丰顺物流2012费用报销系统操作手册——基本操作及常见问题答疑IT服务中心IT服务中心目录系统菜单及基本操作 21. 主菜单 21.1 统计页面 31.2 账户信息资料 31.3 报销工作流 41.4 借支工作流 101.5 付款工作流 101.6 我的申请类别 11常见操作问题答疑 12一、 权限问题 12二、 账户设置问题 12三、 费用类型选择 14四、 打印相关 20五、 操作相关 21六、 系统异常 27七、 常见操作答疑 28备注：按住ctrl并单击可访问超链接系统菜单及基本操作1. 主菜单主菜单中包含统计页面、报销工作流（见单付款）、借支工作流（适用内部员工）、付款工作流（适用外部客户、供应商）、账户信息资料、我的申请类别（自己设置） 1.1 统计页面统计页面可以直接查看各种单据的状态信息，方便用户快速了解单据还款情况1.2 账户信息资料使用费用报销系统起草工作流前最重要的是要录入正确的账户信息资料，即收款人信息点击“新增”即可添加账户信息：注意：请正确录入账户信息资料；收银员录入时需与OA财务管理下的个人银行账户资料信息一致，且账户处于正常状态，如果不一致会导致工作流无法提交。
账户资料录入后可以起草报销、付款或借款工作流：1.3 报销工作流报销工作流（见单付款）主要用于各经营、运作部门日常补充备用金报销以及职能部门个人报销且经营、运作、职能部门申请的借款单、付款单（除资金调拨、银行还贷、车辆还贷、车辆付款、月发月送）点击“冲借款”/“冲付款”后也会自动关联到报销单进行转报销操作步骤：1、 点击新增按钮，出现编辑界面：注意：请检查申请人部门及申请人公司，如果费用报销系统和通讯录都显示错误，请联系IT服务中心；如果通讯录显示正确但费用报销系统中显示错误，请联系财务信息化项目推进小组进行修改2、 确定无误后选择工作流名称：3、 正确填写收款方信息、汇款日期及号：选择收款方后会自动弹出对应的账户性质、省份、开户行等信息4、 点击“新增”添加费用类型及金额：其中费用类型的选择是根据第2步中所选择的工作流名称而对应出现的，如工作流名称为“日常”即出现以下选择：5、 填写报销金额后界面会显示总金额、核定金额等项目：如果同一个工作流名称需要选择几个费用类型的话可使用批量新增：进行费用类型批量选择界面：6、 填写相关是由说明后即可点击“提交”按钮提交工作流，或点击暂存，暂时保存申请信息：7、如果工作流需添加附件，要先点击“暂存”按钮，然后点击“附件”按钮：选择附件并上传：添加附件后点击“保存”按钮即可提交工作流。
8、 暂存的工作流可选中后点击“编辑”按钮进行修改：9、 工作流较多时可点击“查询”按钮进行搜索：输入查询条件：10、 新增工作流时有相同类型的可直接复制，避免所有信息都要重新填写的麻烦：1.4 借支工作流借支工作流适用于经营、运作、职能内部人员因生活费、出差金额不足等其他符合公司借支管理规定的费用，需要向公司借款的情况步骤：（申请步骤同报销工作流，不再重复）借支工作流共有5种，且费用类型均为“员工借支”：不同于报销工作流的是借支工作流需要转报销（即冲借款）：借款工作流审批完成后，选中需要冲借款的项目后点击“冲借款”即可在费用报销工作流中生成一条对应的转报销工作流1.5 付款工作流付款单适用于公司对外支付给客户或供应商的款项，如：工程款、银行还贷、车辆还贷，采购款，房租等步骤：（申请及冲付款操作同付款工作流）1.6 我的申请类别我的申请类别主要用于设置用户日常工作中比较常用的工作流名称及费用类型，避免每次申请时都要花费时间查找：点击“新增”后即可出现添加界面： 选择对应费用类型：注意：设置后每次起草工作流时只能看到自己添加的工作流及费用类型，如果需要起草其他类型请重新添加或清空我的申请类别。
常见操作问题答疑 一、 权限问题1. 新入职员工，在打借支时，点击OA首页的费用报销显示404未找到，找不到JSP文件；答：出现该提示是指没有费用报销系统权限，请联系财务信息化项目推进小组开通注：所有用户在OA首页的系统菜单里都会有“费用报销”图标，但只有经理级以上的人员、职能员工及收银员才会有起草的权限，普通员工除私人借款时可开通权限外一律无权限二、账户设置问题起草工作流之前首先要在费用报销系统主菜单“账户信息资料”录入账户信息，否则起草工作流时无法找到对应的账户信息，会导致工作流无法提交；账户性质分为如下四类：1.子公司账户：对公账户，一般用于大区出纳；2. 收银员卡账户：丰顺子公司账户：自行填写，提交时与OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中的账户信息进行校验； 3. 内部员工账户：可将自己平时报销用的账号信息填写并保存； 4. 公司外部账户：对外付款的业务，可将供应商账户维护到系统中注：若账户信息发生变更，可将不用的账户禁用掉，再重新新增常见异常：1. 已经在OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中录入了账户信息，打工作流时收款方里面是空白的，还是选不到账号，打字也打不进去，怎么办？答：在OA中录入账户后，还需要在费用报销系统-账户信息资料中录入账户信息，保存后再打工作流就可以选到账号了，不需要手动填写。
2. 提交工作流时提示“调用OA接口错误，没有找到对应的账户信息”怎么办？答：遇到这种情况，要把费用报销系统中的账户资料与OA中的账户信息核对，收银员卡核对路径：OA--办公平台-财务管理--个人银行账户--个人银行账户查看录入，看账户信息是否录入，会计是否审核，与费用报销中的账户资料是否一致；子公司账户则在对公银行账户-对公账户查看录入中核对核对内容同收银员卡3. 提交工作流时提示收款方，账户性质等不能为空，重新选择账户还是这样，怎么办？答：遇到这种情况时，要先把收款方里的内容清空，然后再重新选择账户，账户信息资料就会自动带出4. 新交接的收银员，在费用报销系统中录入银行账户信息时，直接把原收银员的账号、姓名修改成我的，可以吗？答：不可以，原收银员异动或离职，账户已注销，应禁用该账户，然后再新增新收银员的账户，不得在原收银员账户信息上做修改，以免账户信息交叉，影响您的日常报销 三、 费用类型选择1. 在报销物业管理费时，在日常里怎么找不到这个费用类型？答：物业管理费在工作流名称房租下，工作流路径为：付款单-房租-物业管理费2. 公司给领导配置的商务车产生的油费、路桥费在报销时应该选择什么费用类型？答：公司给区长，总监等领导配置的商务车产生的油费、路桥费等费用在报销时，应该选择商务车使用费。
工作流路径为：报销单-日常-商务车使用费或付/借款单-日常-商务车使用费3. 部门申请房租费用打了日常借支，转报销的时候怎么找不到房租这个费用类型？答：房租费用有专门的工作流名称【房租】，如果申请付款，要打付款工作流，工作流路径为付款单-房租-房租费；如果是直接报销，工作流路径为：报销单-房租-房租费房租税金、物业管理费、取暖费同理4. 对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？答：为方便财务部报销对公账户开户费，手续费等费用，我部新增费用类型：账户管理费，汇款手续费，工本费，工作流路径为：报销单-日常-账户管理费/汇款手续费/工本费5. 结婚贺礼申请、生小孩贺礼申请、小孩营养教育费申请应该怎么起草工作流？答：这三类工作流有专门的工作流名称【全程无忧】，申请请走报销工作流，工作流路径为：报销单-全程无忧-结婚贺礼申请/生小孩贺礼申请/小孩营养教育费6. 部门报销固定资产、办公用品、低值易耗品等购买费用应该怎么起草工作流？答：1）、采购中心报销资产采购类费用有专门的工作流名称“物资资产采购”，工作流路径为：报销单/付款单-物资资产采购-办公设备/机械设备/IT设备/运输设备/低值易耗品/劳保费。
根据资产类型选择对应的费用类型，根据实际情况（有无发票）选择报销工作流或付款工作流 2）、除采购中心外的部门报销该类费用，请选择工作流名称“日常”，工作流路径为：报销单-固定资产采购/低值易耗品或付款单-固定资产采购7. 采购中心报销跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用要选择什么费用类型？答：根据账务处理细则规定：凡是跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用都应划入招聘费和培训费所以我部在“物资资产采购”工作流中新增费用类型：其他（招聘），教学设施设备（为培训采购的低值易耗品设备）工作流路径为：付款单/报销单-物资资产采购-教学设施设备/其他（招聘）请采购员根据具体费用合理报账8. 报销社保卡费用和生育保险费用应该如何起草工作流？答：关于报销为员工购买社保支付的社保卡费用以及返还社保局汇到我司的员工生育保险费用，统一走付款工作流，工作流路径为：付款单-社保-社保卡费用/员工生育保险1）.社保卡费用：公司代员工办社保时的社保卡费用，此费用会从员工工资中扣除2）.员工生育保险：我司代收员工生育保险返还给员工部分，要扣除已经发放的生育津贴9. 对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？答：为方便财务部报销对公账户开户费，手续费等费用，我部新增费用类型：账户管理费，汇款手续费，工本费，工作流路径为：报销单-日常-账户管理费/汇款手续费/工本费。
10. 部门报销给客户发票兑奖的费用是否要走费用报销流程？答：为方便营业部报销发票兑奖费用，规范操作流程，我部新增费用类型“发票兑奖支出”，即日起营业部报销发票兑奖费用需起草费用报销工作流，工作流路径为：报销单-日常-发票兑奖支出特别提示：费用承担部门应选择部门所属财务部注意：费用承担部门选择部门所属财务部11. 部门新员工参加新员工培训产生的交通费，报销时费用类型应该选择交通费还是培训交通费？答：因培训产生的交通费应该选择日常-培训交通费，日常-交通费一般是指市内交通费，即拜访客户、去银行办理业务等产生的交通费12. 报销部门饮用水费用，费用类型是选择水电费还是办公费？答：部门饮用水不属于水电费核算内容，应该选择办公费，请各部门报销时注意区分这两种费用，正确选择费用类型13. 报销经营部门新开点时所产生的费用应该选择什么费用类型？答：经营部门新开点时所产生的费用，包括选点费用、人员工资、办公费、培训费、差旅费用、印刷费、注册登记费等费用在报销时选择开办费，工作流路径为付款单-日常-开办费或报销单-日常-开办费四、 打印相关费用报销系统打印首先要添加可信站点：添加可信站点后若出现异常，可参照以下两种情况及解决方法：1. 在打印费用报销明细表时，总是会跳出“限制此站点”，无法打印，怎么办？答：在工作流界面，点击打印，会弹出费用报销明细表页面，在该页面点击鼠标右键，在弹出的界面中选择打印，就可以把当前明细表打印出来。