公司采购部培训教材

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1、1 员工培训 采购部2013年7月 2 主要内容 第一部分 采购物品分类第二部分 供应商的选择与管理第三部分 采购策略的制定第四部分 采购成本控制第五部分 采购谈判 3 什么叫采购 采购的定义 采购 是指企业 组织或机构在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为资源 以保证其工作或生产经营活动正常开展的一项企业经营活动 4 采购工作的最高境界 从合格的供货商处 在需求的时间内以合理的价格取得正确的数量符合品质要求的物品与服务 5 采购物品分类方法 6 采购物品分类 采购物品的四象限分类模型企业在进行采购时 可根据不同的产品采取不同的采购策略 对于采购方来说 对产品进行分类就显得至关重要了 在采

2、购物品四象限模型中 根据采购方的年购买量和采购产品的风险和采购机会对采购物品进行分类的方法 其中 采购风险和机会可能包括供应商场的丰富程度 产品的可替代性 产品的标准化程度等因素 根据采购方年采购量大小以及采购物品对采购方的风险高低可以将采购物品分别归入四象限 分为以下四类 7 采购物品分类 常规物品常规物品是指采购风险小 企业每年的采购量也很小的产品 常规物品通常有很多的供应商和种类 而且产品都已标准化 采购风险低 企业每年的购买常规物品的数量和金额很小 每个企业每年的购买额只占供应商销售额的很小比例 瓶颈物品瓶颈物品是指采购风险大 而企业每年需求量不大 但又不可或缺的产品 能供给瓶颈物品的

3、供应商数量较少 产品多是非标准化的 因此采购风险很高 而企业每年的采购额较小 企业每年的购买瓶颈物品的数量和金额很小 关键物品关键物品是指采购风险较大 企业采购量很大的产品 这种产品一般是非标准化的 只有很少的供应商可供选择 较难找到的替代产品或供应商 因此对采购商的风险很高 而每年采购数量和金额很大 杠杆物品杠杆物品是指采购风险小 但企业每年的采购量很大的产品 杠杆物品通常有很多可供使用的供应商 产品也已标准化 采购风险低 企业每年的采购数量和金额很大 这种大额采购增加了企业对供应商的吸引力 8 供应商开发与管理 9 供应商开发必要性 满足公司供应战略要求新业务拓展原厂商不能满足需求货源储备

4、优化供应基础 10 新供应商的评核和开发流程步骤 初选及选择条件 建立详细内容及步骤细则 搜索潜在供应商 按步骤实施评估 评估结论 监督和优胜劣汰 绩效改善或辅导 绩效监督与考核 建立合格供应商档案 合格供应商名单 11 在收集供应商信息之前 必须制定出筛选的标准 供应商评估的要素 可以从下表的各个方面选择 潜在的评估要素 研发新产品开发 引进厂房与设备产能物流品质计划财务成本控制渠道地理位置 距离规划弹性产品范围后勤 整合革新 产品 流程 电子通讯 能力 时间 1 准时2 服务回应3 交货时间4 减少周转时间4 准时投标6 送货时间弹性 品质 1 退货2 ISO标准3 维修保养4 对其供应商

5、的品质控制 供应商管理阶层的承诺销售服务技术服务投诉回应行政服务组织结构 合作 服务 其它 环保计划数量达成劳动力稳定汇率风险EDI与其它通讯系统轮班作业系统运输 包装保证 惩罚检查服务道德地方保护 1 原材料2 存货3 毛利4 经常性支出 成本 筛选评估标准 在挑选筛选标准或评估要素的时候 通常会出现的错误是 挑选出的标准通常使得现有的供应商更符合自己的要求 这样减少了供应商选择的范围 因此 在制定供应商筛选标准时一定要客观 公正 是经过小组的讨论通过的 每一个采购类别的供应商筛选标准都可能是不一样的 挑选出的评估要素 12 搜索潜在供应商 国内外采购指南国内外产品发布会国内外新闻传播媒体

6、报刊 杂志 广播电台 电视等 互联网电话簿国内外产品展览会政府组织的各类商品订货会国内外行业协会 会员名录 产业公报国内外各种厂商联宜会和同业工会政府相关的统计报告或刊物专业经三方机构厂商介绍内部员工 13 供应商的基础认证 供应商的基础认证是供应商资质管理工作的主题工商文件 营业执照 税务登记证 资信等级 注册资本 经营范围 行业资力和证书 质量体系资源 工厂分布 运输 技术支持 服务等级 客户名单 尽量提供 公司SWOT分析 优势 劣势 机会 威胁 14 价格评估的7种方法 1 实绩法 参考过去的实际购价 算出欲购底价的方法 2 目标价格 从产品的卖价逆算采购品所须有的目标单价 3 横向比

7、较法 选出和对象品类似或共同的采购品 调查影响成本的参数 成本变动要因 将参数别做横的比较 算出大概希望以何价格购入 4 应用经验法 依据经验丰富的专家经验或感觉 算出价格 5 估价比较法 比较两家以上的估价 参考具有利条件那一家的估价 算出欲购单价 6 市场价格法 采购原材料 市场规格品时 参考报纸上的价格版或其它资料 研究算出欲购价格 7 成本分解法 将构成单价的各要素分别加以分析 算出欲购单价 15 供应商知觉模型 与供应商建立何种业务关系不仅是采购方采购战略的重要一环 也关系到整个供应链运作的平滑与顺畅 因此 有必要对供应商进行相应的分类 并与不同的供应商建立不同的业务关系 在供应商知

8、觉模型中 我们提出了按照采购方对供应商的吸引力以及对供应商的商业价值将供应商分为发展型 核心型 边缘型和剥削型 各种供应商知觉的类型在四象限中的具体位置如图 16 供应商类型 边缘型客户供应商通常认为这类采购商不重要 没有发展潜力 因此在与之打交道的时候 不会给予供货优先权 也不会给予折扣 奖励等激励措施 这类采购商对供应商的吸引很较小 供应商将其视为边缘型客户 边缘型采购商的议价能力一般都很弱 发展型客户这类采购商的采购额不大 他们的采购对供应商可能不重要 但供应商可能因为其他的原因 比如采购商的品牌效应或发展前途 希望与这类采购商建立长期合作关系 他们将这类采购商视为发展型客户 供应商愿意

9、投入时间和精力来发展合作关系 一般是建立长期合作关系 核心型客户就当前的交易和发展潜力来说 供应商认为这类采购商的采购是其核心业务 每个供应商只有几个大客户 供应商会为获取订单 建立长期合作关系付出巨大努力 一般是建立合作伙伴关系 剥削型客户这类采购商对供应商很重要 因为采购量很大 但供应商没有和这类采购商发展长期合作关系的意愿 因为虽然这类采购商的购买量很大 但是供应商的利润却很低 因此供应商将这类客户视为剥削者 不会为获取订单做出努力 也不会给予采购商优先权 但一旦采购商与供应商确定了买卖合同 供应商的议价能力会迅速提高 17 采购策略的制定 18 物品分类模型与供应商知觉模型的结合 当采

10、购瓶颈物品时 即采购商年采购量较小但采购产品对采购商的风险较大时 采购商会比较重视供应商 这时虽然采购金额较低 但是供应商会视该采购商为发展型的客户予以对待 当采购产品为关键物品时 采购商不仅年采购额高而且因为所采购产品对公司至关重要而重视与供应商的关系 这时供应商会视该采购商为核心型客户 当采购物品为常规物品时 由于采购商的采购额较低且所采购产品对采购商的风险非常微小 采购商没有必要花费时间和精力和供应商维持良好关系 此时供应商也会视该采购商为边缘型客户 不会投入任何精力和时间来争取该客户 当采购产品为杠杆物品时 由于年采购金额高且采购的风险低 因此采购商会有很强的议价能力 这时对供应商来说

11、 则必须给予采购商相当的数量折扣或花费大量的时间和精力来争取该采购商 供应商会觉得受到了该采购上的盘剥而视该采购商为剥削型客户 发展型 核心型 剥削型 边缘型 19 四种分类物品的采购战略的制定 常规物品常规物品有很多的供应商可供选择 其产品标准化程度高 而采购商每年的购买量很小且所采购物品对采购商风险低 且采购商每年的购买额只占供应商销售额的很小比例 据此我们提出常规物品的采购对策 理想的供应商以及采购商应该如何进行操作 1 采购对策采购商应简化采购过程 达到管理成本以及与供应商的交流的最小化 常规物品不需要使用多家供应商提供常规物品 只需使用一个优先供应商 并与其签订长期 无定额或永久性的

12、合同 在增加对供应商的吸引力的同时提高议价能力 2 理想的供应商常规物品理想的供应商应该能够长期提供多品种的低值易耗商品 理想的供应商应当不仅供给流程简单 持续且可靠而且负责高效 最好能够提供一个月度或更长时间的整合单据以便采购商进行检查 且愿意安排专门的客户经理来处理与采购商的相关事宜 3 采购商如何操作在采购常规物品时 采购商应了解采购的工作流程并制定简化流程的办法 常规物品由于风险低金额不大 因此初级采购员即可胜任采购工作 在签订无定额和合同时 则需要高级采购员来与供应商进行谈判 20 四种分类物品的采购战略的制定 瓶颈物品瓶颈物品对采购方风险高 但是由于瓶颈物品是非标准化产品 所以供应

13、商数量较少 理想的供应商以及采购商应如何操作如下 1 采购对策采购商首先应注重如何降低风险 其次才考虑价格与采购成本 此外 采购商应尽量从一个供应商处采购以提高议价能力 如有需要 也可确定两个供应商 一旦供应链出现问题 则有后备供应商可用 与供应商建立紧密的长期合作关系或者与供应商商定一个固定量的供应量以降低风险 并与供应商签订长期合同 2 理想的供应商理想的瓶颈物品供应商应当是可靠的 且不会滥用其强势的议价能力 理想供应商不但要具长期供应所需产品的意愿和能力 且当上游供应链出现问题时 供应商有明确战略来应对这种风险 3 采购商如何操作采购商的采购部门需要培养良好的团队精神 与公司其他部门合作

14、以降低公司风险 在采购时应给供应商留下好印象 并应努力成为一个优秀的关系管理者以维持和供应商的业务关系 而不是做一个难缠的谈判者 21 四种分类物品的采购战略的制定 关键物品关键物品大多都是非标准化产品 采购商可供转换的供应商数目有限 且每年的采购量很大 关键物品对采购商的风险很高 但是由于采购量大 采购商对供应商的吸引力也较大 对于供应商来说 一般只有几个大客户 据此 我们提出了关键物品的采购对策 理想的供应商以及采购商应如何进行操作 1 采购对策在采购关键物品时 采购商应从一个供应商处购买 最好能与供应商发展合作伙伴关系 并采用长期 合作伙伴关系 合同 以降低风险并锁定将来的成本 2 理想

15、的供应商在中长期内 理想的供应商应当拥有成本和技术优势 并能够降低任何来自上游供应商的风险 供应商应当愿意与采购商之间建立合作伙伴关系 与采购方持有相互兼容的商业战略 不滥用议价能力且不能和采购方竞争对手建立相似的合作关系 3 采购商如何操作采购商必须具有创造性 且应积极主动的建立的推动与供应商的合作伙伴关系 采购商的谈判者在谈判时应从战略全局出发 不能破坏与供应商的合作关系 由于关键物品对采购商来说十分重要 因此任何有关关键物品的采购决策都应该由最高管理层做出 22 四种分类物品的采购战略的制定 杠杆物品 1 采购战略杠杆物品采购风险小 但企业每年的采购量很大 因此采购商的议价能力很强 价格

16、变化对采购方的影响很大 当价格差异大于转换成本时 企业会考虑转换供应商 转换成本包括 合同谈判时设计的费用 员工的重新培训的花费 流程与设计的改变的成本 废弃已有库存的成本 终止原有合同的违约金 新合同起步阶段的低效率等等 因此 杠杆物品的采购战略取决于 供应商之间的价格差异水平 以及转换成本的水平 较大的价格差异使得企业在多个供应商之间选择 而较高的转换成本导致企业只能专注于一个供应商 使得总成本最小 2 理想的供应商若采购商采用现货购买方式时 理想的杠杆物品供应商应拥有基本的供货能力 若采用期限合同采购方式 理想的供应商应在短期和中期有成本优势的供应商 而如果采用长期合同 理想的供应商应当是在与采购商确定了采购合同后 不会滥用其议价能力的供货企业 3 采购商如何操作采购商应成为在正常交易关系谈判中强有力的谈判者 并充分利用其强势的议价能力 以获取最大的利益 若转换成本较高 那么管理人员还须擅长确立和维持与供应商的合作关系 23 四种分类物品的采购战略的制定 通过以上分析 可看出杠杆物品的采购是最有利于采购商的 因为其采购风险低 而采购量又很大 这使得采购商拥有很强的议价能力 不论是