法规或政策形式予以确定。如日本 规定档案馆的利用方式主要有阅览、复制、参考调查、 借出和展览等； 苏联规定档案部门的档案要向国家各有关部门提供利用，答复咨询，对公民提供凭证, 阅览室阅览，举办文件展览, 还可利用出版、
27、电视、广播、电影等形式报道苏联 国家档案全宗 的文件和内容； 英国规定档案馆长有义务为公众查阅和复制公共档案馆对外开放的 公共档案 提供适宜的便利条件；美国要求档案部门向联邦机构和公众提供文件或其他材料及复制件。在中国 ，中华人民共和国档案法及其实施办法对档案提供利用工作作了规定，并明确档案馆 (室 ) 提供档案利用服务的职责和社会组织与公民利用档案的权利，提出了“档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”的原则。因档案室 和档案馆在性质、任务等方面的区别，在提供利用服务的读者对象、范围和形式上有所不同。档案室是机关、单位的组成部分， 档案主要是为本机关、单位工作服务，一般以查阅方式
28、为主。各级国家档案馆属于科学文化事业单位，面向社会服务。提供利用的主要方式有：阅览室阅览、摘录，复制，咨询，提供凭证，档案陈列、展览, 发行档案缩微胶卷, 编辑出版档案史料，创办档案刊物并通过报纸、杂志、广播、电视等大众传播媒介公布档案( 见档案宣传出版 ), 根据档案内容加工整理参考性资料，以及与国外交换档案或档案复制品等。档案提供利用的程度受社会制度、开放年限、开放范围、保密要求和利用手续等制约,同时也受馆藏结构、数量、 保管整理状况以及开放利用条件等因素的影响。档案提供利用的结果是衡量档案馆(室) 工作质量的标志，同时又可通过它了解社会需求的变化和满足程度，从而调整和改进整个档案管理工作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -
