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1、XTJ02-07-2011程序文件仪器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 1仪器设备和标准物质管理程序1 1 1 1目的为确保所有关键检验检测仪器设备和标准物质得到有效的控制和管理，保证其使用期间维持正常功能及其精确度与准确度，特制定本程序。2 2 2 2范围2.1 本程序适应于全院纳入控制管理的全部检验检测仪器设备、标准物质（包括，标准试剂、标准试块（试片）和对比试块（试片）等）的采购、验收、存放、检定、标识、领用、使用、停用、维护、保养与报废。2.2 本程序不适于检验耗材的采购、验收和使用管理。3 3 3 3职责3.1
2、3.13.13.1科技发展部负责省院仪器设备和标准物质的采购申报； 分院质量技术室负责分院仪器设备和标准物质的采购申报。3.23.2 科技发展部负责全院仪器设备和标准物质的采购计划和实施、组织到货验收；分院质量技术室负责分院小额并且非政府采购的标准物质的采购和验收。3.33.3 科技发展部负责省院管理的仪器设备与标准物质的检定、校准计划实施和日常维护及全院仪器设备使用管理的监督抽查；分院质量技术室负责分院管理的仪器设备与标准物质进行检定、校准和日常维护。3.4科技发展部负责建立省院管理的设备档案和全院的设备台账； 分院质量技术室负责建立分院管理的设备档案和台账。3.53.53.53.5 总工程
3、师负责仪器设备与标准物质采购的审核、降级、停用、报废仪器设备的批准。3.63.63.63.6院长负责仪器设备与标准物质采购的批准。3.7仪器设备的领用人员负责按设备使用说明和本院设备安全操作和维护保养的要求， 使用和保养领用的设备。4 4 4 4程序4.14.14.14.1仪器设备的采购和验收4.1.14.1.14.1.14.1.1各部门/分院根据检验工作的需要， 于每年 8 月前提出增添仪器设备的申请， 填写 仪XTJ02-07-2011程序文件仪器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 2器设备、配件及耗材采购申请表 ，报
4、科技发展部汇总。4.1.24.1.24.1.24.1.2申请政府采购前，科技发展部应通过调研、比对后，编制申请政府采购的文件，确保采购的仪器设备其测量范围、精度等技术参数与质量满足检验检测工作要求。采购文件应经过设备申请部门或技术委员会、科技发展部、总工程师进行评审，并填写仪器设备采购文件评审表 。4.1.3 科技发展部根据评审通过的采购申请，编制仪器设备采购计划，报总工程师审核，院长批准后，统一申请政府采购。4.14 仪器设备采购合同的签定，执行合同控制程序 。4.1.5 仪器设备到达指定地点后，由科技发展部/分院组织设备管理员、供货单位及使用部门开箱验收，供货单位验收人员未到不得开箱，以免
5、引起不必要的纠纷。验收若有问题由科技发展部负责处理。4.1.6 验收须确认：1) 所购仪器设备是否与采购合同一致，是否损坏或有缺件；2) 经调试购置的仪器设备系统是否完好；3) 产品合格证、质量证明书、产品使用说明书、配件清单是否齐全。4.1.7 验收合格后办理验收手续，由科技发展部、分院质量技术室或设备管理员、供货单位三方共同填写仪器设备到货验收单一式三份，科技发展部、分院质量技术室、供货单位各执一份。未经验收的设备不得交付使用。4.1.8 小额并且非政府采购的标准物质的采购和验收可由分院质量技术室负责分院， 执行 采购服务和供应品控制程序 。4.24.24.24.2 设备管理方式设备管理方
6、式4.2.1 本院采取以下方式管理仪器设备：本院贵重仪器设备（如 TOFT、相控阵、超声导波、声发射仪、台式金相分析仪等，下同） ，采取资源共享的方式使用，设备由科技发展部管理，各部门/分院需要使用时到省院设备室借用。1) 根据核准规则的要求为各院配备能够充分满足检验检测工作要求的常用和专用仪器设备，由分院质量技术部管理。2) 各检验部门需要共用的仪器设备采取集中管理的方式，统一存放于各院设备室，需要时借用，由设备管理员负责管理。3) 固定安装或需要经常使用而领用的仪器设备，由仪器设备使用人负责管理。XTJ02-07-2011程序文件仪器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012
7、年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 34.44.44.44.4设备台帐与设备台帐与档案档案4.4.14.4.14.4.14.4.1本院所有设备都必须建立台帐与档案。 设备管理部门应对设备台帐与档案进行动态管理，设备档案应能及时添加新的内容， 仪器设备一览表应能及时反映设备变化情况。4.4.24.4.24.4.24.4.2科技发展部负责编制全院仪器设备一览表 ，建立省院管理的设备档案；分院质量技术室编制管辖范围内的仪器设备一览表 ，建立分院管理的设备档案。443 科技发展部/质量技术室应对仪器设备和标准物质逐台建立设备档案，档案应达到以下要求：1) 仪器设备档案上应醒目粘贴仪器设
8、备档案目录 ，目录中应包括档案中所有的资料名称。2) 档案中应有仪器设备信息登记表 ，内容包括：A、仪器设备（包括标准物质）名称；B、制造厂名称、设备型号、出厂日期、产品编号或其它的唯一性标识；C、到货日期、到货时状态、投入使用日期、退出使用日期（设备报废后填写） ；D、设备放置地点；E、设备保管人或领用人。3) 档案中应有仪器设备到货验收单 ，记录设备验收时的情况和三方签字。4) 档案中应有设备的出厂资料，包括：产品合格证或产品鉴定证、设备使用说明书（外文说明书应翻译成中文） 、设备装箱单。5) 需要检定/校准的仪器设备，档案中应有历次校准和/或检定报告。6) 档案中应有 仪器设备保养和维修
9、记录 ， 记录设备任何损坏、 故障 （失灵） 、 改型（改装）或修理的历史情况。7) 设备停用、报废或遗失，档案中应有仪器设备停用申请单 、 仪器设备报废申请单或经部门领导证明的遗失情况说明书。444 设备台帐和档案由设备管理员负责管理，需用时，向设备管理员借用。设备的使用说明书应复印一份供现场使用。444 为保证设备信息的可追溯性，设备档案应至少保存至设备报废后 5 年。档案的保管、借阅、报废处置等，执行记录控制程序 。4.54.54.54.5设备设备设备设备标识标识本院用于检验检测工作的每一台设备均须贴上绿、黄、红三色标志，分别表示合格、准用、停用状态。XTJ02-07-2011程序文件仪
10、器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 41) 合格证（绿色）表明该仪器设备经检定/校准/检查等，全部性能功能合格。2) 准用证（黄色）表明该仪器设备经检定/校准/检查，部分功能丧失，但本院所需使用的其它功能正常；或某个量程段失准，但本院所需使用的其它量程段仍准确；或降级使用的计量器具。3) 停用证（红色）表明该仪器设备经检定/校准/检查，已损坏或失准，不能使用；或其它原因停止使用。4 46 6 设备领用与借用设备领用与借用4.6.14.6.14.6.14.6.1 共用设备的借用，须履行借用、归还手续，由院设备管理员和检验人
11、员办理交接、验收手续，填写仪器设备借用和归还登记表 。4.6.24.6.24.6.24.6.2 常用仪器设备的领用须办理领用手续，填写仪器设备长期领用/回收登记表 。4.6.34.6.3 为保证本院设备完好使用，未经总工程师批准，设备一律不外借。重要设备批准外借时，应有本院操作人员随设备前往，并主持现场使用操作。凡借出的设备，返回院内时，应当场进行检查或比对检查，本院设备管理员负责对借出设备情况进行记录，并应要求借用单位代表签字。4.74.74.74.7设备使用与操作设备使用与操作4.7.1本院检验检测工作 （包括向外单位借用的设备） 都应使用经检定/校准， 贴有 “合格”、“准用”状态标识的
12、设备。设备的检定、校准执行测量溯源控制程序 。4.7.24.7.2 本院使用未经定型的检验设备，应符合认可机构的规定，应有有关技术单位的验证证明，表明其性能能够满足检验检测工作的要求。4.74.74.74.73 3 3 3 本院贵重仪器设备应由指定的人员操作使用，各部门/分院需要借用时，操作人员随设备前往，并主持现场使用操作。设备每次使用，应填写仪器设备使用登记表 ，记录设备的使用情况。4.7.44.7.44.7.44.7.4 一般情况下，本院为每类设备编制“设备安全操作和维护保养规程” ；只有当设备使用说明书不详时，补充编制“设备操作规程” ；固定安装的主要设备的操作规程须张贴于使用现场。4
13、.7.5 设备操作人应严格按设备使用说明书和“设备安全操作和维护保养规程”操作使用设备，避免误操作损坏设备；设备使用完，使用人应负责整理设备附件，避免附件遗失，并做好设备的清洁工作，防止污物对设备的腐蚀、磨损，影响设备的使用寿命。4.8.7 对暂时封存不用的的仪器应办理停用手续， 由设备管理员填写 仪器设备停用申请单，XTJ02-07-2011程序文件仪器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 5经设备责任工程师/分院质量负责人同意, 院质量负责人/分院长批准，批准书存入该设备档案，设备上应加贴停用标识，以防误用。4 48 8
14、 设备维护、保养与维修设备维护、保养与维修4.81 本院贵重仪器设备日常维护、性能检测等工作由科技发展部明确一名责任人，定期对设备主要性能进行测试和维护保养，发现设备存在可疑、异常情况按照 4.9 条处理。4.82 各院的设备管理员负责设备室保管设备的日常维护、保养与维修管理。4.83设备的领用人负责所领用设备的日常维护、保养。4.84 设备保养、标准物质（如超声波探伤试块、磁粉探伤试片、渗透探伤试块、密度计标准试片等）的保养环境条件，应符合设备说明书和检验标准规范所规定的环境条件要求，对环境有特殊要求者，应按其特殊要求办理。4.85 设备维修由科技发展部/质量技术室统一处理，由设备管理员填写
15、仪器设备维修申请表 ，经设备责任工程师/分院质量负责人审核，省院总工程师/分院院长批准后，设备管理员联系设备维修事宜。486 设备保养和维修后，应填写仪器设备保养和维修记录 ，由设备管理员存档入设备档案。4.84.84.84.8设备可疑或异常情况的处理设备可疑或异常情况的处理4.9.14.9.14.9.14.9.1设备过载或使用、处理不当，或显示结果可疑，或其他方式表明有缺陷时，须立即停止使用，由设备管理员负责贴上红色标签表示“不得使用” ，并报告设备责任工程师/质量技术室主任及时进行处理。4.9.24.9.24.9.24.9.2经修复的设备必须重新检定/校准、验证，证明满足要求后方可去除红色
16、标签，贴上“合格”或“准用”标签重新投入使用。4.9.34.9.34.9.34.9.3对年久准确度下降的设备， 如还有使用价值,应报告设备责任工程师/质量技术室主任,经总工程师批准，办理有关降级使用手续。4.9.44.9.44.9.44.9.4设备使用时出现可疑或异常的情况,设备操作人员应及时报告设备管理员,其处理过程、处理措施由设备管理员负责记录，并存入设备档案。4.104.10 设备报废处理设备报废处理4.10.1 对严重损坏不能修复,或年久准确度达不到使用要求，或功能严重退化的设备,应进行报废。4.10.2 报废手续：由设备管理部门/分院质量技术室主任填写仪器设备报废申请单,报设XTJ02-07-2011程序文件仪器设备和标准物质管理程序2011年12月25日发布2012年8月23日第1次修订2012年1月1日实施07- 6备责任工程师确认,经总工程师审核,院长批准后，交财务/资产管理部门消账,复印件一份由科技发展部存档,一份由设备管理员存入
