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1、主讲人 程目华 管理体系内审员培训教材 主要内容 管理体系审核概述 前言 管理体系审核是审核的一种类型 其目的在于通过对管理体系进行系统的检查 评价质量 环境 职业健康安全管理体系的符合性和有效性 识别管理体系改进的机会 实现持续改进 管理体系审核用于确定组织符合质量 环境 职业健康安全管理体系要求的程度 是GB T19001 2015 GB T24001 2015 GB T28001 2011管理体系标准的基础之一 管理体系审核定义 确定管理体系的活动和其有关结果是否符合有关标准和文件 管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到目标的系统的 独立的并形成文件的过程 审核术语 符合
2、 是指质量 环境 职业健康安全管理体系文件符合标准要求 有效性 是指现场质量 环境 职业健康安全活动与其管理体系文件的一致性 审核依据 用作管理体系的标准 GB T19001 2015 GB T24001 2015 GB T28001 2011 管理体系手册 程序文件或作业文件以及适用的国家相关的法律 法规文件 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其它信息 纠正 为消除已发现的不合格所采取的措施 纠正措施 为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施 主要目的 1 评价组织自身的质量 环境 职业健康安全管理体系 2 验证是否持续满足规定的要求 3 作为一种重要的管
3、理手段和自我改进的机制 及时发现问题 采取纠正或预防措施 使体系不断完善 不断改进 4 在外部审核前做好准备 主要内容 内部审核员的培训 内审员培训目的 通过培训 了解审核的程序 掌握审核方法和技能 作到如下几会 会审核文件会制定审核计划会编制检查表会收集客观证据会编写不符合报告会进行总体评价会编写审核报告会跟踪纠正措施会主持首 末次会议 主要内容 管理体系内部审核的策划和准备 内部审核的策划 指定职能部门应在每年的年初制定质量 环境 职业健康安全管理体系的年度内审计划 管理者代表亲自主抓内部质量体系审核工作 内部审核工作每年至少进行1次 每两次的时间间隔最长不能超过12个月 公司组织机构 管
4、理体系发生重大变化时 或出现重大质量事故 或顾客对某一环节连续投诉时 可增加内审频次 在认证证书到期换证前 接受第三方审核前等 内部审核的程序 1 审核启动2 审核准备明确审核目的 范围组成审核组文件审核制定审核计划制定审核检查表通知3 现场审核首次会议 内部审核的程序 现场收集证据审核组小结末次会议4 不符合跟踪验证原因分析纠正预防措施拟订及实施评价和验证5 结束 内部审核的准备 编制审核计划 组成审核组 收集并审阅有关文件 编制检查表 准备有关表格 通知受审核部门 审核准备 编制审核计划 审核计划的内容 审核目的 审核范围 审核准则 审核组成员 审核时间 审核日程安排 审核要求 审核准备
5、组成审核组 管理者代表指定审核组长及审核员 内审员经过培训和资格认可 具有相应的能力 应考虑公正 客观 独立的原则组成审核组 人数与工作量相匹配 审核员不能审核自己的工作 审核准备 收集并审阅有关文件 收集重点 与受审核部门有关的文件 管理手册 程序文件 作业文件和规定等 且文件是否是有效版本 审阅程序文件时应作好审查记录 审阅文件 注 不仅要检查该部门的程序文件 还要检查与其他部门程序文件的接口是否明确 清晰 规定内容是否协调 或几个部门都通用的文件和程序也要收集全 以作为审核策划和现场审核工作安排的参考 各部门应采用的法律法规 标准 是否齐全 是否有效 各部门的目标 指标等的事先收集 审核
6、准备 编制检查表 检查表的作用 保持审核目标的清晰和明确 保持审核程序规范化 提示和备忘减少审核员的偏见和随意性 保持审核进度 树立审核员形象 作为审核记录保存 审核准备 编制检查表 检查表的内容 哪里查 列出审核的部门 查什么 列出审核项目 要点及收集什么客观证据 确保审核覆盖面完整 怎么查 列出找谁查 如何抽样 用什么方法查 审核准备 编制检查表 编制检查表注意事项 符合审核准则 标准 管理体系文件 法律法规 覆盖标准要求和管理体系范围 结合部门特点选择有代表性的问题 抽样有代表性 样本量3 12 检查表具有可操作性 审核准备 使用检查表 使用检查表的注意事项 检查表是审核员的工作文件 不
7、要事先披露给受审核方 以保证审核的客观性 检查表主要起备忘作用 使用时不要机械生硬 按照检查表审核发现问题时可追踪调查 调整检查表的内容 但也不要完全脱离检查表 审核准备 准备有关表格 审核检查表 不合格报告 确定记录人 审核准备 通知受审核部门 提前通知受审核部门 确定审核时间 确定受审核部门审核人员 主要内容 审核实施和审核报告 审核实施 首次会议 首次会议的要求 审核组长主持会议 会议简短 准时 不超过半小时 获得受审核方的理解和支持 参加首次会议的人员包括 审核组全体成员 领导层 受审核部门负责人等 与会者签到并记录 审核实施 现场审核a 首次会议后立即进入现场审核 现场审核是内审员寻
8、找客观证据的过程 现场审核是整个内审工作中的重要环节b 审核组长控制审核的全过程 审核实施 c 收集客观证据 客观证据的来源 文件和记录 审核员和受核人的谈话 现场发生的事实 收集的方法 询问 听 查阅记录 现场观察 跟踪审核 样本的选择 具有代表性 随机抽样 从问题的各种表现形式寻找客观证据 发现不合格要追究必要深度 审核实施 d 收集证据应注意的问题 审核证据应真实有效 适用的审核证据越多越好 注意审核证据之间的相关性和一致性 始终保持客观 公正 有原则 有礼貌 与受审核方负责人共同确认事实 审核实施 e 审核技巧 少讲 多看 多问 多听 多记避免就题咨询和重复阐述 选择正确的对象提问应向
9、该审核部门的负责人或有关人员提出 正确的提出问题明确 直接针对问题提出 不能旁敲侧击 不要提错误的问题 审核实施 f 封闭式问题和开启式问题相结合 封闭式问题用 是 否 有 无 来回答 缺点信息量少 开启式问题用 如何做 有什么作用 如何处理 提问和索要相结合 提问 涉及文件及实际情况 索要 文件或观察现场 审核报告 不合格项和不合格报告a 不合格的定义 未满足要求 要求是指审核准则 GB T19001 2015标准 GB T24001 2015标准 GB T28001 2011标准 管理体系文件 法律法规 审核报告 b 不合格的类型 体系性不符合 文件不符合标准要求 实施性不符合 实施不符合
10、文件要求 效果性不符合 效果不符合目标的要求 审核报告 c 不合格的程度 严重不合格 缺少标准中规定的要求 存在系统性失效 存在区域性失效 可造成严重后果的不合格 违反法律法规的不合格 审核报告 一般不合格 个别的 偶尔的 因一时疏忽没做好或有效性不够 有问题但影响不大 损失轻微观察项 证据不足需提请注意 某项活动未开展尚证明不了已满足要求 审核报告 判断不合格项对应条款的准则 以客观证据证实的事实为依据 应完整叙述事实 就近不就远 用与不合格事实最接近的条款 有适用的具体条款 不用综合性条款 由表及里 既给出了不符合的事实 又能给出经证实的原因 就按原因的适用条款判 合理不合法以法为准 对照
11、标准条款进行判断 审核报告 不合格报告的内容 受审核部门及其负责人 审核人员 不合格事实的描述 不合格事实判定依据 不合格的程度 纠正措施计划 纠正措施实施情况 纠正措施的验证 审核报告 写好不合格报告的关键 不合格事实的描述应力求具体 时间 地点 何人执行或在现场发现的现象及关键细节 不合格问题的性质要用一两句话点明不对之处 违反标准或管理体系文件哪个条款应力求判断得比较确切 注意纠正和纠正措施的区别 末次会议前请受审核部门负责人认可不合格事实 审核报告 审核结论 文件化的管理体系对于标准的符合程度 管理体系的有效实施和保持程度 自我纠正 自我完善机制的有效性 管理体系运行中还存在的一些问题
12、 仍需要改进的地方 提出纠正措施的要求 包括完成期限 一般不超过15天 审核报告 末次会议a 由审核组长主持 b 参加者签到并做好记录 c 主要议程 重申审核目的 范围 依据 审核过程综述 审核计划完成情况 说明不合格项并报告审核结果 需要时宣读不合格项报告 编制审核报告 由审核组长组织编制 领导审批 审核报告的内容 审核目的 范围 准则 审核组成员及受审核部门 审核过程概述 审核发现及分析 质量管理体系有效性及对标准符合程度的评价 纠正措施及验证要求 审核报告及分发范围 附件 主要内容 纠正措施的跟踪与验证 目的 促使受审核方认真分析原因 找出不符合的根源 防止类似事件再次发生 进一步完善质
13、量 环境 职业健康安全管理 创造良好的体系运行条件 使受审核方按照纠正措施计划进行有效的纠正 为过去出现的问题划上问号 为审核组的审核结论提供依据 通过纠正措施实施情况跟踪 促使受审核方质量 环境 职业健康安全管理体系完善内部运行机制 责任 审核员的责任确定不符合项 提出纠正措施要求和实施完成期限 进行纠正措施的跟踪验证 受审核方的责任确认不符合项 分析不符合项的原因 制定和实施纠正措施 检查完成纠正措施情况 作好记录 及时向审核组提交不符合项报告原件及纠正措施完成情况证明材料 步骤 识别不符合项 审核人员评审确认不合格项 审核组向受审核部门提交不合格项报告 受审核部门负责人确认不合格事实在不
14、合格项报告上签字 审核组提出纠正措施要求 受审核部门调查分析不合格原因 受审核部门制定防止不合格再发生的纠正措施 必要时对纠正措施计划认可 受审核部门实施纠正措施 受审核部门记录实施纠正措施的结果 并验证实施结果 审核组验证评价纠正措施的有效性 提交纠正措施跟踪验证报告 纠正措施 纠正措施要求的提出 受审核部门负责人应调查分析造成不合格的原因 针对原因制定纠正措施计划 并规定完成的期限 审核员确认纠正措施 纠正措施 纠正措施计划的实施 受审核部门负责人组织本部门按纠正措施计划的时限实施 不能如期完成的 应向主管领导报告 批准后方可延期 管理者代表或主管领导协调解决纠正措施实施中的重大问题 跟踪
15、验证 纠正措施的跟踪验证纠正措施完成后 由主管部门组织审核员进行跟踪验证 内容包括 是否分析原因并针对原因采取了纠正措施 是否按计划时限完成 纠正措施实施是否有效 实施措施是否有记录 经验证确已完成 验证人签字 本项不合格项宣布关闭 跟踪验证 观察项的跟踪验证 观察项同样应引起受审核部门重视 观察项同样需要跟踪验证 所有纠正措施的完成情况 都应向最高管理者或管理者代表汇报 主要内容 内审和外审核的区别 相同点 都属于质量 环境 职业健康安全管理体系审核范畴 都要遵循相关体系的标准规定的基本则 都是对管理体系进行审核 都要以相关体系的标准作为审核依据 目的都检查管理体系的与有关标准的符合程度 都
16、按正规的程序和做法来进行 审核程序和阶段大致相同 审核员都应具备的素质基本相同 不同点 目的不同内审从改善内部管理出发 通过对发现的问题采取相应纠正措施 预防措施 推动质量改进 外审是通过对管理体系进行合格评定 确定组织具备相应的能力 为顾客或第三方认证或其他服务提供依据 审核组的组成不同内审以各部门的名义组成审核组 由最高管理者或管理者代表任命 外审则由顾客或第三方委派审核组 管理体系审核和3C审核的区别 主要内容 不同点 管理体系审核其目的在于通过对管理体系进行系统的检查 评价质量 环境 职业健康安全管理体系的符合性和有效性 识别管理体系改进的机会 实现持续改进 CCC审核其目的在于为了保证批量生产的认证产品与已获型式试验合格样品的一致性 强制性认证工厂检查要求 定义 一致性的三要素结构关键件铭牌 CCC必查资料 1 获证产品型式试验报告和认证证书 2 企业营业执照及年审记录3 上一年度工厂检查报告和不符合项及相应的整改证实资料 4 程序文件一套 5 受控文件清单 文件发放回收记录 文件变更审批记录 质量记录清单 获证产品认证档案目录 6 自上次工厂检查至今的全部的产品订单 合同或
