文件编写培训课件

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1、课前友情提醒1 1、手机请调至震动档或关机状态、手机请调至震动档或关机状态2 2、请准备好笔记本和笔、请准备好笔记本和笔3 3、请确认自己是来互相学习的、请确认自己是来互相学习的每天“多做”一点点，就是“成功”的开始 每天“创新”一点点，就是“领先”的开始 每天“进步”一点点，就是“卓越”的开始 每天“谦虚”一点点，就是“被接纳”的开始与您共勉质量/环境管理体系体系文件编写品管部张耿华（体系工程师 ） 2011年5月课程介绍w 课程目标：通过培训，掌握公司文件的架构、编写和技能，做到：2、会按标准格式编写公司程序文件；3、会审核文件格式的标准化；4、会办理公司程序文件的制/修订及发行流程；1、

2、了解公司文件的架构，能区分文件性质目录1、体系文件编写的重要性 2、体系文件的架构 3、体系文件的机密等级 4、体系文件的结构 5、体系文件编写 6、体系文件的书写规定 7、体系文件条文的规则 8、体系文件的编号 9、体系文件的审批 10、体系文件制/修订及发行的流程 11、体系常用表单的使用说明体系文件编写的重要性体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行 的过程中扮演着相当重要的角色：（1）符合标准要求在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立 并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。（2）工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 ，

3、保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相 同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头 交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。体系文件编写的重要性（3）提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司即可在 此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的 要求。（4）防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失 而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。体系文件编写的重要性（5）改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明

4、确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 体系文件的架构 按标准描述质量环境管理体系描述各部门有关活动详细作业文件 QM 一阶文件 QP 二阶文件 WI 三阶文件 FM 四阶文件 各部门作业记录 类 别名称代号例举一阶文件手册类QM环境质量手册二阶文件管理办法类QP制程检验程序三阶文件指导书、操作规范WI曝光作业指导书四阶文件图表、记录FM内部联络单 异常单体系文件的架构说明1一阶文件手册类(QM)对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律 的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司 来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会 叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即

5、要求我们应该要做哪些工作。2二阶文件管理办法类程序(QP)程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针 对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的 程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁 来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设 备和文件，如何对活动进行控制和记录等。体系文件的架构说明3三阶文件指导书、操作规范(WI)工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。4四阶文件表单（图表、记录）(FM)格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的 表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格

6、 会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项 目和内容。体系文件的架构说明一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。体系文件的机密等级可分为三类： 即通用文件：允许各部门依需要经文管中心登记后 复印使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：文件控制 程序。 即机密文件：由发文单位设定权限范围，由文管中 心控制发行。如一般技术文件、人员

7、升迁、薪资调整等。如 品管部薪资制度 。 即绝密文件：只限于责任人与企业最高主管之间的 机要文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称 ，正本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等， 如高新技术企业申报表 。体系文件的结构（首页）例表首页：含拟稿、审核 、批准、分发号、持 有人、受控状态、机 密等级等内容，仅限 一页，如右图（注： 仅限一、二阶文件使 用） 体系文件的结构（次页）例表次页：文件的修订记 录，仅限一页，如右 图（注：仅限一、二 阶文件使用） 体系文件的结构（正文页）正文页：文件的内容页 含目的、适用范围、定 义、权责、内容、参考 文件及资料、使用表单 ，可多页，每

8、面标示页 次，如右图 例表体系文件的结构（附件 ）附件：系指本文件相关的图表 说明，可多页。如下图 例表一阶（QM）文件格式上图为QM文件格式的封面与次页下图为QM文件格式的文件正文页例表例表二阶（QP）文件格式例表三阶（WI）文件格式操作规范文件部门作业指导书例表四阶（FM）文件格式内部联络单文件制订/修订/作废申请单例表QC 工程图文件格式例表文件编写的内容（ 1.0目的）1.0目的:叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目 标 文件控制程序1.0目的为规范本公司文件的制定格式、书写编号一致性， 以便于建立、分发、存档，确保公司所有文件与数据(包 括外来文件与数据)，均能随时随地保持其

9、适用性与有效 性，且安全地、系统地被管制与使用。文件编写的内容（ 2.0适用范围）文件控制程序2.0适用范围2.1本公司之质量环境手册、管理规定、作业指导书 及各项相关规定等文件均属之。 2.0适用范围：叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、 地 文件编写的内容（ 3.0定义）文件控制程序3.0定义3.1质量体系：系指有关ISO19001：2008的所有文件。3.2环境体系：系指有关ISO14001：2004的所有文件。3.0定义：说明此文件中特殊或专用的名词、词汇、专业 术语的含义 文件编写的内容（ 4.0权责）4.0权责：叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任 文件控制程序 4.0

10、权责4.1各部门：需切实执行及配合文件有关规定，负责分发 文件的保管与维护，对各自过程文件的起草工作，在执行 过程中负责提出新增、修改或补充意见。4.2综合管理部：负责审核文件之标准规范、编号、发放 保存等管理。4.3文件审批权限参照本办法第5.3条款规定。4.4 总工程师/副总工程师：负责作业指导书、技术文件的 审批。文件编写的内容（ 5. 0内容）文件控制程序5.0内容：详5.0内容：叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行 某种特定工作、管理规定及流程步骤一一对应说明、工 作步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规 定、依据文件编写的内容（ 6. 0参考文件及资料）文件控制程序

11、6.0 参考文件及资料6.1记录管理办法6.2工程图面管理程序 6.0参考文件及资料：叙述此文件所产生的其他参考依据的文件名、资料 名 文件编写的内容（ 7. 0使用表单）文件和资料管理办法7.0使用表单：执行此文件产生之记录表单及标签、印章等 文件编写的内容（ 8. 0记录之保存）文件和资料管理办法8.0 记录之保存：8.1本文件原稿由综合管理部统一保存至本文件改版或废除为止。8.2文件管理一览表 由综合管理部适时更新。8.3文件分发/回收管制表、作废文件销毁清单作为历史记录由综合 管理部永久保存。8.4文件制订/修订/作废申请单 、文件补发申请单、作废暂留申请 单、文件遗失申请单由综合管理

12、部保存，保存期限与相关文件生效或保 存时间同期。8.0记录之保存：叙述需保存之记录原稿及保存单位，保存年限设定 文件编制流程 流程图绘制 编制文件的过程中，使用流程图，会更容易理解文件 内容和加深印象 文件流程图表格流程图绘制 体系文件中流程图各符号 生产过程流程图所使用符号 体系文件的书写规定 QM/QP/WI体系文件： 1、统一用A4纸（210*297mm） 2、字体：宋体 3、标题：小三 4、内容：小四； 5、上、下边框各：2cm， 6、左边框:2.5cm（其中0.5cm 作为存档或文件报送时的装订线） 7、右边框:1.5cm， 8、各边调整幅度0.2cm 9、行间距：固定值18磅，字

13、间距为正常，（如该行字数不足 5个字，则字间距调整紧缩状态 ）297mm210mm2.5cm2cm2cm1.5cm宋体：小四行间距为固 定值18磅宋体：小三公司标志文件条文规则文件条文编号用阿拉伯数字 ，中间以点“”分开，在 条文编号不适用时用细目编 号，细目编号用英文字母， 例如规则及格式如右图： 条文的层次对齐条文的第3层次开 始用英文字母演练一情景假设右图生产系统人员 上岗规定请指出存 在的几处条文问题？5处问题文件编号方式 公司所有管理体系文件均以质量环境管理体系方式体现 文件编号方法 环境体系质量体系财务体系行政体系其他体系EQFXT 体系代号（注：质量/环境体系共用文件体系代号为：

14、QE） 文件编号方式 部门代号 文件的审批 文件制订、修订、发行、废止、遗失补领注：部门专业化的一些三阶文件由本部门主管自行审批，但是非部门 专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门审核/批准，掩盖了其它 部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，所以对于 一些三阶文件的核准，要由管理者代表批准如：XXX部门薪资管理规定文件的制/修订、改版与作废 w 文件和资料的制订、改版、作废由提出单位申请，并按 文件控制程序5.3条款审核、批准程序进行。 w 文件和资料的制订、改版、作废应填写文件制订 / 修 订 / 作废申请单，经批准人批准后送文控中心。w 文件和资料的制订、改版由文控中心根据文

15、件制/修订申 请单对档案进行修改，文管中心按文件发放签收表或 文件首页的发放记录收回发放的该文件进行更改，保证同 一文件版本均一致、有效，所用文件为现行有效版本 。w 新版文件一经批准，旧版文件自行作废。收回的旧版文 件及超过保存期限的文件均属作废文件，无须再提出作 废申请。 w 所有文件原稿均须由文控中心作永久性保存。旧版文件 原稿由文管中心加盖作废暂留章后保存 。印章的使用 文控中心各种用章的使用公司使用章使用内容 内部受控文件：由公司自行规划或参考外部资料制 定发行的书面文件，须在文件上加盖受控文件 外部受控文件：非本公司内部所编制的文件，包括 外部标准、法规等，须在文件上加盖外部文件 新版文件一经批准，旧版文件自行作废。作废文件 由文控人员按文件发放签收表，并加盖作废章 ，填写文件归档登记表 需暂时保存的作废文件，由申请人填写作废暂留 申请单，经部门主管审批后，由文管中心加盖作 废暂留章方可留用。 表单的使用文件制/修订申请单演练二情景假设：你部门