机关单位档案业务培训课件20170714解析

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1、全 市 档 案 业 务 培 训 海宁市档案局 一、如何把好档案收集关？ 二、如何管理全宗卷？ 三、如何整理会计档案？ 四、如何管理数码照片档案？ 目 录 档案收集的概念 档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，档案接收是指 档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心 内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道，具体包括： （1）机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档 的文件的接收； （2）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集 ； 哪些要归？ 机关文件材料归档范围包括四个方面： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和

2、历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 哪些不归？ 机关文件材料不归档范围也包括四个方面： 一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料 ，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价 值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相

3、 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无 关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理 的抄送文件材料。 四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越 级抄报的文件材料。 注意点 本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有 保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这 些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己 的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资 料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随 意处理。 一般性文件的历次修改稿

4、、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、 法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示 的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没 有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归 档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。 确定归档和不归档范围时要注意 把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌 的文件为主。 凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案 室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并 按有关规定进行处理。 本单位对应归档电子文件的元数据、背景

5、信息、软件说明书等要进 行相应归档。 本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、 文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 确定归档和不归档范围时要注意 注意收集这些经常容易漏掉的文件材料： 一是内部及直属单位的专门文件材料。 二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历 史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会 议记录等； 三是会议文件材料。 四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证 书、锦旗、印章等实物； 五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保 存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿 都

6、没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也降低了 很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。 因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。 归档文件收集要转变认识上的误区 一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐 ，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由 不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）； 二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得 很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些会 议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，

7、本级文件是 最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管 部门查找）； 三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单 位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档 案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理； 四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰 写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位 在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档； 五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓 得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案

8、是最重要的。 档案收集的具体抓手 一是看国家档案局8号令：“收什么？什么时候收？” 类别内容收集时间 文书档案 文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等 次年6月底前 会计档案 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料 保管一年后次年3 月底前 科技档案 基建类：建房、水利工程、镇村道路建设等； 竣工验收后3月内 设备、仪器的说明书等随收 声像实物档案 声像照片、视频、录音 声像、活动结束 后3个月内 实物奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等随收 业务档案 根据各个单位的职能情况，进行分类（规划、许可、执法等 ） 按业务档案规定 文书档案类（本单位形成） 定义：文书材料是

9、指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活 动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 （1）本单位形成的文件材料归档范围有三类： 一是会议文件材料。 二是正式文件。 三是较重要的材料。 本单位形成的文件材料归档范围 一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会 与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专 业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料； 二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文 件的修改稿； 本单位形成的文件材料归档范围 三是较重要的材料。指本单位形成的“

10、账外文件”，如工作计划、 总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人 事（含人事日常工作）、合同、协议、刊物、出版物、外事活动中 形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活 动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位 有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年 鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。 文书档案类（上级单位形成） （2）上级单位的文件材料的归档范围包括： 一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件 及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视 察、检查本单位的文件材料（含声像材料）； 二

11、是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括 报纸、刊物转载的文件材料）； 文书档案类（同级、非隶属单位） （3）同级单位和非隶属单位的文件材料的归档范围有： 一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件； 二是对本单位检查的重要文件； 三是重要的来往文件。 文书档案类（下级单位） （4）下级单位的文件材料的归档范围有： 一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、 报表、预决算及法规性备案文件； 二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。 业务档案类 主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材 料。 以司法局为例：设置单独类别的业务档案有：公正业务档案、律师

12、 业务档案、社区服刑人员档案、法律援助档案等 科技档案 科技档案主要分为基建类和设备类。 基建类：单位办公楼建设相关资料、内部装修资料等。 科技档案 科技档案主要分为基建类和设备类。 设备类：服务器、办公电脑等。 会计档案 (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅 助性账簿; (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申 报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清 册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 特种载体档案 1.

13、实物类： 包括证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾、活动标志、证 件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章、印信（包括 旧印章、印模、徽标），以及其它有重要保存利用价值的实物 特种载体档案 2.照片类： 2.1普通照片 特种载体档案 2.照片类： 2.2数码照片 特种载体档案 3.磁介质类： 包括光盘、移动硬盘等 档案收集的具体抓手 二是看各单位根据自己实际新 修订的归档范围和保管期限表 ：“每个内设科室对应哪些文 件？” 归档文件整理工作一般由文件 材料形成科室承担，单位档案 管理人员负责指导。 以市委党校制定的归档范围和 保管期限表为例，右侧为内设 科室教育科（信息管理科）对 应归

14、档文件的范围。 。 教育科 （信息管理科） 1.科室年度计划.总结30年 2.本校召开的干部教育培训 工作会议材料 永久 3.干部教育培训安排意见.计 划等文件材料 永久 4.干部教育主体班.企业经营 管理者学院.联办 班培训资 料（文件.学员手册.审批表. 签到表.会审表.测评 表.通 知.名单.日程.讲话 .总结 .典 型材料.代表发言材料.交流 材料.简报 ） 30年 5.上级领导检查 .视察.调研 工作形成的文件材料 30年 6.各类汇编 材料30年 7.年度教师宣讲专题汇总 表 30年 8.各类培训班汇总 表30年 9.教育工作考核材料30年 10.信息化建设考核材料30年 11.教

15、育活动有关资料30年 。 归档的时间节点 归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室 移交的时间。 各单位文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应 在次年六月底前归档； 确保按时完成一般可运用三种形式结合收集: （1）随办随归; （2）定期收集; （3）年终集中收集 归档文件收集小技巧 Tip1：文书先行、下发通知 以办公室或行政科名义向各职 能部门下发档案收集通知，明 确收集内容、收集要求和移交 时间，并从本单位归档范围和 档案保管期限表中截取相应部 门的归档内容，以明确要求。 拟发档案收集通知 归档文件收集小技巧 Tip2：高层路线、会议要求 提请档案工作分

16、管领导或档案 工作部门负责人在一定场合或 会议上对做好归档文件收集工 作提出要求，然后上门进行收 集。 会议上对档案收集提出要求 归档文件收集小技巧 Tip3：主动出击、各个突破 档案工作人员逐一通知各职 能部门兼职档案人员，要求 移交上年度应归档文件，并 明确移交内容、移交要求和 移交时间。 喂，小王，要开始收集归档文件啦 ！ 归档文件收集小技巧 丰富优化,突出自我 做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那就是： 一、如何把好档案收集关？ 二、如何管理全宗卷？ 三、如何整理会计档案？ 四、如何管理数码照片档案？ 目 录 全宗卷规范修订内容： 本次修订，依据GB/T1.1-2000标准化工作导则第部分：标准 的结构和编写规则，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改 ： 1.根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容” 和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改； 2.新