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1、立身以立学为先，立学以读书为本第一部分：办公自动化考试的注意问题1.办公自动化复习中要注意的问题：总的原则：按题目要求严格完成，没有题目明确要求的大多采用默认设置，或不作为评分点（做或不做均可） 。以考试提交的文件结果为阅卷依据，过程不予记录，所以题苑中的参考答案并不是唯一正确的答案，只作为参考。 但是希望大家充分认识其他做法是否真正正确。考试阅卷现在评分点细化， 不再一错就是5 分，对于考试来说要注意尽可能多地去完成题目要求的操作。基础题：主要参考题苑上的选择题。 （范围已公布）WORD 操作题：1) 几个设定：“常用工具栏”和“格式工具栏”的拆分；“字符”和“厘米”单位的转换；“隐藏 /
2、显示”按钮的选中。2) 段落对齐问题：尤其是“左对齐”与“两端对齐”的区别（见问题库中第3项） 。3) 对图片作大小设定前， 要在原始尺寸的基础上进行修改， 因此必须先选择“重新设置”按钮。“锁定纵横比”和“相对于图片的原始尺寸”复选框视情况而定，大小、位置的设置要两次确认。4) 对象的位置的“度量依据”要看清楚，如是“页边距”还是“页面”等，对齐或绝对只能选择其一。5) 颜色问题：有颜色说明的（特别是“黑” ）要严格按照题意设置，没有颜色说明的按缺省值设置。6) 底纹问题： “填充”和“图案”要严格区分，如“灰色-25% ”和“25% ”式样。7) 艺术字的式样选择：尤其是横竖与艺术字高度和
3、宽度的关系问题（见问题库中第 11 项） 。8) 在设定格式的时候，要注意空格问题。如“将所有数字和字母设定成某种格式” ，则数字或字母中间的空格不能一起设定成这种格式，否则阅卷算错。9) 分栏操作：（1）个别字样差别不需要调整。 （2）如要分成两栏，并设定第二栏和栏间距，这时的方法是调整第一栏，看第二栏的变化以达到题意设定要求。 （3）末段或包括末段情况下的分栏：文末加打回车以产生文末空行段落。（4）分栏情况要在所有题目做完后重复检查（尤其是有页面设置的时候）。10)首字下沉设置后，要注意原有段落是否有首行缩进要求，以及首字下沉后是否保留这种首行缩进属性（根据样张来决定）。11)页眉和页脚距
4、边界的距离：应用范围必须选“整个文档”。12)Word的难点在于：艺术字、图片、文本框及段落底纹和边框的处理。EXCEL 操作题：13)数据图表设定中，设置所有字体属性时须去掉“自动缩放”复选框。14)图表标题自动定位为两行，不能加打回车键。15)字符属性的设置（尤其是大范围）不能只看格式化工具栏，而要进行设置。16)分类汇总的做法可以总结规律：见问题库中第31 项。17)公式中的绝对引用和相对引用。18)Excel 的难点在于：计算、排序、筛选、透视表、分类汇总、作图。19)有些做法不唯一， 但不能确定哪一种答案是正确的情况下，请参考解题步骤，精选学习资料 - - - - - - - - -
5、 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本尤其是使用公式的情况。2.哪个版式，不同方法作出来都差不多的，那考试的时候是看结果和出的样张只要一样就可以得分吗？这个记分是电脑记分的吗？答：样张和题目一定要结合起来看，主要分析考的知识点有哪些，有哪些参数要修改， 不能光看样张或光看题目。 是机器阅卷， 所以更要注意操作规范性和准确性。3.选择题的范围有哪些？答：题苑中各部分前 30 题 （共 150题） ， 具体题号为：1-30，61-90， 121-150，181-210，241-270 4.网上课堂及本次教研活动平台上都挂了一个“办公自动化问题
6、库”，请大家注意关注，主要是把考试容易出错以及教学里的重点包含进去了，对大家考试或平时练习应该都有帮助5.考试不用软盘，不用软驱。6.关于考试范围和学习方法：办公自动化考试选择题范围已经公布，操作题无范围，但是题型和难度均可参考网上课堂中的练习题，知识点是固定的， 文档都是换来换去的， 所以要掌握知识点为关键， 这门课程不能死记硬背， 一定要多做多练。7.期末考试理论题和操作题各占多少分？答：选择题30 分，WORD 操作题 40分，EXCEL 操作题 30分。8.很多同学问到考试时间，这里一并回答，考试时间在12 月底 1 月初，教务部门会发具体通知给大家。 考试为 2 小时，考试地点各学校
7、不相同， 会有具体通知。9.操作题是不是多在上机指导练习范围中？答：不一定。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本第二部分：办公自动化问题库总的原则 ：1.按题目要求严格完成，没有题目明确要求的大多采用默认设置，或不作为评分点（做或不做均可）。2.以考生提交的文件结果为阅卷依据，过程不予记录，所以题苑中的参考答案并不是唯一正确的答案，只作为参考。但是希望考生充分认识其他做法是否真正正确。3.考试阅卷现在评分点细化，不再一错就是5 分，对于学生来说要注意尽可能多地去完成题目要求的操作。4.说明
8、：本课程所使用的软件版本为中文Windows2000 Professional ，中文 Office2000 。1.Word 中，如果题目要求的度量单位是“厘米”，而系统默认的度量单位是“字符”，如何进行转换？答：在“工具”菜单的“选项”命令中，在“常规”标签里将“度量单位”下的“使用字符单位”复选框设为无效即可。2.在 Word 中， “常用”和“格式”工具栏中的按钮为什么有些被隐藏起来？如何让它们全部显示出来？答：在系统默认状态下，“常用”和“格式”工具栏处在同一行上，因此部分按钮被折叠隐藏在“其他按钮”里，可以用鼠标拖曳的方法将两个工具栏分成两行，每行都能完整地显示各工具栏的所有工具按钮
9、。3.在 Word 中，有时候左对齐和两端对齐的效果完全一样，是否两者可以替代？两者有什么区别？为什么默认的工具按钮中没有“左对齐”按钮，如果用按钮来设置“左对齐”方式？答：在Word 的段落对齐属性中，有五种对齐方式，分别是：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。其中左对齐的意思是使段落按左页边距对齐文字（相对于段落缩进位置来说，下同） ，而两端对齐则顾名思义是指使段落分别按左、右页边距对齐文字。当某一段落的文字比较少，不足以换行时（比如标题），则该行的左对齐效果和两端对齐效果是完全一样的，但是这是两种属性的对齐方式，两者不可以互相替代。另外，在默认的“格式”工具栏中，只有其他四种属性的
10、对齐按钮而无“左对齐”按钮，如果要用按钮来完成对象的“左对齐”属性，可以使这四个按钮全部上浮（即无效） ，则表示左对齐方式。4.在 Word 中，在选中操作对象的时候，什么时候要在选中范围中包括段落标记？什么时候不要包括段落标记？答：这里举一个例子来说明这个问题：设置边框和底纹时，如果设置的边框和底纹是文字的边框和底纹，则在选中操作对象的时候，在选中范围中不应包括段落标记，此时我们认为这种边框和底纹是“字符属性”的；相反， 如果在设置边框和底纹时，如果设置的边框和底纹是段落的边框和底纹，则在选中操作对象的时候，在选中范围中应包括段落标记，此时我们认为这种边框和底纹是“段落属性”的。而判断边框和
11、底纹是字符属性还是段落属性的方法，则是根据样张。5.为什么在 Word 中，有时候段落标记不显示？精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本答：段落标记等控制符号（非打印字符）的显示或隐藏可由“常用”工具栏上的“隐藏/显示”按钮来控制。另外，段落标记作为比较重要的控制符号，在“视图”菜单中有一专门的“显示段落标记” 命令来控制段落标记的显示或者不显示，其优先级大于工具栏上的“隐藏 /显示”按钮。6.为什么在 Word 分栏以后，分栏段落前后会出现“分节符（连续）”字样，这种字样会打印出来吗？答：
12、 “节”是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分，在新建一个文档时，Word默认整篇文档为一个节。在Word 进行分栏后，由于分栏段落与前后段落的页面格式不同，因为分栏段落被前后分节符隔离成独立页面格式的节。“分节符”属于控制符，在页面打印时不会被打印出来。7.Word 中，如果题目要求“灰色-25%底纹” ，那么是选填充中的“灰色-25%”还是图案式样中的“ 25%”？“填充”底纹和“图案”底纹有什么区别？如果字体要求加黑色底纹，应该使用哪个命令呢? 答：灰色 -25%是“填充色” ， “25%”不是填充色而是图案式样。文字或者段落加黑色底纹当然是指“填充色”。举个例子，如果把墙壁看做背景
13、，那么“填充色”相当于是墙壁的颜色， 而“图案” 相当于是挂在墙壁上的一幅画，当然这幅画也可以有各种图案（就是我们讲的“图案”式样），这幅画图案也可以有颜色（就是图案式样里的颜色），但是这副画不等同于墙壁。所以“填充色”与“图案”是不一样的。8.在做 Word 表格和 Excel 的题目时，如果题目要求“将内容居中对齐”，是水平居中还是垂直居中？还是两者都要求居中呢？答：如果题目要求居中对齐（没有明确说明是在水平还是在垂直方向上居中的话），水平肯定要做，垂直做不做要根据样张的情况，如果在行高很高、明显能看出要垂直方向居中的，那么一定要做垂直居中，如果行高不足以看出是否要垂直居中的，那么做不做都
14、不会扣分。9.考试的时候答案正确，但做的时候步骤不同，能算对吗？是否必须要按要求的步骤做？答：考试是看结果，不看步骤。只要结果对就可以。10. 在进行 Word 字体设置的操作时，如无特殊要求，是不是都要把“西文字符”字体设置为“使用中文”呢？答：要看情况而定，如果要求设定的对象中有中文有英文，而要求设定的字体为中文，则应该把“西文字符”改为“使用中文”。11. Word 的艺术字操作中（如上机指导P44 页操作要求2 和操作要求3） ，为什么艺术字的高度小于宽度，艺术字的式样应选竖的？为什么高度大于宽度，艺术字的式样要选横向的呢？不是应该正好相反吗？答：总结下来，应该是这样的规律：如果形式上
15、（也就是样张看上去）的高、宽和实际题目要求的正好相反（比如你说的操作要求2、操作要求10 中的“打印机说明资料”） ，那应该选竖型的，反之则应该选横向的（如操作要求3） 。这点规律可以供大家参考，具体还要看做出来的实际效果，参考样张。12. 为什么我的计算机明明是装了Office2000 ，却没有华文彩云、华文行楷等字体呢？答：那是因为安装Office2000 时，默认没有安装这些字体，只要重新运行一下Office 安装程序，选“添加或删除功能”，然后在“ Office 共享功能” -“字体”下勾选需要的字精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - -
16、-第 4 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本体，最后完成安装就行了。13. Word 中，设置一段落的段前、段后的间距均设置为磅，我在度量单位里已经选了“磅”但在段落里段前、段后栏里显示的还是“行”呢？答： “磅”与“行”的转换不是度量单位里选磅（还应该选“厘米”） ，而是在度量单位下方有个“使用字符单位” ， 取消这个复选框选定，显示的单位就是 “磅”， 否则就是“行”。14. 考试时， Word 中艺术字的样式，题目中是否说明几行几列？答：艺术字如果题目中明确要求几行几列，按题目要求做；如果没有明确要求，则在第一行的六种式样中选择（按样张情况）。15. 在 Word 中的图片和艺
17、术字的环绕方式在题目中是否说明？答：图片和艺术字的环绕方式一般不在题目中说明（如有说明是最好），需要根据样张中文字和图片或艺术字的位置关系自己来判断的。16. 在 Word 中使用“查找和替换”操作时的注意点有哪些？答： （1）容易忽视的插入点位置：经常有学生把本该设置在“替换为”内容的格式，设置到了“查找内容”中去了，导致遍查不到目标的现象。（2）容易忽视一个按钮“不限定格式”按钮：设置错了格式可以用该按钮来取消格式的设定。（3）范围上：有可能是全文、部分段落或个别目标跳跃进行替换。（ 4）内容上：有可能仅内容替换，或内容加格式替换，或特殊字符（字母、数字等）替换。（5）删除同样内容的也可以
18、用替换，比较快又不易漏掉，如空格等。17. 在 Word 中，图片设置时要注意什么？答：对图片作大小设定前，要在原始尺寸的基础上进行修改，因此必须先选择“重新设置”按钮。“锁定纵横比”和“相对于图片的原始尺寸”复选框视情况而定，大小、位置的设置要两次确认。18. 在 Word 中，怎样确定对象（如图片、艺术字等）的位置？答：题目中会明确对象的位置要求，但是要注意：对象的位置设置时，“度量依据”要看清楚，如是“页边距”还是“页面”等，另外，“对齐方式”或“绝对位置”只能选择其一。19. 在 Word 中，颜色设置要注意什么？答：颜色问题要注意：有颜色说明的（特别是“黑”）要严格按照题意设置，没有
19、颜色说明的按缺省值设置。20. 在 Word 中，分栏如果和样张不一致，两栏间差个别字或一行，是否一定要调整和样张一致？答：不需要。由于硬件配置等方面的原因（如显卡等），分栏效果会在不同机器上显示效果有细微差别，这时不需要调整，更不能插入分节符或分栏符等控制符号强行将分栏显示调整和样张一致。分栏主要要设置的是分栏对话框中的参数，如栏数、 栏宽、 栏间距、 有无分隔线等。21. 在 Word 中，为什么有的时候分栏始终无法设置两栏中第二栏的精确栏宽或栏间距？答：这属于分栏操作中设定的特殊性。例如，要求将某段落分成两栏，并设定第二栏和栏间距，这时的方法是调整第一栏，看第二栏的变化以达到题意设定要求
20、。22. 在 Word 中，在对文档最后一个段落分栏时，无法达到分栏效果（始终只有第一栏），应精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本如何处理？答：在对文档最后一个段落，或包含最后一个段落的某几个段落进行分栏的时候，应先在文末加打一个回车键，使文档产生一个文末的空行段落，然后选择分栏范围（不包括文末新增加的空行段落），进行分栏操作，即可完成分栏要求。23. 在 Word 中，对分栏操作还有哪些要注意的问题？答：在有分栏操作的题目中，分栏情况要在所有 题目做完后重复检查（尤其是有页面设置的时候）
21、。这是由于页面设置有时候会影响分栏的栏宽、栏间距等，对分栏结果产生影响，因此所有题目做完以后应再次确认分栏操作的相关参数。24. 在 Word 中，做首字下沉操作以后，有哪些要注意的地方？答：首字下沉设置后，要注意原有段落是否有首行缩进要求，以及首字下沉后是否保留这种首行缩进属性（根据样张来决定）。25. 在 Word 中，当题目要求设置页眉或页脚距离边界距离时要注意的问题？答：当题目要求设置页眉或页脚距离边界距离时，应注意应用范围必须选“整篇文档”。尤其当整篇文档分成若干“节” （比如有分栏操作的时候）时，应用范围不能选 “本节”，“节” 是整篇文档的一部分，选“本节” 意味着该操作只对部分
22、范围有效而非整个文档，所以是错误的。26. Word 操作的难点有哪些？答： Word 的难点在于：艺术字、图片、文本框及段落底纹和边框的处理。27. Excel 中，为什么在数据图表设定中，设置所有字体属性时须去掉“自动缩放” 复选框？答：因为“自动缩放”表示：当图表对象被调整大小时，系统将按比例相应调整附加的文字或数字的大小，为确保题目要求设置的文字或数字的大小，则须去掉“自动缩放”复选框。28. Excel 中，当题目要求设置某个区域的单元格字体属性（如宋体、10 磅）时，当选中了这个区域后，工具栏上已经显示了该字体属性（宋体、10 磅） ，但是为什么老师说结果是错误的？答：字符属性的设
23、置（尤其是大范围）不能只看格式化工具栏，工具栏中的字体属性只是显示当前单元格的属性，当你选中的某个区域时，工具栏也只显示这个区域中唯一的当前单元格的情况，而非该区域中所有单元格的情况，所以当选中的某个区域要进行设置时，一定要在工具栏中选择相应的命令（如宋体、10 磅）进行设置。29. Excel 的“页面设置”命令为什么不能执行？系统提示没有安装打印机，是否一定要连接实际打印机才能进入页面设置？答：要使用Excel 的“页面设置” ，必须在系统中有一默认打印机。这里的默认打印机不是一定要有一台实际的打印机和计算机连接，而是要设置一个默认的打印驱动程序（哪怕没有打印机和计算机连接也可以），可以通
24、过 “开始” 菜单 “设置” “打印机”，然后执行“添加打印机”。30. Excel 中，需要排序或筛选后才能得到结果的题目，操作后是否要恢复原状? 答：如果题目本身是要求排序或筛选，则当然不要恢复原状（否则不是白做了吗？）如果不是题目本身要求，而是为了得到结果而自行采用的中间结果，则应该要恢复。31. 分类汇总是什么意思，操作中应抓住哪些关键？答：分类汇总，顾名思义就是先分类，使得在数据清单中拥有同一主题的记录集中在一精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 7 页立身以立学为先，立学以读书为本起，然后对各类数据分别进行某一汇总
25、运算（如求和、均值等）。因此分类汇总可由以下几个步骤来完成：（1）依据要分类的字段进行排序，使得有相同分类汇总字段数据的记录集中在一起；（2）利用“数据”菜单中的“分类汇总”命令，选择合适的汇总方式（如求和）和汇总项（根据样张） 。在完成第（ 2）个步骤的时候，要注意两个问题：（1）一般汇总项会有多项，要注意分析样张（横向观察），选定正确的“汇总项”。（2）如果有多个分类汇总存在的话，要注意分析样张（纵向观察），应按照自下而上的原则，依次完成各次分类汇总。32. Excel 中，若单元格出现一串“#” ，表示什么意思？答： Excel 中，若单元格出现一串“#” ，则表示该单元格宽度不足以显示
26、该单元格内容，此时可适当调整该列列宽或取最合适列宽来显示其中内容。33. Excel 中，为什么在公式中会出现“#DIV/0 ！ ”？答：该提示内容说明在该公式中出现了“被零除”的错误。34. Excel 中，排序时要注意哪些问题？答： Excel 排序时，如果是单关键字排序，则可将当前单元格定位在关键字所在字段，用工具栏上的“升序”或“降序”按钮完成排序。这种情况在数据清单清楚（周边没有其他数据可以引起混淆）的情况下有效。如果数据清单不清楚，或者是多关键字排序，则应使用“数据”菜单中的“排序”命令，进入“排序”对话框进行设置。此时要注意，选择的数据清单应保证记录的完整性（即保证选中该记录的相
27、关所有字段，即列），不能只选涉及到关键字的某一字段或某几字段，这样排序只会在所选范围内进行，而排序的结果则会造成记录属性的错位，造成数据清单的混乱。35. Excel 中，在进行公式复制的时候，其中引用的单元格会发生变化，这些变化是怎样产生的？是否存在变化的规律？答：单元格在公式中的引用有三种：绝对引用、相对引用和混合引用。相对应用是系统默认的一种引用方式。比如在单元格A5 中输入公式“ =SUM（A1：A4 ） ” ，将公式从A5 复制到B5，则公式自动变为“=SUM （B1：B4） ” ，这是由于目标单元格 B5 相对于原来的单元格A5 而言，位置相差了一列（行没有变化），则在公式复制时，
28、系统自动将原来公式中的单元格列号加1（行因为没有变化所以没有相对的变化量） 。绝对引用的意思则是在单元格地址的行号或列标前加一个“$”符号，则在公式移动或复制时，公式所引用的该单元格地址中的行号或列标不会发生相对的地址变化。例如，比如将单元格A5 中公式修改为 “=SUM（$A$1：$A$4） ” ，将公式从 A5 复制到 B5，则公式仍然为“=SUM （ $A$1：$A$4） ” 。混合引用是相对引用和绝对引用的综合，遵循相对和绝对引用的地址变化规律。例如，在单元格A5 中输入公式“ =SUM（$A$1：A4） ” ，将公式从A5 复制到 B5，则公式自动变为“ =SUM （$A$1：B4） ” ，前面使用绝对引用的A1 单元格地址没有发生变化，后面使用相对引用的A4 单元格地址还是发生了变化。36. Excel 操作的难点有哪些？答： Excel 的难点在于：计算、排序、筛选、透视表、分类汇总、作图。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 7 页
