项目文档归档管理办法

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1、1项目文档归档管理办法项目文档归档管理办法第一章第一章总总 则则第一条第一条 本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。第二条第二条 本管理办法适用于公司所有工程项目。第二章第二章术语定义术语定义第三条第三条 项目文档(一)项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。项目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。(二)项目文档分类：1. 项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。2. 项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。3. 项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项目

2、成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定资料等。24. 项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。第三章第三章归档的工作职责及流程归档的工作职责及流程第四条第四条 分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。第五条第五条 项目经理负责完成项目文档的移交归档工作。第六条第六条 分公司生产部门负责监督、检查项目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过程。第七条第七条 分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移交工作。第八条第八条 分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其它文档的保存管理。第九条第九条 项

3、目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体要求，见附录 A：项目文档归档管理流程 。第四章第四章项目文档归档原则项目文档归档原则第十条第十条 根据广东省电信工程有限公司档案管理实施细则规定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02” ，项目文档按项目编号进行归档。第十一条第十一条 项目经理提交项目文档归档时，应按要求3编制归档文件目录，详见附录 C：归档文件目录 （长期文件）及附录 D：归档文件目录 （短期文件） 。第五章第五章项目文档的项目文档的归集过程归集过程第十二条第十二条 项目承接文档归集(一)分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保

4、管，并按附录 E：项目文档归集/归档记录做好项目文档归集记录。(二)项目承接文档的组成1. 对于投标项目，必须有承包合同、投标文件及中标通知书，如投标文件已在其它项目中归集，必须在附录E：项目文档归集/归档记录中明确已归集的文件及其对应的项目编号等相关内容；2. 对于委托项目应有项目委托书，如无建设单位出具的项目委托书，分公司市场部应出具项目承接情况说明作为项目承接依据，内容可参照建设单位的项目委托书。第十三条第十三条 项目实施文档归集(一)项目经理以项目为单位，项目初验后，应在三个月内完成项目实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。(二)项目经理按附录 E：项目文档归集/

5、归档记录4格式做好项目文档归集记录。第十四条第十四条 项目结算文档归集(一)项目经理在竣工验收且完成对外结算、内部成本核算后一个月内，以项目为单位，完成项目结算资料文档的整理归集，相关结算资料应为原件。(二)项目经理按附录 E：项目文档归集/归档记录格式更新项目文档归集记录。第十五条第十五条 文档缺失的处理(一)项目经理应严格按照附录 B：项目文档归档一览表的归档要求，保证项目文档的完整性。(二)按要求属于必须归档的文档，如果出现缺失的，由责任部门（或责任人）出具书面说明书，说明书必须由责任部门（或责任人）主管领导签字确认，并加盖部门（或分公司）章。说明书作为文档缺失依据进行归档。第十六条第十

6、六条 项目文档归档(一)项目经理在完成项目实施文档及项目结算文档归集后，一周内联同分公司市场部，将项目承接文档、项目实施过程文档及项目结算文档归集合并，统一提交分公司项目管理部资料管理员审核，审核通过后按附录 E：项目文档归集/归档记录格式办理移交手续。(二)根据广东省电信工程有限公司档案管理实施细则要求，分公司项目管理部资料管理员整理项目文档，5将长期文件和短期文件分别装盒。档案盒的装订要求见附录 F“档案盒格式要求” 。(三)分公司项目管理部资料管理员按季度将归档装盒后的项目文档移交分公司综合部，并按附录 H项目文档归档季度汇总表格式办理移交手续。(四)分公司综合部做好登记，每年按附录 G

7、“档案目录格式要求”编制年度档案归档目录清单，并及时提交公司综合部。第六章第六章项目文档归档考核项目文档归档考核第十七条第十七条 分公司项目管理部负责项目文档归档的监督检查，并按广东省电信工程有限公司项目成本控制管理办法相关规定，在项目经理完成项目文档归档后方可全部发放项目绩效。第七章第七章附附 则则第十八条第十八条 本办法自 2010 年 3 月 3 日起实施，公司在以前年度所制定的相关规范性文件同时废止。第十九条第十九条 本办法由项目管理部负责解释。6附件：1.附录 A：项目文档归档管理流程2.附录 B：项目文档归档一览表3.附录 C：归档文件目录（长期文件）4.附录 D：归档文件目录（短

8、期文件）5.附录 E：项目文档归集/归档记录6.附录 F：档案盒格式要求7.附录 G：档案目录格式要求8.附录 H：项目文档归档月度汇总表7附录 项目文档归档管理流程责任部门/人 配合部门/人输入 输出工工作作流流程程工工作作内内容容和和要要求求责责任任部部门门/ /人人输输入入/ /输输出出时时限限开始项目实施文档 归集项目结算文档 归集项目文档移交 归档结束项目承接文档 归集整理项目承接过程中的相关文 档，并负责归集保管工作。分公司市场部承接合同 投标文件 中标通知书 项目委托书 项目文档归集/归档 记录承接合同签订后一 周内项目经理在项目验收后，整理 归集项目实施过程中的相关资 料文档。

9、 项目经理负责项目实施文档归 档前的管理。 分公司项目管理部监督检查项 目经理结算文档的归集管理。项目经理 分公司生产部门会议纪要 交工验收文件 初验报告或纪要 终验报告或纪要 项目文档归集/归档 记录项目初验后三个月 内对外结算相关资料 内部结算相关资料 合作合同 项目文档归集/归档 记录项目经理 分公司生产部门分公司在项目完成对外结算、 内部结算后一个月内，完成项 目结算文档的整理归集工作。 项目经理负责项目实施文档归 档前的管理。 分公司项目管理部监督检查项 目经理结算文档的归集管理。完成对外结算、内 部结算后一个月内项目经理合并项目实施文档、 项目结算文档及项目承接文 档，形成整套完整

10、归档文件， 于完成项目结算文档归集后一 周内提交分公司项目管理部资 料管理员审核，审核通过后归 档装盒，并每季度移交综合部 保存管理。 分公司综合部每年向综合部报 告项目文档年度归档目录清 单。项目经理 分公司项目管理部 分公司综合部项目文档归档季度 汇总表 项目档案目录完成项目承接文档 、项目实施文档及 项目结算文档归集 后一周内广广东东省省电电信信工工程程有有限限公公司司管管理理流流程程文文件件编编号号生生效效日日期期修修订订状状态态页页 码码A.01(6)项项目目文文档档归归档档管管理理流流程程2010年01月01日Q/GTE-04W108受控文件8附录 B 项目文档归档一览表分类分类文

11、档名称文档名称说明说明载体载体 类型类型归档要求归档要求保存时限保存时限 要求要求目录卷内文件目录纸质必须承接合同合同应完整齐备纸质必须长期投标文件电子 版若为投标项目， 必须短期中标通知书纸质若为投标项目， 必须短期项目承接 资料文档项目委托书纸质若为委托项目， 必须短期会审纪要如曾有相关会议， 要求归档会议纪 要或会议记录纸质按实归档短期交工验收文件纸质必须短期初验报告或纪 要纸质必须短期项目实施 资料文档终验报告或纪 要纸质按实归档短期对外结算审定 书纸质必须长期对外结算资料 明细纸质必须长期项目成本结算 表纸质必须长期分包合同合同应完整齐备纸质若存在分包项 目，必须长期分包项目费用 审

12、核表表纸质若存在分包项 目，必须长期协作项目结算 审定资料纸质若为协作项目， 必须长期项目结算 资料文档9附录 C 归档文件目录（长期文件）归档文件目录项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备 注承接合同对外结算审定书对外结算审定资料明细项目成本结算表分包合同分包项目费用审核表协作项目结算审定资料年度期限建档编号3010附录 D 归档文件目录（短期文件）归档文件目录项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备 注投标文件（电子版）中标通知书项目委托书会审纪要交工验收文件初验报告或纪要终验报告或纪要项目审批报告（任务书）若项目投资 额在 300 万 元以上，必 须用户意见若项目投资 额在 300

13、 万 元以上，必 须决算证明若项目投资 额在 300 万 元以上，必 须工艺图片若项目投资 额在 300 万 元以上，必 须年度期限建档编号151112附录 E 项目文档归集记录项目文档归集项目文档归集/ /归档记录归档记录（Q/GTE-04R107-A.0Q/GTE-04R107-A.0）项目名称：项目编号：分类件号责任者题名归集日期页数提交人备注1承接合同2投标文件（电子版）3中标通知书项目承 接文档4项目委托书1会审纪要2交工验收文件3初验报告或纪要项目实 施文档4终验报告或纪要1对外结算审定书2对外结算审定资料明细3项目成本结算表4分包合同5分包项目费用审核表6协作项目结算审定资料项目

14、结 算文档移交人： 接收人： 归档日期： 年 月 13日14附录 F 档案盒格式要求1、脊背式样项目名称全宗号GDTEC类别号E02年度2009期限30项目编号AD080009起止件号152、档案盒内备考表式样备 考 表盒内文件材料情况说明整理人：检查人：整理时间： 年 月 日16附件 G 档案目录格式要求1、 档案目录封面格式项 目 档 案 目 录全宗名称：广东省电信工程有限公司分公司全 宗 号： 类 别： 工程项目 期 限：_年 度：_172、 档案目录脊背式样XX 分公司项目档案目录全宗号GDTEC类别号E02期限年度2009183、案卷目录（30 年） 案案 卷卷 目目 录录（30 年

15、）年）案卷号档案 室编项目编号项 目 名 称年度页数备注12345第 X 页194、案卷目录（15 年） 案案 卷卷 目目 录录（15 年）年）案卷号档案 室编项目编号项 目 名 称年度页数备注12345第 X 页20附录 H 项目文档归档月度汇总表项目结算文档归档季度汇总表（项目结算文档归档季度汇总表（20102010 年第年第 X X 季度）季度）（Q/GTE-04R108-A.0Q/GTE-04R108-A.0）归档内容项目承接文档项目实施文档项目结算文档序号项目编号项目名称归档文件目录承接合同投标文件中标通知书项目委托书会审纪要交工验收文件初验报告或纪要终验报告或纪要审定书结算资料明细项目成本结算表分包合同分包合同编号分包项目费用审核表协作项目结算审定资料协作项目后评估考核表移交日期备注1 2010-9-10 2 2010-9-10 3 2010-9-10 注意：1、为必须包括的文档，为按实际情况归档，如存在则包括。