秘书学基础知识 第一章 文书基础

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1、第一部分 秘书基础知识 第一章 文书基础公文写作与处理的主要法律法规依据公文写作与处理的主要法律法规依据 1 1中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例2 2人大机关公文处理办法人大机关公文处理办法3 3国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法4 4关于实施关于实施国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法涉及的几涉及的几 个具体问题的处理意见个具体问题的处理意见5 5国家行政机关公文格式（国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999GB/T 9704-1999）6 6中国人民解放军机关公文处理条例中国人民解放军机关公文处理条例7 7中共中央办公厅公文主题词表中

2、共中央办公厅公文主题词表8 8国务院公文主题词表国务院公文主题词表9 9中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法1010标点符号用法（标点符号用法（GB/T 15834GB/T 1583419951995）1111出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T 15835GB/T 1583519951995 ）注意鉴定考核比重： X占70%、Y占20%、Z占10%第一章 文书基础（占10%）第一节 应用文书的含义与制发程序（Y级）本节的学习重点 应用文书的含义与分类（Y级） 应用文书的制发程序（Y级）第一节应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类应用

3、文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及 个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总 称。 应用文书：行政公文、事务文书、商务文书（1）行政公文（包括电报，下同）是行政机关在行 政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文 书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。即通 用公文13种。 13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报 、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 公文的内涵：公文的内涵： 公文的制发者必须是公文的制发者必须是法定的机关、组织及其法定的机关、组织及其 负责人负责人 公文必须是在管理过程中公文必须是在管理过程中形成并使用的形成并使用的 公文必须是按照公文必须是按照

4、统一的体式（格式）统一的体式（格式），经过，经过 一定的处理程序制成的信息载体一定的处理程序制成的信息载体 公文是各级各类公文是各级各类机关和组织依法行政和开展机关和组织依法行政和开展 公务活动的一种重要工具公务活动的一种重要工具（2）事务文书是指机关、单位、团体和个人 为处理日常事务所使用的文书。 （传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（ 贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录 、计划、总结、述职报告、讲话稿等）（3）商务文书是指机关、单位、团体为处 理商务业务所使用的文书。 （意向书、订货单、商品说明书、市场调查 报告、招标书、投标书、合同、可行性研 究报告等）公文的主要特点（了解）1法定性2

5、政策性3实用性4时效性5规范性公文的作用（了解）1决策与领导作用（最主要的作用）2强制执行和处理的作用3依据和凭证作用4公务联系与沟通作用5宣传与教育作用二、通用公文的制发程序发文办理：以本机关名义制发公文的过程， 包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记 、分发等程序。n（一）草拟：拟写公文草稿。草拟公文的主要要求（1）、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如 提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明 。 （2）、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨 ，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确， 篇幅力求简短。 （3）、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应 当先引标题，后引发文字号。

6、引用外文应当注明 中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“ （一）”， 第三层“1”，第四层为“（1）” 。（5）应当使用国家法定计量单位。（6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明 简称。（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序 数和在词词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩 语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。n（二）审核：对公文文稿进行审查核定。送负责人签发前 由办公厅（室）进行审核。n重点：行文方式、行文规则、拟制要求、公文格式。n（三）签发：负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准 予印发。n以本机关名义制发的上

7、行文，由主要负责人或者主持工作 的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由 主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。n（四）复核：再一次对公文制发的工作环节进行审查核对 。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。n重点：看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式 是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节 。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复 核。l（五）缮印：根据国家行政机关公文格式，缮写或打 印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。l（六）用印：由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。l（七）登记：由文秘部门将待发公文登记造册，为待发文 件注册、编注发文字号

8、，确定印制数量和发送范围等（机 密文件还要确立公文份数序号）以备存查。l（八）分发：由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（ 邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单 位或个人。其它制发程序：其它制发程序：三、事务文书、商务文书的制发程序l所有事务文书、商务文书都有草拟、审核、定稿 、公布及操作的制发程序，私事文书不具制发程 序，不属本章研究对象。l简报：从调查、草拟、审核到编发（选稿、改稿 、加写按语、版面编排）均有其特定的制发过程 。l计划：从调查征询、草拟、审核、修订到公布， 也有固定的制发过程。l合同：从订立合同前的确定要件、订立合同到确 认合同成立及生效，也有固定的制发过程。

9、公文的结构公文的结构是指公文的组织结构，具有规范 性和相对确定性。组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分 。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注 、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日 期等部分组成。 公文的格式（学习的重点内容）公文的格式是指组成公文的各部分文 字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文的稿本（了解）文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿 子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后 顺序分为初稿、二稿、三稿等，按用途分 为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿 、送审稿、报批

10、稿等。定稿又称正稿、原 稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也 是日后工作查考凭证。 文本可分为正本、副本、存本、暂行 本（也叫试行本）、各种文字文本。第二节 应用文书的格式 X级一、通用公文的格式 （一）公文用纸及印装规格（1）公文用纸一般采用国际标准4型其成品幅面尺寸：（210mm297mm）。 （2）、公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）A4型公文用纸页边及版心尺寸图示： 公文印装要规范（3）公文文字从左至右横写、横排。 一般每面排22行，每行排28个字。（4）公文应左侧装订，不掉页

11、；后背平整、 不空。 了解： 印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差 不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面 不花、不白、无断划。 装订要求：骑马订或平订的订位为两钉钉锯 外订眼距书芯上下各14处，允许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm5mm 。（二）、通用公文中各要素标识规则1 、 格式要素：眉首（红色反线以上）、主 体、版记（主题词以下）。 1、眉首 眉首又叫文头。由公文份数序号、秘密 等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人（会签人）和红色 反线等要素。下行、平行公文首页格式上报公文首页版式（1）公文份数序号（印刷顺序号）公文份数序号（份号）：是将同一文稿印

12、制若 干份时每份公文的顺序编号。 目的是为了便于文件的统计、登记与查找。并 不是所有公文都需要编制份数序号 办法规定带有密级的公文要编制份数序号 。 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 至少两位）“01至99”“或七位数。（2）秘密等级和保密期限：l目前分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。如需标 识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上 角第1行，两字之间空1字，如“机 密”；l如需同时标识秘密等级和保密期限，也用3号黑体 字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保 密期限之间用“”隔开，如“机密 一年”。（3）紧急程度紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。紧 急公文分为“特急

13、”、“急件”两种。有的文件 要求限时送达，则在文件封套上标注“限月日时前送达”的字样。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版 心右上角第1行，两字之间空1行，如“急 件” ；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶 格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在 版心右上角第2行。 “紧急”也可置于公文标题中“文种”前，如: 关于开展财务、税收、物价大检查的紧急通知 ，若在标题中已经出现了紧急程度，那么文头部 分不必重复标引。（4）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成 ；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范 化简称。平行文与下行文发文机关标识上边缘至版心上 边

14、缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。 对于上行文的公文，发文机关标识上边缘至版心上 边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色 标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但 最大不能等于或大于22mm15mm（高 宽） 。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件 ”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排 布；如联合行文机关过多，必须保证公文首 页显示正文。行政机关之间联合行文，标注 主办机关的发文字号 。 文件 （联合行文时主办单位放在最前面。）（发文机关一般套红印刷，字体稍大，居中位置。）（5）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。例如，“ 国办发 20065号”。发文

15、机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布 ；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称 （1995不能简写成95，2004不能写成04），用 六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不 编为001），不加“第”字。 联合机关只标主办机关字号。注意：用直角中括号“茂200410号”，用 小括号“茂（2004）10号”都是不规范的 。发文字号位置有两种形式l一是平行文、下行文的发文字号位于发文 机关标识下空2行，居中排布；l另一是上行文的发文字号位于发文机关标 识下空2行，居左空1字。（6）签发人（会签人）签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机 关领导人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发 文

16、字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字； 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒 号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合上报公文时， 文件主办机关的签发人姓 名置于第1行 ，其他机关签发人姓名按发文机关 标识中机关名称的先后排列次序，在第1行之下依 次排列，此时下移红色反线，使最后一个签发人 姓名与左侧的发文字号处在同一行。发文字号与 红色反线仍旧相距4mm。（7）红色反线 （间隔横线）发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的 红色反线。其长度与版心等宽，即156mm 。l党的文件要在红色反线中间印一颗红五星。2、主体公文主体部分包括：公文标题、主送机 关、正文、附件、成文日期、印章和附注 等要素。（1）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可 分1行或多行居中排布；回行时，要做到词 意完整，排列对称