2017工作实务第十一节

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1、第十一节公文整理 立卷 与归档程序 一 重点掌握1 什么是归档文件整理工作 2 公文整理 立卷 的范围 3 归档文件整理的工作步骤 二 一般掌握1 归档文件整理的基本原则 2 归档文件整理的质量要求 3 归档文件整理工作的意义 文件整理 立卷 归档 2000年12月6日 国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA 22 2000 归档文件整理规则 是我国机关档案工作的一次重大调整 规则 以 简化整理 深化检索 为宗旨 是对原有文书立卷方法的一次重大改革 对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定 国家档案局关于发布档案行业标准 归档文件整理规则 的通知作者 国家档案局政策法规司档发 2015

2、6号各省 自治区 直辖市档案局 各计划单列市档案局 新疆生产建设兵团档案局 中央和国家机关各部委档案部门 总参办公厅保密档案局 解放军档案馆 武警部队司令部办公室 各人民团体档案部门 各中央企业档案部门 中国照片档案馆 中国人民大学档案学院 档案行业标准 归档文件整理规则 DA T22 2015 代替DA T22 2000 经全国档案工作标准化技术委员会审查通过 并经国家档案局批准为推荐性行业标准 现予以发布 自2016年6月1日起实施 国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容 国家档案局2015年10月25日 归档文件整理的概念 一归档文件 立档单位在其职能活动中形成的

3、 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 二 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 三 归档文件整理规则 最根本的特点 就是以 件 的整理单位 进行文件级整理 规则 第2 3条规定 件 即归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 原件与原制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册 本 为一件 来文与复文为一件 1 文件正本与不同稿本同一文件除正本外 在撰写 印刷过程中形成的不同稿本 包括历次修改稿 讨论稿 征求意见稿 定稿等 也可能需要留存 一般来说 文件的正本与定稿为一件 但定稿过厚不易装订的 也可单

4、独作为一件 重要文件 如法律法规等 须保留历次修改稿的 其正本与历次稿 包括定稿 各为一件 2 正文与附件附件是指附属于正文之后的其他文件材料 作为正文的补充说明或参考材料 如附带的图表 统计数字 正文批准或发布的法规文件等等 一般来说 正文与附件为一件 如果附件数量较多或太厚不易装订时 也可各为一件 3 正文与文件处理单等文书处理较规范的机关 文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单 发文稿头纸 有的还附有领导批示的签批条等 这些表单真实地记录了文件的形成 办理过程 是归档文件不可分割的重要组成部分 应与文件作为一件 4 原件与复制件对于制成材料 字迹材料等不利于档案保管的文件 如传真

5、件 铅笔书写的重要文件 以及使用中出现破损的文件 应复制后归档 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等 这些复制件应与原件作为一件 5 转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 它们在发挥文件效力方面难以分割 因此也应作为一件 6 报表 图册 名册等报表 名册 图册等一般每册 本 内容都相对完整 具有独立的检索价值 因此应按照其本来的装订方式 一册 本 作为一件 7 来文与复文来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述 也包括 去文与复文 从文种上要包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等等 此类文件

6、可以作为一件 也可以分别作为一件 故 规则 中采用 可为一件 的表述方式 需要注意的是 为一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目 归档文件整理原则 1 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 2区分不同价值 3便于保管和利用 归档文件整理质量要求 1 归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 2 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 归档文件整理工作的意义 一 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系 便于文件的查找和利用二 归档文件整理可以维护文件的完整与完全 也便于文件的保管三 归档文件整理为档案工作奠定基础 归

7、档文件整理工作的组织 一 文书部门整理制度 二 公文整理环节的选择 选在最能掌握文件形成和处理情况的地方 三 A集中式 较小的机关或基层单位B分散式或集中 分散式 中等或大机关C对财会 人事 信访等业务性质较特殊的机构 可由自己单独整理 公文整理的范围 一 公文整理的范围抓住三点 反映本机关工作活动 已经办毕的文件 具有查考利用价值 二 应该整理归档的 1上级机关的文件2本机关的材料3同级机关和非隶属机关文件材料4下级机关的文件三 不需要归档的1重份文件2草稿和一般性文件的修改稿3一些事务性 临时性没有查考价值4与本机关 部门主管业务无关的以及非隶属机关送的参考性文件5无特殊保存价值的信封6本

8、机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料 分析回答 秘书小王是一临时档案员 在整理档案时 看到一些电话记录和会议记录 认为这些材料没有保存价值 准备清理掉 他的做法对吗 哪些文件是应归入整理的文件材料范围 参考答案 答 他的做法不对 凡是本机关活动中形成的已经办理完毕的有一定查考利用价值的的会议文件 电话记录都必须进行归档 应归入整理的文件材料有 上级机关的文件材料 本机关的文件材料 同级机关和非隶属机关的文件材料 下级机关的文件材料等 文件整理的六个步骤 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 一 装订1 装订前对每一 件 归档文件进行排序 顺序如下 正本前 定稿在后 正文在前 附件在后 转发文在

9、前 被转发文在后 原件在前 复制件在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 中文在前 外文本在后 重要的文件处理单 可放在最前面 2 文件修整 在装订前要对不符合要求的归档文件进行必要的修整 包括A修裱破损文件 B复制字迹模糊或易褪变的文件 C超大纸张折叠 超小纸粘补 D去除易锈蚀的金属物等 3 装订的方式 A线装法B变形材料C粘接法D无酸纸封套 二 分类 1 按年度分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键A分年度时 一般来说应以文件签发日期为准 据以判定文件所属年度 如1995年形成的 1996 2000年工作规划 应归入1995年度 1998年制定

10、1999年生效的法律法规 应归入1998年 B跨年度形成文件 这样的文件往往统一在办结年度归档 分类时也归入办结年度如 跨1998年 1999年两个年度的会议形成的文件材料 统一放在闭幕年1999年 如 下级单位1998年12月写的请示 上级单位1999年1月收到 则该请示同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年 C几份文件作为一件时 件的日期 正本与定稿为一件 以正本的时间为准 正文与附件为一件 以正文时间为准 转发文件与被转发文件为一件 以转发文件时间为准 来文与复文为一件 以复文时间为准 D文件没有标注日期 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据以按年度合理归类 E

11、专门年度的分类方法 若立档单位相当一部分工作是按专门年度进行的 如教学年度 2 保管期限分类3 机构 问题 分类 机构分类法与问题分类法在制定分类方案时 不能同时采用 A 机构分类法采用机构分类法时 机构名称就是类名 机构的排列顺序 一般是领导机构 综合性机构排在最前面 再依次排列各业务部门 B 问题分类法 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类 采用问题分类法 可以避免或减少同类问题文件分散的现象 便于按专题查找和利用档案 4 复式分类法 年度 保管期限是必选项 任何复式分类法都必须具备 也就是说任何机关整理归档文件都必须分年度 分保管期限进行 A年度 机构 保管期限分类法即将

12、归档文件按年度分类 每个年度下按机构分类 再在组织机构下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位 此时分类方案为 1998年 办公室 永久 长期 短期业务科 永久 长期 短期保管科 永久 长期 短期B机构 年度 保管期限分类法 此时分类方案为 办公室 1998年 永久 长期 短期1999年 永久 长期 短期2000年 永久 长期 短期 三 排列 1 事由原则 按事由结合时间 重要程度等排列 2 排列方法 A同一事由内归档文件的排列 最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序 日期在前的归档文件在前 日期在后的文件排列在后 或者按文件的重要程度排列 相对重要的文件放在前

13、面 其他文件放在后面 B 1 按不同事由形成时间的先后顺序排列 2 按事由的重要程度排列 3 对零散文件 应视不同情况进行处理 如将零散文件排在相应类别的最后 或与相关的某件归档文件装成一件等 四 归档文件的编号 归档章的写法 五 归档文件编目 编制归档文件目录 归档文件目录封面全宗名称 福州市鼓楼区档案局年度 2015保管期限 永久问题 党群 归档文件目录内容包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注 六 归档文件的装盒 1 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 档案盒封面及盒脊项目等工作内容 2 装盒要求 必须按件号顺序装入相应的档案盒中 即将相同保管期限 相同年度和相同

14、机构 问题 的归档文件装入相应的档案盒中 禁止将不同保管期限 不同年度 不同机构 问题 的归档文件混装在一起 3 档案盒封面 只填全宗单位全称或规范简称 4 档案盒脊项目 1 全宗号栏 2 年度栏 如 2001 3 保管期限栏 如 短期 4 机构 问题 栏 机构 问题 是可选择项 填写时应与分类方案中相应机构 问题 的类目名相同 如按机构分类的填写 办公室 政工股 人事股 等 按问题分类的填写 党群类 行政类 业务类 等 5 起止件号栏 起止件号分类室编和馆编两栏 各单位只填写室编栏 填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号 其间用 号连接 如 1 68 69 108 6 盒号 是指档案盒的

15、排列顺序号 采用按不同保管期限上架排列顺序编流水号 以千位数为限 即 1 999 号 盒号作可选项 主要是档案馆进行排架 归位及统计等使用 各单位不填写盒号 如需要填写 应先用铅笔暂时编写 在档案移交进馆时按要求编制 5 备考表项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 1 盒内文件情况说明 填写盒内归档文件需要说明的情况 包括归档文件收集齐全完整程度 文件本身的状况 字迹模糊 缺损等 整理过程中文件的修改 补充 移出 销毁等 以及归档文件目录备注栏中加 号的 可在备考表中详细说明 2 整理人 填写该盒归档文件的整理人 3 检查人 填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 一般由档案人员填写

16、 也可与机关内部机构负责人联合署名 4 日期 可选择填写全部归档文件整理完毕的日期或该盒归档文件整理完毕的日期 第十一节练习 单选题1 按照 机关文件材料归档和不归档的范围 的规定 在以下文件材料中 不需要整理归档的是 A 上级机关领导视察本机关时的题词B 本机关处理群众来访的记录C 下级机关报送的典型材料D 本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料2 规模小 文件数量少的单位宜采用的分类方法是 A 年度 机构 保管期限分类法B 年度 问题 保管期限分类法C 年度 保管期限分类法D 保管期限 年度分类法3 某单位2000年制定的2001 2005年发展规划 归档时应归入的年度是 A 2000年B 2001年C 2005年D 其中任一年度 4 归档文件整理规则 提出的整理方法适用于 A 各种纸质文件材料B 各种纸质及声像材料C 各种照片及声像材料D 各种纸质及电子文件5 把 件 作为归档文件整理单位的出发点是 A 便于案卷的整理B 检索的实际需要C 减轻立卷的工作量D检索的实际需要和减轻立卷的工作量6 案盒封面需填写的项目有 A 全宗名称B 年度C 机构 问题 D 保管期限E 室编件号7