勇于技术革新，提高工作效率——谈如何批量打印奖状证书群文处是隶属于少年宫专门从事对全区中小学生进行科技活动教育，文化艺术教育以及体育活动教育的专设处室经常组织大规模的科技、文艺、体育类竞赛活动，每次竞赛活动结束后，都要打印几百甚至上千张的奖状和证书，从印奖状、写奖状、分奖状占用了大量人力、物力、时间，使得工作效率不高为了提高此项工作的效率，在今年的科技英语竞赛中，张占峰大胆的进行技术革新，利用现代化设备与OFFICE办公软件的技术应用相结合，研究出批量打印奖状、证书的方法，极大的提高了工作效率过去需要5个人1周才能完成的工作，现在只需2个人3天时间就能完成现就批量打印奖状证书方法做简要介绍第一、需要建立获奖姓名、学校、获奖等级、教师的数据库文件，这里我们用office办公软件中的Excel 2003来做，在文档表格中，输入姓名、成绩、学校、年级、获奖等级、教师，然后分别把各个项目数据填写完整本次科技英语大赛有8864人参加，1694人获奖，在竞赛组织的前期工作中，各校上交表格都是用Excel软件做表，通过粘贴、复制等方法已经完成这个数据文件的填写，我们把这个Excel文件命名为“成绩统计表”。
第二、制作小奖状样式按照奖状要求设计小奖状样式，例如：xxx同学xxx学校，荣获2007年房山区中小学生创意大赛x等奖，落款房山区中小学科技节办公室，2007年11月这个文件用word软件来做就可以，页面设置采用B5纸横排版就可以，我们把这个word文件命名为“奖状样式”第三、把word文件“奖状样式”和Excel数据库文件“成绩统计表”合并这个工作应用word软件中的邮件合并功能把“奖状样式”中的学生姓名xxx、学校xxx、获奖等级x等奖定义为数据域，这个数据域是通过调取Excel数据库文件“成绩统计表”中的数据完成的，这样把2个文件进行合并就可以了第四、批量打印奖状证书当word文件“奖状样式”和Excel数据库文件“成绩统计表”合并完成后，我们就可以选取打印机和打印的份数进行打印了可以用2台甚至多台打印机同时打印，工作人员只需给打印机里放空白奖状就可以了计算机会自动添加学生姓名、学校、获奖等级的各项信息此打印奖状证书的方法提高了工作效率，达到了事半功倍的效果愿与全体同事共享，有不妥之处，请指教，共勉之。