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1、企业电子文件的组织与管理 电子文件的出现和普及，使得过去文件从产生到归档或销毁之间漫长的时间差几乎缩 短为零。企业电子文件的管理也在这一大潮中实现了质的飞跃。 一、企业电子文件的组织结构 1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建 设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和 解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文 件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子 文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝 着以信息为基础，
2、结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理 相应可分为归档管理和保管利用两层。 归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保企业电子文件随时归档的运 行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了企业电 子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固 化保存技术。 保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套企业电子档案数据原始性、 完整性检验报告；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的企业档案数 据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。 2.在目前实践中，
3、电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管， 二是由企业档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着企 业的网络服务器或多终端系统的主机及企业数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行 登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机管理人员，有利 于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。 当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方式方法问题和档案的集 中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。 3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现企业电子文件流向过程的控制 欲管理，
4、贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、 岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，对于企业就必须编制一个规定，来正 确全面地进行规划电子文件合适的内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关 键。企业电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证 电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同采取必要的技术、规范规程 及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像 与数字影像的双向转换技术。 二、电子文件的管理方式及技术支撑 企业电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中
5、，很少有 档案部门参与企业信息化工作，以至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用 自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识到自己的优势和实力，去争取自己应有的 地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋 划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建 设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。 建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我 国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施 电子文件管理及电子文件归档的首要问题。加强对企业电子文件的前端控制
6、，对电子文件 的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息化的完整性、真实性，为发挥数字档案库 作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的 各类电子文件，变为实施参与、控制、监督电子文件的产生、流转和分类保存。 档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平 不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的 模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到企业办公自动化系统中， 实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在 无纸化办公的环境下如何开展，因此使用
7、的是传统的纸质档案管理的方法。档案管理软件 如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。 随着企业电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理企业电子档案将是迫在眉睫的问题， 也是档案管理软件如何使企业档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案 工作理念发生变化。 企业电子文件和电子档案管理迫切需要建立各种规章制度，建立起企业电子文件和 电子档案管理双轨制度要根据电子文件和电子档案管理特点，制定完善符合实际需要的企 业管理规章制度，以保证企业电子文件和电子档案管理工作有效地开展。 我们认为实施企业电子文件的组织与管理并不仅仅是一个单纯的技术问题或业务问 题，而是应当理解为企业电子档案管理是为了适应在新经济环境中，企业为实现对信息流 的完全而有效控制采取的必然措施，只有这样企业才能充分适应现代市场特点，及时满足 客户需求。换句话说，就是在新的经济社会环境条件下，企业需要一个更加有效的企业电 子文件管理组织。
