公文写作培讲座(83页)

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1、公文写作培训讲座主讲人：于常青行政机关公文的概念公文的概念有广义和狭义之分。广义的公文:通用公文和专用公文。v通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位及其 他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文。v专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而 专门使用的公文。狭义的公文是指国务院发布的国家行政机关公 文处理办法中规定的13种行政机关公文。通常 称之为机关公文。 行政机关公文书面格式 眉首 v秘密程度和保密期限 v紧急程度 v发文机关标识 v发文字号 v签发人 v红色隔线 主体v标题: “发文机关”、“事由”、“文种” v主送机关：位置在标题下空一行靠左顶格 v正文：用数字表示层次结构

2、序数，其顺序为：第一层用“一”、“二”、“三 ；第二层用“(一)”、“(二)”、“(三)” ；第三层用“1”、“2”、“3”；第四层用“(1)”、“(2)”、“(3)” ；v印章：位置要求在正文的下侧、成文日期的上侧。 v成文日期：年、月、日三者齐全，一般用汉字。v附件：附件应放在公文成文日期之后v附注 ：对公文的发放范围或注意事项等的注释和说明 。 版记 v主题词：内容特征、归属类别、文种。 国务院公文主题词表 v抄送机关v印发机关、印发时间v印刷份数 公文行文规则 v一般情况下不越级行文 v准确认定主送机关和抄送机关 v联合行文的机关之间，级别应该相同或相近v同级别的所属部门之间不能联合发

3、文v一般不应向上级机关负责人个人直接报送公文v不得向上级机关负责人多头报送公文“请示”的行文规定v一文一事v写一个主送机关 v不得同时抄送下级机关 v请示事项不得夹带在报告中 公文的语言 公文语言的特征v准确性 v简洁性 v庄重性 v规范性 公文语言的词汇v称谓语：称与对方有关的事物常用“你” 、“贵”；称与自己有关的事物常用“我”、“本”；间接称呼有关的人或单位常用“该”。 v起首语 ：“关于”、“为了” v承启语： “为此”、“特此” v结尾语：表收束、强调、祈请等的用语 公文的种类 v命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣 布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；撤

4、销下级机关不适当的决定。v决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。v公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。v通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项。v通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不 相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关 单位周知的事项，任免人员。 v通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者 情况。v议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代 表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。v报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上 级机关的询问。v请示适用于向上级机关请求指示、批准。v批复适用于答复下级机关请示事项。v意见适用于对重

5、要问题提出见解和处理办法。v函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答 复问题；请求批准答复审批事项。v会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。v中国共产党机关公文(14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报 告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。公文根据行文方向可分成三大类：v 1、上行文即下级部门向上级部门报送的公文，如报告、请示等。v 2、下行文即上级部门发给下级部门的公文，如命令、决定、指示、通知、通报、批复等。v 3、平行文指平级单位或不相隶属的单位之间往来的公文， 如函，部分的议案、通知、通告等有时也可以用作平行 文。公 告 公告是党政机关或有关职能部门向

6、国内外宣布重大事项或法定事项时所使用的公文。 公告的特点1内容的公开性。 2发布形式的多样性。 3行文的庄重、严肃性。 公告的写作格式和基本内容(一)标题公告的标题通常有两种写法：一种是由发文机关名称加上发文事由和文种构成:如邮电部、国家工商行政管理局、公安部关于加强集邮管理取缔 非法倒卖邮票活动的公告；另一种是由发文机关名称加文种构成的标题:如中华人民共和国全国人民代表大会公告。(二)正文公告的正文通常由公告的缘由、公告的事项和结束语 三部分组成。1公告的缘由。如：“根据中华人民共和国国库 券条例，现就发行2000年凭证式(一期)国债(以下简称 “本期国债”)的有关事宜公告如下：” 。2公告

7、事项。3结束语。一般常用“特此公告”、“现予公告”等语。(三)署名和日期 中华人民共和国外交部公告第X号 (1997年5月16日)中华人民共和国政府恢复对香港行使主权后，为便利香港特别 行政区同世界各国和地区人员往来，从1997年7月1日起，目前可免 办签证进入香港的国家及部分地区的人员进入香港特别行政区旅游 或从事短期经贸活动，原则上继续给予免办签证待遇。根据基本 法第154条“对世界各国或各地区的人入境、逗留和离境，香港 特别行政区政府可实行出入境管制”的规定，给予免办签证待遇的 国家和地区及具体办法，将由香港特别行政区政府决定并予公布。外国人前往中国其他地区，仍应按现行有关规定申请签证，

8、办 理必要的手续。中方正在研究港英签证的过渡安排和中国驻外使、领馆受理外 国人赴港签证申请问题，并将尽快公布。公告的写作要求(一)行文简要，措辞严谨(二)根据不同的要求写作公告 通 告通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。 通告和公告主要区别：1公告告知的范围大于通告。2公告的约束性小于通告。3公告的事项比通告的事项更为重大，政治性更强 。 4公告的发文机关级别一般较高。通告的种类1遵守性的通告。2周知性的通告。 通告的写作格式和基本内容(一)标题通告的标题有四种基本形式：一是由发文单位名称、事由和文种构成的标题，如 国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告；二是由发文事由

9、和文种构成的标题；三是由发文单位名称和文种构成的标题；四是仅文种通告两字的标题。(二)正文通告的正文一般由发通告的缘由、发布事项和结束语 三部分构成。1、通告的缘由。这一部分结束，常用“特作如下通 告”或“现通告如下”等语言过渡下文。2、通告的事项。即通告的具体内容、主体部分。它 要写明在什么范围内，告知谁，告知何事。3、结束语。一般写执行通告的要求，带有强调的性 质；也可以写明执行的时间、范围和有效日期；有的不设 结尾，常以“特此通告”、“此告”作结。(三)署名和日期通告的写作要求(一)目的明确 (二)符合法规政策(三)发布及时 (四)行文清晰北京市朝阳区工商行政管理局通 告依据中华人民共和

10、国企业法人登记管理条例的规 定，1992年度内、外资企业法人年检工作于2月1日开始。 凡1992年12月31日前在朝阳区域内由市工商局和朝阳区工 商局登记注册的企业法人营业执照或营业执照的 企业和中华人民共和国企业法人营业执照的外商投资 企业，应于3月31日前分别到内资企业管辖所和外商投资 企业管理所(地址：关东店南街北口，电话：5071920、 5072552)办理年检手续，逾期不办理的将按中华人民共 和国企业法人登记管理条例的规定予以注销。一九九三年一月十三日下面一则文稿在表达上有五处不妥当，请指出并改正。 通 告为提高电话网的通讯能力，我公司将对辖区电话局的交换机进 行升级改造，现依据中

11、华人民共和国电信条例，将有关事项宣 布如下：敝工程将于2009年6月10日20时至11日8时施工，在此期间会影 响青山区电话用户的正常通话。交换机升级后，用户原有的一些业 务功能(如闹钟、呼叫转移等)需要重新设置；热线和呼出限制的设 置方法也有变化。如有疑问，欢迎提出。本公司客服电话：87654321。对工程施工给贵用户造成的不便，我们深表不安。请予理解和 支持。天网通信有限公司青山分公司2009年6月7日通 知 通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员 时使用的一种公文。 通知的特点(一)指导性 (二)广

12、泛性 (三)时效性 通知的种类(一)发布、指示性通知(二)广告性通知 (三)转发、批转性通知(四)任免通知通知的格式(一)标题通知的标题有三种一为发文行政机关加介词(或不用)加通知内容加“的 通知”；二为通知内容加“通知”；三为仅写“通知” 一字即可。(二)受文者名称用全称或规范化简称，顶格写。一行写不下时可回 行，继续顶格写。句未用冒号。(三)正文开头要先写制发本通知的因由、根据或者目的和意义 ，然后用过渡词语转入主体部分。主体要写明要求受文者应遵守什么或贯彻什么。结尾一般多注明贯彻落实本通知的时间要求、希望等 ，用语因通知内容而异，如：“请参照执行”、“希遵照 办理”等。(四)落款发文行政

13、机关印章和成文日期。国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属 机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1 月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅发布，1994 年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废 止。二OOO年八月二十四日(章)通 报通报是行政机关把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或 公众发布的周知性公文。通报的种类(一)情况性通报(二)批评性通报(三)表彰性通报通报的特点(一)引导性和警戒性(二)沟通性和交流性 通报的格式与写作(一)标题一般由公文标题的三要素构成，也有省略

14、发文机关这一要素的，由发文内容和 文种组成。(二)受文者名称(三)正文开头要用概括性的语言，简述基本事实，表明态度。主体部分 1、要写清事情的来龙去脉。（具体） 2、要适当分析性质意义，概括出典型的意义和主要经验 ，分析错误产生的原因、性质、它的危害及应吸取的教训 。 3、最后要说明有关决定，该肯定的，应明确授予什么荣 誉，给予哪种奖励；该处罚的，应明确惩罚方式 。结尾部分应提出或推广或戒防的要求或希望。(四)落款发行行政机关和发文日期。通报与通知的区别通报用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；通 知用于传达指示、发布法规、批转文件、安排部署工作。通报用于让下级了解情况、知晓情况和存在的问题；

15、 通知用于要求下级执行什么或怎样去做。通报是事后发布的，而通知却是事前发布。通报要求有较具体的叙述和分析、议论、评价。通 知一般只用概述性的语言。关于转发XX市和XX地区商业仓库发生 重大火灾事故调查处理报告的通报 X X X：为了深入贯彻落实中共中央关于加强安全生产的通 知(中发XXXXX号文件)，发动和依靠广大职工群众参 加安全管理，建立义务消防组织，定期进行群众性的安全 大检查，（）总结推广了一批十几年、二十几年无火灾事 故的先进典型，在安全工作上取得了一定成绩。但也有一 些地区和单位存在不少问题，去年在XX和XX就发生两起损 失XX万元以上的大火，使国家受到重大损失。现将XX省商 业局

16、和XX地区商业局关于火灾事故的调查处理报告(业经 XX市委、XX地委批准)，摘要发给你们，请组织所属单位 领导和职工进行讨论，结合检查本单位和安全工作，从中 吸取教训。当前，梅雨季节到来，希望你们抓好政治思想工作 ，加强安全工作领导，注意与水文、气象部门联系，发动 和依靠群众，及早采取有力措施，切实做好以防霉、防洪 、防雷击为主要内容的雨季安全防范工作，确保国家财产 安全。附件一、XX市商业局关于XX公司XX仓库火灾事故调 查处理的报告(摘要)二、XX省XX地区商业局、公安局关于XX仓库发生重 大火灾事故的调查处理报告(摘要)商业部 XX XX年X月X日报 告 报告是向上级汇报工作、反映情况、提出建 议、答复上级机关询问或要求时使用的一种陈述性 上行文。 报告的种类报告按内容分类，可分为工作报告、情况报告、 建议报告三种。报告按性质可分为综合报告和专题报告两种。