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1、高效率会议术专题一：一流企业的必修课：高效率、高产出的会议术你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率。 学会开一场有效率、有产出的会议， 是所有企业都必须正视、 必须实践的功课， 因为当你正为了无数场失败会议，浪费时间和人力的同时，形同给了对手超越你的机会。病症 1：没人把开会当一回事。大家迟到、早退，在会议上最常做的事，就是在文件上涂鸦。病征 2：开会开到天荒地老，实际的开会时间总是比预期多出两倍。病征 3：开会时，讨论内容离题后就像泼出去的水，再也没有回来过。病征 4：开会后，决而不行的程度犹如船过水无痕，像没开过会一样。病征 5：会议里，大家都说了很多话，但说的都不是真话。病征
2、6：大家总是忘了带最重要的资料和数据进会议室，让决策一延再延。病征 7：会议的无聊程度路走来，始终如一。大家重复犯同样的错误，没人想做任何改变。上述“病征”，你是否都有过，“切身之痛”？根据Fast Company 杂志的调查，这是在一场失败的会议里， 最常见的 7 个病症；而且只要出现任何一个，会议可能就已经失去它应有的效用，甚至正一步步迈向死亡。不令人意外的是，似乎所有上班族都领教过失败会议的威力。根据最新的Google搜寻结果，输入“ Boring”和“Meeting”，你会得到超过2710万笔、洋洋洒洒的申诉；输入“无聊会议”和“不想开会”，也分别有1210 万笔和 619笔的抱怨和怒
3、吼。甚至，我们在针对本期封面故事寻找采访对象时，“我们开会超无聊的！”“但我们开会很没效率耶！”也几乎是被征询对象在第一时间内最常给的反应， 也难怪，Fast Company 将他们的会议室取名为 “Jail” （监狱），并标明“ Just visiting”（不宜久留 ）。 50 的时间，浪费在无效会议上会议这么无聊、 这么讨厌， 上班族却终究无法避免开会。根据全美第二大长途电话公司 MCI（现为全球第二大电信商Verizon 所购并 ）的调查，美国人一天共召开超过 1100 万个会议、一个上班族平均一个月开61.8 次会，而且其中竟有超过 50的时间被浪费掉的。这个数字相当于每个礼拜，企业
4、或个人必须浪费掉一整个工作天在无效的会议上；若以会议成本公式 （与会者人数会议时间个人时薪 ）计算，被浪费掉的金钱和资源庞大到难以计量。不过，诚如英特尔（ Intel）创办人暨前总裁安迪葛洛夫（Andy Grove）所言：“你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率。”如果说会议是必要之恶，那么我们能做的，就是改变会议，通过目的、议程和进行方法的调整，让会议起死回生、变得有成效，不再是企业与上班族的心头之患。为了落实自己的理念， 葛洛夫在英特尔致力于推动会议改革，并曾亲自为所有新进员工上“效率会议课”，从内部推动改变，也让“效率会议”成为英特尔最为人熟知的企业文化之一。 学会如何开会，启动企业
5、改革开端日产汽车（Nissan Motor）在执行长卡洛斯 高恩（Carlos Ghson）的带领下，为日产缔造高达 60 亿日圆的效益（省下的开支增加的营收），成功拯救连续亏损 7 年、 26 年来地位不断下滑的日产。 这段被日本媒体誉为“高恩魔法” （Ghson Magic）的反败为胜故事，有部分原因便可归功于高恩对于日产会议方法所推动的革新。“会议，就是企业改革的开端。”日本黛安芬前社长吉越浩一郎认为，学会开有效率、有产出的会议，是所有企业都必须正视、必须实践的功课，因为当你正为了无数场失败会议，浪费时间和人力的同时，形同给了对手超越你的机会。所以，要学着开一场好会，你可以不必是一家成功
6、的企业；但是，要成为一家成功的企业，你不能不学会如何开会。本期封面故事从“步骤篇”“实战篇”到“番外篇”，通过拆解14 种开会方法，以及剖析 Google、IBM 、趋势科技、统一超商、奥美集团、IDEO、惠普（HP）等 14 家知名企业的独家会议术，教你从确立会议目的开始，一步步拯救你无可救药的失败会议，让你的会议变得更有目标、有效率、有产出。专题二：以明确的目的决定会议形式，让与会者有备而来“Do you know the purpose of this meeting ？”（ 你知道为什么要开这场会吗？）无论走进英特尔 （Intel）任何一间会议室， 这都是你第一眼会看见的文字。效率会议
7、，几乎是英特尔企业文化中的最大特色。英特尔创办人暨前总裁安迪葛洛夫（ Andy Grove）深信，缺乏明确目的、完整议程和有效进行方式的会议，注定会一败涂地、黯淡收场。确立会议目的，不只是英特尔创办人安迪葛洛夫（Andy Grove）对开会的首要要求，更是召开任何会议的第一步骤；这个起点，决定一场会议的好坏，也决定会议的生死。根据Fast Company 杂志的调查，所有失败会议的病征，包括会议过于冗长、讨论失焦、与会者过多等，都直接或间接地与会议目的有关，因为会议目的不仅牵涉到议程的安排，也决定了会议所需的时间长短、人数多寡与进行形式。换言之，唯有明定目的， 才能让所有与会者有备而来，在同一
8、个共识下一起达成会议目标。一般在企业中举行的会议，大致可分为以下4 种目的：1.决策与执行： 这是在企业中最常见的会议，包括例行会议、业务会议等都在此范畴中。通过决策与执行会议， 企业得以确认团队的目标与方针、 分配工作，并在执行过程中掌握与会者的工作进度，了解目前的营运现况， 依据各方搜集而来的资讯，拟定并传达决策。2.解决问题： 所谓解决问题，指的就是当目标和现实间有落差时，找出填补差异的方法，诸如业绩无法成长、顾客抱怨、经营不善等问题，都必须通过这类会议研拟对策。3.创意发想：无论是商品开发、 业务提案或行销企画， 都必须通过众人之力、无中生有，找出新奇的好点子，最为人熟知的动脑会议即属
9、于此类会议。4.凝聚向心力： 团队成员彼此信赖、理解与共识，对企业表现的影响举足轻重，通过这类会议，有助于促进组织内的交流，并强化团队意识。小心会议捣乱份子！别开会了，赶快做！作者史考特史奈尔（Scott Snair）提醒，有些人就算能力不错， 但要是拥有下列性格特征， 往往会成为会议的捣乱份子，破坏沟通与共识，让会议变得冗长而毫无建树。可以的话，应尽量排除具备以下10 项人格特质的成员与会：1.夸大问题严重性。 2.会在背后损人。 3.否认问题存在。 4.习惯转移焦点。 5.爱聊八卦。 6.专拍上司马屁。 7.拒绝改变。 9.好批评攻讦。 9.老是沉默不语。 10.经常早退或缺席。专题三：控
10、管出席者的质与量，让会议快又有效理清了“为什么开会？” 之后，第二步便是确认 “谁来开会？” 。一般而言，组织内的例会多半已有固定与会者，所以无需费心考量； 但若是非例行会议， 尤其是针对特定事务召开的议题导向会议，是否找到正确的出席者， 往往决定了会议的成败。开会也有技巧作者二木纮三表示，基本上，会议人数应当愈少愈好，而一场只有“必须出席者出席” 的会议，才能发挥最大的讨论与决议功效。为了“精炼”出席者的质与量，会议发起人在挑选与会人员时，务必参照以下3 点：1.出席者的权限 ：出席者必须对于议题握有决策权对于会中决议事项，是否具有覆议作主的资格？对于所达成的决议，是否具有分派任务的权限？2
11、.出席人数： 人数过多将导致会议冗长是否仅选择与主题有关的人？出席者能否在会议期间都有机会发言？3.出席者的能力： 具备相关知识、沟通技巧与决策力知识力： 对会议目的与主题有无充分理解与知识？沟通力： 能否简要、有逻辑地发言？理解力： 可冷静且正确理解与思索他人发言？判断力： 决策果决且不感情用事？二木表示，由于在现实环境里， 要找到具备上述所有条件的 “完美会议人选”并不容易，因此建议可采用“混搭方式”，例如同时找来“善于鼓励积极发言的气氛营造者” “能将沟通导往良性方向的意见引导者”“能果决做出判断的意见领袖”等不同特质的人，再搭配妥善安排的议程，确保人人各司其职，大抵就能让会议进行得又快
12、又有效。专题四：选对开会方法，才能对症下药、解决问题谈起会议，如果你的脑海里浮现的还是那个千篇一律的画面会议室、人、轮流报告和冗长讨论，那你可能还称不上真的懂开会。依据会议目的、规模的不同，每种会议预期获得的产出也不同。举例来说，借由召开“决策执行”类会议，人们得以传达企业策略、推动业务，并了解团队进度；但是，当企业计划推出新商品时，需要的就不再是例行会议，而是能激发灵感的创意发想会议。 所以，为了用最节省会议成本的方式，获得最高品质的会议产出，你必须为不同会议量身打造适合的进行方法。1.决策执行类会议： 由于多半是例行会议，每次议程大同小异，所以不妨选择强力控管时间、确保会议顺畅进行的方法，
13、以求“速战速决”，例如“站着开会法”“时间限制法”等。2.解决问题类会议： 由于需要集结众人智慧、合力解决问题，所以除了必须提供引导，让与会者了解问题的本质外，更要确保每种声音都有被听见的机会，例如“世界咖啡馆”就是专为此类会议设计的会议方法。3.创意发想类会议： 找出创意点子几乎是唯一的目的，所以最好能让与会者在最舒服、自由的气氛中发想，以发挥最疯狂的想象力，“动脑会议”就是最常采用的形式。4.凝聚心力类会议： 当团队士气低落、沟通出现阻碍时，不妨离开熟悉的环境，避免让日常压力牵绊住你的团队，依照人数多寡，召开“移地会议”或“午餐会议”。针对不同的目的与规模，选择适合的会议形式专题五：确实记
14、录会议内容，利于追踪检讨经过一番热烈的讨论， 为了避免说过的话、 做过的决策像船过水无痕， 最后一个步骤就是将会议讨论的内容，制作成书面报告。会议纪录的意义在于整理所有人的共识，及最终达成的结论， 可做为日后追踪工作状态、评估反省的参考资料。因此，为了“确实重现”会议现场的讨论内容，依照会议的性质与规模，至少都应安排1 位专门负责记录的人员。开会也有技巧一书提到，开会时除了做笔记之外，最好也辅以录音，确保内容的完整性。而在记录时，以速度为优先，无需太过在意错字或文法。若有不懂的专有名词或专业用语，则应当场理清，以求正确记载。此外，会议记录者应具体、 简洁地书写每条发言， 包含发言者及其发言内容
15、。而且除非有其他图表附件，否则所有报告应以一张A4 纸为基准，便于检阅与保管。最后还有一项很重要、却时常被忽略的工作，就是“检讨”会议，亦即检讨“会议本身”（而非会议内容及决策品质） 的形式、流程及必要性， 因为懂得“如何开会”也是工作实力的展现， 若能在每次会议中有所学习成长，就能让会议开得愈来愈有效率、有成果，甚至开得更有趣、更有意义。会后检讨事项的Checklist检讨“会议本身” 的形式、流程及必要性， 也是让开会愈来愈有效率的关键。1.会议召开者的评估方向：无论如何都要开这个会吗？出席者是否了解会议目的？资料是否事前妥善配发？会议地点、现场、设备是否恰当？司仪或主持人是否做好准备？会
16、议记录者的人数过多或太少？有无准时开会？资料内容与份数是否适当？出席者参与讨论的积极度如何？出现争执时，是否妥善处理？有无如期获得结论？会议报告是否及早寄发出去？2.会议出席者的评估方向：有无事先阅读资料做好准备？是否准时到场？是否集中精神开会？是否因为上司或前辈在场，而限制自己的发言？自己的主张是否简洁有力合逻辑？意见冲突时，是否仍能冷静以对？有无依循会议主持人的指示动作？有无提供适当且足够的资讯，协助做出结论？（资料来源：开会也有技巧，博志文化。 ）专题六：缩短开会时间，追踪进度快、狠、准开会时，你是坐着或站着？坐着开会是再平凡且自然不过的光景，但是，站着开会却能通过身体， 协助与会者掌握时间、更快速地达成会议目的。根据密苏里大学（University of Missouri-Columbia）商学院教授艾伦布鲁顿（ Allen Bluedorn）的研究指出，坐着开会虽然舒适， 但也可能让与会者忽略时间的流逝、拖慢会议效率， 因而平均此站着开会多用上34的时间；而且，
