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1、秘书实务精品课程,模块三 秘书办会模块,任务二 安排会议值班工作 知识目标 1 掌握会议期间值班工作和值班日志的主要内容 2 掌握会议值班安排表、值班电话记录、交接班记录的格式和内容 能力目标 1 能够编制值班安排表 2 能够按要求填写值班日志 3 能够正确处理值班期间的电话接待和来访接待,教学重点 1 如何编制值班安排表和按要求填写值班日志 2 如何正确处理值班期间的电话接待和来访接待 教学方法项目驱动 案例教学 教学过程 1 任务导入 2 任务分析 3 相关知识 4 任务实施 5 实战演习,一 任务导入,天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技
2、人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。,会议时间：2008年12月23、24日，两天 2008年12月23日上午9：0011：00
3、表彰先进个人和先进集体下午14：3017：00 2009年工作部署 12月24日上午9：0011：00 会议分组讨论下午14：3016：00 参观新型、新款家电产品的生产线 地点：北京 与会人数：1500人左右 受表彰人数：40人左右 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请安排好会议期间相关的值班工作。,二 任务分析,要做好相关的会议期间的值班工作，首先要弄清值班工作的主要内容和值班日志的主要内容，其次要会编制值班安排表，掌握会议期间值班电话记录、交接班记录的格式和内容以及值班工作的注意事项；最后，作为职业秘书，会议期间的值班工作要做到有条不紊，任何环节的纰漏都会影响到会议的质量。,三、相关
4、知识,会议期间的值班工作是会议中期重要的工作，会议值班人员的工作态度和工作能力，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的值班工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会议的值班工作。 会议期间值班工作的主要内容会议值班，指从与会人员报到当日开始到代表全部离会期间，实行24小时值班，及时联系并解决各种可能出现的问题。,(一)值班工作的主要内容见下表,(二)秘书值班工作的要求,1、要坚守岗位，不得擅自离岗2、要善于随机应变，不要手忙脚乱 3、要言行谨慎，不得有损形象4、要请示汇报，不可越俎代庖 5、要规范高效，不得推托扯皮总之，会议值班室应实行昼夜值班，应在会议秘书处的领
5、导下，负责好会议期间信息的承上启下，各部门、各环节的左右联系、互相沟通和平衡协调的工作。,编制会议值班安排表 会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时间里需要不同的人进行同样的工作，这就要编排一个班次表，标明由谁在什么时间或日期上班或休息等。（见表31）,表31会议值班表,说明： 值班时间,请注意保持会议值班室的安静整洁。 与会人成员若有问题，欢迎前往会议室询问。 值班人员请注意接待来访人员。 值班人员请保证离开时会议值班室整洁。天地公司秘书处2008-12-20,会议值班表也可以这样制作,12月22日 09:00 接到办公室主任电话 09：20 接待自驾车前来报到人员 09：40接到客户电
6、话，反映产品售后服务方面的问题 10：15 会务组通知值班人员小张，务必做好值班室与会务组的及时沟通与联系 10：30 协调生产部门与技术研发部门会议室使用时间雷同的问题 10：50接待外地来访人员 11：10 认真解答顾客咨询的产品质量问题 11：30引导与会人员报到，办理相关的手续,会议期间值班记录的编写,（一）值班日志的主要内容（见表2-1）,（二）外来人员来访接待登记表（见表2-2）,外来人员来访接待登记表的内容有来访人员的姓名、单位、来访时间、来访事由、访问对象、联系方法、处理结果、值班人等。,表22外来人员来访接待登记表,(三)值班电话记录表,值班电话记录表的内容有来电时间，来电人
7、员姓名，来电单位，来电内容、找寻对象、联系方法、处理结果、值班人等。,表23值班电话记录表,（四)交接班记录表的格式和内容（见表2-4）,年 月 日值班领导签字：办公室主任签字：,四 任务实施,2008年天地公司年终表彰大会的值班工作可按照如下步骤进行： 安排值班人员做好2008年12月22-24日三天的值班工作，主要做好如下工作：,二、编写好会议期间的值班记录表,（一）值班日志的主要内容（见表2-1） （二）外来人员来访接待登记表（见表2-2） （三）值班电话记录表（见表2-3） （四）交接班记录表的格式和内容（见表2-4）,五、实战演习,某企业将于2008年9月23、24日召开全国知名企业家经验交流大会，邀请了省里、市里的有关领导和全国知名企业家代表，与会人数200人左右，如何做好会议期间的值班工作？并将方案做成ppt演示文档。,
