《网上预约报账系统使用说明》

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1、 1 哈哈尔滨工程大学财务处尔滨工程大学财务处 网上预约网上预约报账报账系统使用说明系统使用说明 2 目录 1 网上预约报账系统 1.1 网上预约报账系统简介 1.2 网上预约报账系统优点 1.3 网上预约报账系统受理业务范围 1.4 使用基本流程 2 网上预约报账操作流程 2.1 系统登录 2.2 项目经费管理 2.2.1 项目授权管理 2.2.1.1 当前有效授权 2.2.1.1.1 授权管理员 2.2.1.1.2 授权无限额经办人 2.2.1.1.3 授权查询权限 2.2.1.1.4 设置优先级 2.2.1.2 过期/失效授权 2.2.1.3 显示隐藏项目 2.2.1.4 查看对他人授权

2、 2.2.2 预算执行情况查询 2.2.3 预算冻结情况查询 2.2.4 项目用款情况查询 2.2.5 项目往来情况查询 2.2.6 项目预约查询 2.3 网上预约报账操作 2.3.1 申请报销单 2.3.1.1 选择报销项目 2.3.1.2 选择是否冲销往来账 2.3.1.3 填写报销基本信息 2.3.1.4 填写报销费用及金额 2.3.1.5 选择支付方式 2.3.1.6 打印预约报销单 2.3.2 修改报销单 2.3.3 撤销报销单 3 2.3.4 查看预约物流信息 2.3.5 历史报销单管理 2.4 个人信息及银行卡维护 2.4.1 个人信息维护 2.4.2 个人银行卡维护 附录：常用

3、费用项目名称及开支范围 4 1 网上预约报账系统 1.1 网上预约报账系统简介 网上预约报账系统是指教职工通过高级财务管理平台， 根据实际情况将自己办理的报账业务在网上进行业务类别和金额的填写， 生成预约报销单，该系统通过互联网技术进行信息传递，将教职工所填写的报账信息传递至财务处，财务处根据预约报销单进行账务处理。 1.2 网上预约报账系统优点 （一）减少教职工办理业务时间 网上预约报账系统突破传统报账业务受时间和空间限制的缺点，经办人可以在任何地点、任何时间通过网络在线填写报销信息，在办公时间内将报销单等资料递交至财务处，无须叫号排队等候，经会计人员初步审核票据无误后即可离开， 有效节约教

4、职工办理业务的时间。 （二）完善服务手段，提高工作效率 通过网上预约报账，有效控制经费的使用情况，减少不必要的往返，财务处会计处理工作重心后移，提高审核的准确率。 （三）加强管理，使报账进度更直观 网上预约报账系统引入了先进的物流管理模式， 教职工可以方便的通过网上报账系统查询报销单的处理情况，跟踪报销单处理进度，发现异常及时处理。 1.3 网上预约报账系统业务受理范围 网上预约报账系统目前受理一般报销业务、 差旅费及参会办会会议费、暂借款业务三类业务。酬金业务仍采用网上录入（登录高级财5 务管理平台，在高级财务查询模块下的酬金录入功能中进行录入）、基建修购项目仍继续使用原报销方式。 1.4

5、使用基本流程 第一步：确定网上报账经办人，如有需要，可进行授权（项目负责人可授权给他人“经费管理员”或“无限额经办人”权限）。 第二步： 经办人 （包括项目负责人、 经费管理员和无限额经办人）整理票据、查询报销可用额度。 票据整理 经办人务必检验票据的真伪，保证事项的合法真实；报销票据的开支内容符合该项目经费的开支范围和报销规定； 按网上报账系统模板中费用项的类别，整理票据，并确保票据金额与填写金额一致，且相关的合同、验收及审批手续齐全。 注： 网上预约报账系统将取消借据及无现金转账支付单， 经办人填好注： 网上预约报账系统将取消借据及无现金转账支付单， 经办人填好网上预约报销单后，不再需要填

6、写以上单据。网上预约报销单后，不再需要填写以上单据。 报销额度确认 经办人务必确认项目经费可用余额大于或等于拟报账金额； 网上报账预约成功后， 系统会自动冻结该笔预约金额； 若要取消该笔业务，须通过“撤销报销单”，已冻结资金才会解冻。 第三步：经办人登录高级财务管理平台进行网上预约，并打印网上预约报销单。 第四步：前往财务处收单窗口提交预约报销单和相关票据。 第五步：待财务人员审核后，在T+3个工作日内将款项打入相应6 人员银行卡或公司账户中。 2 网上预约报账操作流程 2.1系统登录 为了达到最佳使用效果，请使用 IE8 或以上浏览器进入本系统，同时将屏幕分辨率调整为 1024768 或以上

7、。 登录财务处主页 http:/ “ 用 户 名 ” 、 “ 密 码 ” 及 “ 验 证 码 ” 后 ， 点 击 登 录 。经办人网上预约、打印报销单，经办人网上预约、打印报销单， 将票据和预约单交到财务处将票据和预约单交到财务处 财务处收单审核财务处收单审核 财务处将报销款打入个人银行卡财务处将报销款打入个人银行卡 或公司账户中或公司账户中 教 职 工 可 登 录 查 询 物 流 状 态教 职 工 可 登 录 查 询 物 流 状 态7 进入财务处综合信息门户主页， 信息门户集成 “高级财务查询” 、“网上预约报账”及“项目经费管理”三大功能模块，其主要功能如下： 用户用户工号工号 未修改默认

8、为用户身份证号未修改默认为用户身份证号 8 2.2 项目经费管理 项目经费管理模块包括项目授权管理、预算执行情况、预算冻结情况、项目用款情况、项目往来情况、个人信息维护及项目预约查询七大功能。 财务信息发布财务信息发布 项目经费查询项目经费查询 工资及学生津贴查询工资及学生津贴查询 收费查询收费查询 财务数据上报财务数据上报 其他其他 高级财务查询高级财务查询 报销管理报销管理 项目预约查询项目预约查询 个人信息维护个人信息维护 个人银行卡维护个人银行卡维护 网上预约报账网上预约报账 项目授权管理项目授权管理 预算执行情况查询预算执行情况查询 预算冻结情况查询预算冻结情况查询 项目用款情况查询

9、项目用款情况查询 查询项目往来情况查询项目往来情况 个人信息维护个人信息维护 项目预约查询项目预约查询 项目经费管理项目经费管理 9 注： 此处注： 此处 “个人信息维护个人信息维护” 与网上预约报账模块下的与网上预约报账模块下的 “个人信息维护个人信息维护”操作操作方式相同，此处不再赘余，详见方式相同，此处不再赘余，详见 2.4.1 个人信息维护个人信息维护 进入财务处综合信息门户后， 点击 “项目经费管理” 进入本模块。 2.2.1 项目授权管理 网上预约系统使用的前提是经办人有对相应项目进行管理或经办的权限。本系统默认项目负责人为唯一经办人，通过“项目授权管理”功能，项目负责人可将“项目

10、管理员”和“无限额经办人”的权限授予他人。 项目经费管理七大功能项目经费管理七大功能 10 2.2.1.1 当前有效授权 在“项目授权管理”中选择“当前有效授权” ，界面显示经办人名下有权限管理的项目列表，在此界面下，经办人可对某选定项目进行授权、设置优先级等处理。 “授权”功能可实现项目负责人对“管理员” 、 “无限额经办人”用户有权限管理的项目列表用户有权限管理的项目列表 可对项目进行可对项目进行授权、设置优先级授权、设置优先级 进入网上预约报账系统 11 “项目查询权限”的授予。 “无限额经办人”具有预约报账权限及查询权限。 “管理员”除具有“无限额经办人”权限外，还可授予他人“无限额经

11、办人”权限。 “项目查询权限”仅支持对项目的查询功能。 “优先级”指排列多项目间的显示顺序。 2.2.1.1.1 授权管理员 在经办人有权管理的项目中，选择要授权项目，点击“授权管理员” ，进入“授权管理员”界面。 选中要选中要 授权项目授权项目 12 点击 “添加管理员” ， 录入添加管理员工号、 姓名， 点击 “确认” 。系统管理员添加成功后，系统将提示“执行成功”的信息，并且新添加的管理员将显示在当前授权列表中。 目前每个项目只能由负责人授权一位管理员， 负责人要变更管理员，应先撤销已授权管理员。在当前项目授权管理员列表中，选中要撤销管理员，点击“撤销权限” ，后点击“继续” ，完成管理

12、员撤销处理。 当前项目授权管理员列表当前项目授权管理员列表 13 2.2.1.1.2 授权无限额经办人 在经办人有权管理的项目列表中，选择要授权项目，点击“授权无限额经办人” ，进入“授权无限额经办人”界面，具体添加和撤销操作同 2.2.1.1.1 授权管理员。 已授权的管理员列表已授权的管理员列表 选中要选中要授权项目授权项目 14 2.2.1.1.3 授权查询权限 在经办人有权管理的项目列表中，选择要授权项目，点击“授权项目查询权限” ，进入“授权项目查询权限”界面，具体添加和撤销操作同 2.2.1.1.1。 2.2.1.1.4 设置优先级 在经办人有权管理的项目列表中，选择要设置优先级项

13、目，点击“设置优先级” ，进入设置优先级界面，显示级别分为最高、高、普通、低、最低和隐藏。 项目默认为普通级别，以项目号顺序进行排列。优先级为隐藏的项目，将不再显示在有效授权项目列表中，并且无法进行授权和网上报账等操作。 隐藏项目可以在 “项目授权管理” 中的 “显示隐藏项目”菜单查看，并可选择重新设置为显示状态。 （具体参看 2.2.1.3） 选中要选中要授权项目授权项目 15 2.2.1.2 过期/失效授权 在“项目授权管理”功能下，选择“过期/失效授权” ，界面显示所有已过期或失效的授权项目列表。 项目授权的失效或过期是由于项目超过有效期限、被项目负责人（或管理员）关闭或撤销权限等原因造

14、成的。可点击“查看执行明细”查看过期/失效授权执行明细。 过期过期/失效授权项目失效授权项目 16 2.2.1.3 显示隐藏项目 对于设置项目优先级时被设置为“隐藏”的项目，可通过“显示隐藏项目”进行查看。在此界面中也可对隐藏项目重新设定为显示级别，使其重新出现在当前有效授权列表窗口。 （设置优先级操作详见2.2.1.1.4） 2.2.1.4 查看对他人授权 在“项目授权管理”功能下，点击“对他人的授权” ，可以查询当前经办人对他人的授权记录，包括当前有效和已经失效的授权。 目前设为隐藏的项目目前设为隐藏的项目 按年份进行选择性查询按年份进行选择性查询 该授权下执行的明细该授权下执行的明细 1

15、7 2.2.2 预算执行情况查询 点击“预算执行情况”进入预算执行情况查询界面，显示经办人有查询权限的所有项目列表，选中要查询项目，点击“项目预算及执行情况”查询单个项目预算及执行情况。 进入单个项目预算执行情况查询界面后， 可以按年份查询预算情况。选中某一预算项目，对其预算明细进行查询，具体包括：预算下拨明细、预算执行明细及冻结/保留明细。 用户有查询权限的所有项目用户有查询权限的所有项目 18 “预算下拨明细”可查询该项目的预算执行信息明细，选中预算项目，点击“预算下拨明细” ，查询界面如下： “预算执行明细”可查询该项目的预算执行信息明细，选中预算项目，点击“预算执行明细” ，查询界面如

16、下： 选中选中预算项目预算项目 19 “冻结/保留明细”可查询该项目存在网上预约报账和结算点转账等业务尚未完成财务入账，选中预算项目，点击“预算执行冻结/保留明细” ，查询界面如下： 预算执行明细预算执行明细 20 2.2.3 预算冻结情况查询 点击“预算冻结情况”进入预算情况查询界面，可以看到经办人目前有权查询到的项目及其相关子项目，点击“冻结/保留情况”可按年份查询到选定项目的冻结/保留情况。 用户有查询权限的所有项目用户有查询权限的所有项目 21 2.2.4 项目用款情况查询 点击“项目用款情况”进入用款情况查询界面，显示经办人有权查询的项目列表以及相关子项目列表，点击“查询用款明细”可选择日期查询选中项目和子项目用款情况。 22 用户有查询权限的所有项目用户有查询权限的所有项目 23 2.2.5 项目往来情况查询