{公司治理}湖南计算机股份公司文件控制程序

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1、公司治理湖南计算机股份 公司文件控制程序 公司治理湖南计算机股份 公司文件控制程序 QG 湖南计算机股份有限公司管理标准 QG/PLA 07.00-2002 文 件 控 制 程 序文 件 控 制 程 序 2005-03-25 发布 2005-03-28 实施 湖南计算机股份有限公司发布 质量管理体系文件控制流程图：质量管理体系文件控制流程图： 质量管理 体系文件 批准 外来文件识别 发布 实施 更改 申请 状态标识 归档保存 回 收 作废 销毁 作标识 保 留 定期评审 与更新 批准发布实施状态标识 归档保存 回 收 作废 销毁 作标识 保 留 外来文件控制流程图：外来文件控制流程图： 湖南计

2、算机股份有限公司管理标准 文件控制程序 QG/PLA07.00-2002 1 范围1 范围 本标准规定了本公司与质量体系有关的文件及资料的控制要求，以确保 各有关场所使用文件的有效版本。 本标准适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的管理。 2 引用标准2 引用标准 QG/PLA07.04-2002 评审及更改程序 QG/PLA08.02-2002 质量记录控制程序 QG/PLA07.01-2002 产品（软件）研制程序 3定义定义 本标准采用下列定义。 3.1 文件和资料。包括两种形式： a、以书面文字、图表形式表达的； b、用计算机媒体，如磁盘、存贮芯片等形式表达的。 4 职责4 职责 4

3、.1 质量管理部负责质量管理手册、程序文件的发放、更改控制和管理。 4.2 项目负责人负责设计文件的存档。 5 工作程序与要求5 工作程序与要求 5.1 文件和资料的分类 5.1.1 质量体系文件 a、质量管理手册（包括质量方针和质量目标） ； b、质量计划 c、程序文件； d、岗位职责（包括分解的质量目标） ； e、质量记录。 5.1.2 技术文件 a、各类设计文件，包括图纸和检测文件； b、工艺文件，包括作业指导书。 5.1.3 外来文件 a、各类质量体系标准、技术标准； b、相关法律法规。 5.2 质量管理手册的编制、批准、发布、更改、版本控制按质量管理 手册中“手册控制”的规定执行。

4、5.3 质量计划和程序文件的发布、更改等控制由质量管理部负责。 5.4 技术文件的编制、批准、发放控制按产品（软件）研制程序执行； 更改按评审及更改程序执行。 5.5 质量记录的编写、批准、更改按质量记录控制程序执行。 5.6 文件的编写 a、 质量管理手册和质量计划由管理者代表组织； b、程序文件由质量管理部经理组织； c、 管理文件（制度）由相关部门领导组织。 5.7 文件的编号规定 5.7.1 程序文件 QG/ PLA .- 年份 文件序号 文件分类号 企业标准代号 企业管理标准代号 5.7.2 质量记录表格 JL / PLA *. * - * 年份 文件序号 文件分类号 企业标准代号

5、记录表格代号 各部门按质量记录名称编目，并按规定时间间隔装订。 5.8 文件的批准 5.8.1 质量体系文件 a、 质量管理手册由最高管理者批准； b、 程序文件和质量计划由管理者代表批准； c、 管理文件（制度）由相关部门负责人批准。 5.8.2 外来文件（标准） a、质量管理体系标准由公司法人代表批准选用； b、强制性国家标准和法律法规，本公司必须执行； c、推荐性国家标准，由项目负责人批准选用。 5.9 文件的发放 5.9.1 质量管理手册 和质量计划由质量管理部负责发放到各部门负责人， 编号后在文件发放登记表上登记。 5. 9. 2 程序文件由质量管理部负责在公司局域网络发布。各部门和

6、岗位可 通过计算机从公司局域网络浏览文件，无法借助网络浏览的个别部门， 质量管理部负责另行登记发放。 除质量记录表格外，从网络复制和下载 均属无效版本。 5.9.3 外来标准由标准档案室保管， 凡需要者，可到标准档案室借阅或复印， 管理员作好借阅或发放记录。 5.10 文件的补发 5.10.1 凡文件损坏无法使用时，文件资料持有人可持损坏文件到发放部门补 领，损坏文件由发放部门负责人监督销毁。 5.10.2 文件丢失，由文件丢失人写出书面报告，部门负责人审批，到发放部 门补领。 文件管理员应给予新的编号，并注销丢失文件的编号 ； 必要时， 将注销的文件编号通知相关部门，防止误用。 5.11 文

7、件的更改 程序文件的更改， 由提出人填写文件更改申请表,质量管理部实施并 填写文件更改登记表,收回旧文件;其更改批准是管理者代表。更改后 的文件在公司局域网络发布执行。 5.12 文件的定期评审与更新 5.12.1 在下列情况下，质量管理部经理应组织对文件进行评审： a. 组织结构发生变化时； b. 产品结构有重大调整时； c. 过程有重大变化时； d. 适用的法律法规有重大变化时； e. 内部审核时。 5.12.2 在每年的内部审核结束时，质量管理部经理应组织对文件进行评审， 确定是否需要更新；其评审意见应记录在内部质量审核报告中。 5.12.3 文件经评审修改后， 质量管理手册需经最高管理

8、者批准后实施， 程序文件需经管理者代表批准后实施， 操作性文件需经部门领导批准后 方可实施。 5.13 文件的版本控制 5.13.1 程序文件更改时，版本由 A 至 Z 依次使用，在程序文件名称后面加 注版本号；本公司 2005 年 3 月发布的质量体系文件均为 A 版。 5.13.2 附在程序文件后面的记录表格式样及附录，更改时版本不予控制。 5.13.3 外来标准：标准档案室管理员每年底应对其版本的有效性进行核 查，及时通报有关部门。 5.14 文件的管理 5.14.1 质量管理手册 、程序文件、由质量管理部保存。 5.14.2 质量记录由各相关部门保存。 5.14.3 外来标准由标准档案

9、室保存。 5.14.4 技术文件由标准档案室保存。 5.15 文件的作废与销毁 5.15.1 文件更改有实质性操作变化时由质量管理部确认更换版本，原版本文 件作废。 5.15.2 文件销毁，由文件管理员填写文件（记录）处理清单，质量管理部 经理批准予以销毁 ； 有利用价值的作废文件需保存时，质量管理部经理 批准，文件管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。 5.15.3 失效标准销毁，由标准档案室管理员填写作废标准处理清单，质量 管理部经理批准予以销毁 ； 有利用参考价值的作废标准需要保存时，质 量管理部经理批准，标准档案室管理员在“作废” 印章上划一圆圈，以 示标识。 6 支持文件6 支持

10、文件 不需用。 7 记录7 记录 7.1 质量记录 7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件发放登记表 7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申请表 7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登记表 以上记录由质量管理部 保存 3 年。 7.2 工作记录 7.2.1 文件（记录）处理清单。 7.2.2 部门发放文件一览表。 7.2.3 作废标准处理清单。 以上记录分别由相关部门和质量管理部保存。 湖南计算机股份有限公司 文件更改申请表 JL/PLA 08.01-2002 更改文件的名称申请部门 更 及 改 意 原 见 因 (签字) 年 月 日 申请部门 领

11、导意见 (签字) 年 月 日 1 (签字) 年 月 日 2 (签字) 年 月 日 相关 部门 意见 3 (签字) 年 月 日 更 改 概 要 (签字) 年 月 日 审核部门 意 见 (签字) 年 月 日 批 准 (签字) 年 月 日 湖南计算机股份有限公司 文文 件件 发发 放放 登登 记记 表表 JL/PLA08.00-2002 文 件 名 称文 件 编 号版本号份数收文部门签字日期 湖南计算机股份有限公司 文件(记录)处理清单 (工作记录) 编 号 文件(记录)名称数量(份)保存期限处理时间 备 注 保存部门 注: 此表存本部门 审批人: 年 月 日 填表人: 年 月 日 湖南计算机股份有限公司 文 件 更 改 登 记 表 JL/PLA 08.02-2002 文件编号及名称序 号 更改时间 更改后版本及实施时间 经 办 人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 注: 此表存质量管理部 。 湖南计算机股份有限公司 作废标准处理清单 （工作记录） 序号 标 准 代 号 标 准 名 称 代替标准代号数量 处理时间备 注 说明： 审批： 年 月 日 填表人： 年 月 日 感谢阅读感谢阅读 多年企业管理咨询经验，专注为企业和个人提供精品 管理方案，企业诊断方案，制度参考模板等 欢迎您下载，均可自由编辑