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1、 好的使用习惯让你事半功倍ExcelExcel应用技能培训应用技能培训标题样式副标题样式使用使用ExcelExcel的应具备的良好习惯的应具备的良好习惯 学习要点: 1、excel工作表编辑要点 2、excel快捷键应用技巧 3、设置excel数据有效性防止数据出错 学习目标:通过掌握excel应用基本技巧,掌握如何在excel 工作表中规范编排数据、使用正确格式的数据类型 ,高效率的输入数据。 标题样式副标题样式excel工作表编辑要点-1一、同一对象请使用同一名称,而不要使用简写 、别称,以便使用函数查找,引用,如果你使用 过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性 。同理,不同部
2、门间对同一对象亦应统一名称或 编码,以利数据的传递、引用。在要使用公式的单元格,尽量不使用合并单 元格功能(可使用跨列对齐来居中),以便填充 公式、排序、筛选。标题样式副标题样式二、排版时不要在字符串的前后插入空格,尽量 使用对齐功能来排版,以便使用函数查找、引用 。 排版时使用顶端标题行、标题列功能,而不要笨 拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。(数据 清单的格式)excel工作表编辑要点-2标题样式副标题样式三、工作簿内工作表较多时,最好能够给多个工作 添加颜色属性进行分类并使用工作表标签的快捷菜 单,快速选取工作表。 学会使用拆分窗口功能,免除为看到标题行而大量 滚屏,以提高工作效率。小
3、技巧:通过用鼠标右键单击标签滚动按钮,显示快捷菜单 excel工作表编辑要点-3标题样式副标题样式四、 Excel 受损文件急救 转换格式法 这种方法就是将受损的Excel工作簿重新保存,并将保存格 式选为SYLK格式;通过这种方法可筛选出文档中的损坏部 分。一般情况下,大家要是可以打开受损Excel文件,只是 不能对文件进行各种编辑和打印操作的话,通过使用这种方 法尝试进行恢复。 直接修复法 大家可以利用Excel新增的“打开并修复”命令,来直接检查并 修复Excel文件中的错误,只要单击该命令,Excel就会打开 一个修复对话框,单击该对话框中的修复按钮就可以了。这 种方法常常适合用常规方
4、法无法打开受损文件的情况。 excel工作表编辑要点-4标题样式副标题样式excel快捷键应用技巧-1懒人用鼠标,高手用键盘,大凡高手从来不 依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输入数据时尽量少 用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。下 面我列出了一些在excel中常用的快捷键:标题样式副标题样式 Alt+Enter 在单元格中强制换行。 这个功能很实用,一定要记住!不要再去用空格将文本挤到下一行 Ctrl+Enter 先选定单元格区域,输入完后按住Ctrl回车将当 前输入项填充至选定的单元格区域。同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据 F4 或 Ctrl+Y 切换引用类型。在编辑公
5、式时选择要更改的引用,按F4可切换引用类型excel快捷键应用技巧-2标题样式副标题样式 Ctrl+;(分号)输入日期。 Ctrl+Shift+:(冒号)输入时间。 Alt + =(等号) 用 SUM 函数插入“自动求和”公式。 Ctrl+ 在显示公式和计算结果之间切换。在英文、智能ABC输入状态下有效,极品五笔、全拼状态下无效excel快捷键应用技巧-3标题样式副标题样式excel单元格编辑技巧-1一、设置excel数据有效性防止数据出错Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中 输入的数据类型。您可以设置数据有效性验证,以 避免用户输入无效的数据,或者允许输入无效数据 ,但在用户结
6、束输入后进行检查。您还可以提供信 息,以定义您期望在单元格中输入的内容,以及帮 助用户改正错误的指令。标题样式副标题样式什么是数据有效性验证 : Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中输入的数 据类型。例如,您仅可以输入从 A 到 F 的字母。 您可以设置 数据有效性验证,以避免用户输入无效的数据,或者允许输入 无效数据,但在用户结束输入后进行检查。您还可以提供信息 ,以定义您期望在单元格中输入的内容,以及帮助用户改正错 误的指令。 如果输入的数据不符合您的要求,Excel 将显示一条消息, 其中包含您提供的指令。当您所设计的表单或工作表要被其他 人用来输入数据(例如,预算表单或支
7、出报表)时,数据有效 性验证尤为有用 excel单元格编辑技巧-2标题样式副标题样式 避免在Excel中输入重复数据的方法 :选中需要输入数据的单元格区域(如D2至D101),执行“ 数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,在“设置”标签 下,按“允许”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选 择“自定义”选项,然后在下面“公式”方框中输入公式 :=COUNTIF(D:D,D2)=1,确定返回。 以后在上述单元格中输入了重复的数据时,系统会弹出提 示对话框(如图2),并拒绝接受输入的数据。excel单元格编辑技巧-3标题样式副标题样式二、输入具有自动设置小数点或尾随零的数字执行“工具”“
8、选项”,打开“编辑”标签,钩选“ 自动设置小数点位数,调整小数位数,然后确定。 这样在单元格中,直接输入数据后,系统会根据设 定的小数位数,自动改变数据格式。例如:设定的位数是3,然后在单元格输入2834 ,则结果为2.834,如果位数是-3,那么结果是 2834000。excel单元格编辑技巧-4标题样式副标题样式三、保护单元格编辑技巧 隐藏单元格中的零值:如果你仅仅是需要工作表的部分单元格中的零 值不显示和打印,那么可以使用数字格式以隐藏 零值。1. 在“格式”菜单上,单击“单元格”,再单击“数字”选项卡。2. 在“分类”列表中,单击“自定义”;然后在“类型”框中,键 入“;”。注意键入的
9、是半角字符。3. 单击确定按钮。excel单元格编辑技巧-5标题样式副标题样式 使用单元格底纹的方法对工作表单元格数据进行 保护:将单元格的底纹颜色和单元格的数据颜色设 置为一致的颜色,在执行“工具”菜单的“保护”命令 使用图片对单元格数据进行保护 更改单元格的数据属性 锁定单元格excel单元格编辑技巧-6标题样式副标题样式 实时监控Excel的单元格Excel的“添加监视点”可以让您对某些特殊的 单元格进行实时监控。即使这些单元格位于其它工 作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能实现,只要对 所监控的单元格的数据进行修改,立刻可在监视窗 口中观察到,无需再左、右、上、下点击拉动滚动 条来进行切换
10、。 Excel摄影功能:可将数据区域转换成图片格式,以 便在工作表任意位置跟踪单元格数据.工具自定义命令excel单元格编辑技巧-7标题样式副标题样式高级函数应用嵌套函数: 一个函数被用做参数时,称为嵌套函数。公式中 最多可以包含7层嵌套函数,作为参数使用的函数 的返回值的数值类型,必须与此参数所要求的数据 类型相同。在某些情况下,您可能需要将某函数作 为另一函数的参数使用。例如,下面的公式使用了 嵌套的 AVERAGE 函数并将结果与值 50 进行了比 较。 =IF (AVERAGE(F2:F5)50,SUM(G2:G5),0)嵌套函数嵌套函数标题样式副标题样式函数常见错误及解决方法 1、出
11、现错误值#! 导致这种错误的最常见原因是输入到单元格中的数值太长 或公式产生的结果太长,致使单元格容纳不下。可以通过修改列的宽度来 解决此问题。另外,对日期或时间做减法时若产生了负值,Excel也会在 整个单元格中显示#!。 2、出现错误值#VAUE!这种错误是因为使用了错误的参数或运算对象类型。比如在需要 输入数字或逻辑值时,却输入了文本;在需要赋单一数值的运算符或函数 时,却赋予一个数值区域。解决方法分别是:确认运算符或参数正确,且 公式引用的单元格中包含有效数值;将数值区域改为单一数值。 3、出现错误值#DIV/0!当除数为“0”或引用了空单元格时(Excel通常将空单元格解释为“0”)
12、 ,会出现此种错误。请确定函数或公式中的除数不为“0”且不是空值。 4、#NULL!错误:一个公式试图使用两个范围的交叉的单元格,而他们实际上并没有 交叉,这时就会出现#NULL!标题样式副标题样式使用数据透视表分析数据-1数据透视表是一种对大量数据快速汇总 和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列来 查看源数据的不同的汇总结果,而且显示感兴趣区 域的明晰数据。数据透视表是一种动态工作表,他 提供了一种以不同角度观看数据清单的方法。我们 还可以设置字段的汇总方式和数据透视表自动套用 格式。 一个数据透视表实际是一个产生于数据 库的动态总结报告,我们用它来分析数据特征.标题样式副标题样式 数据透视表术语 1、源数据:为数据透视表提供数据的基础行或数 据库记录 2、字段:从源列或数据库中的字段衍生的数据的 分类 3、项:字段的子分类或成员。项表示源数据中字 段的唯一条目 4、汇总函数:用来对数据字段中的值进行合并的 计算类型 5、刷新:用来自源数据库的最新数据更新当前数 据透视表。使用数据透视表分析数据-2