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1、项目九 档案装具排放、编号与存放位置索引小组成员: 李玲 赵亚平 周婷目录一 档案库房二 档案装具三 档案设备与消耗品四 档案装具的排放与编号五 档案存放位置索引六全宗排列与档案代理卡档案库房档案库房：是收藏档案的专用库房。档案库房应符合档案保管的要求，但不同的档案保管机构在库房建筑配置上因受财力等因素的限制而又有不同。档案馆应该按档案馆建设标准的要求建造库房;机关档案室也应在档案库房的建造上尽量使用向档案馆建设标准的要求靠拢。档案库房建造必须满足的要求：档案库房应专用坚固（不能与其他的办公室合用，也不能同时存放其他物品）注意防潮（不应设在办公楼的底层和顶层，以防止潮湿和渗雨）注意防高温（不设
2、在办公楼的西侧和南侧以及顶楼，防止高温和阳光直射）注意防有害气体（不应该靠近厕所、盥洗室、和锅炉房，以防止有害气体、水患及水灾）档案库房的分类：综合档案库房、专门档案库房、图书资料库房1 综合档案库房：是档案库房的主体部分，主要用于保存建国前后各机关单位及著名人物所形成的档案。在馆藏档案数量较多的档案馆，还可以实行分库管理，如设立建国前旧政权档案库、革命历史档案库、建国后党政机关档案库等。档案库房建造必须满足的要求档案库房建造必须满足的要求2 专门档案库房：主要是为了适应专门档案的特点以及管理上的特殊要求，根据其制成特点制成特点而设立的档案库，如照片、录音、磁带等；以专业特点专业特点为标准设立
3、的档案库，如科技、地图、会计等。专门档案库与综合档案库在内容与形式上都有较为明确的界限，具有相对独立性，尤其是制成材料比较特殊的档案库（胶片、磁带），有着特殊的管理要求，不能与一般档案库相提并论。3 图书资料库房：是指由档案馆（室)所设立的专门保存于档案有关的图书、资料的库房。档案库房的编号为了便于库房的管理，应将每个库房进行统一编号。库房的编号有两种方法：一是把所有的库房统一编顺序号;二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”、“北二楼”、“南二楼”等。同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下地编层号，每层内应从入口开始，从左到右编房间号。档案库房密集架档案库房档案柜档案装具，是指存放档
4、案的橱、柜和架等设备，它是档案馆（室）必须具备的基本物质条件。档案装具分为两类：柜装具类、架装具类。柜装具类：包括案卷柜、文件柜、办公柜、胶片柜、磁带柜、卡片柜、自动选层柜等。柜装具类中5层立式档案柜使用的较多，它是由5个尺寸规格完全相同的柜子叠放而成。 档案装具架装具类：包括直列式密集架、侧拉式密集架、抽屉式密集架、单柱固定架、双柱固定架等。普通档案架装具具有结构简单、造价便宜的特点，活动式密集架式为了节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。档案包装材料档案包装材料类装具，包括档案卷盒、卷皮等。（要求采用无酸材料制成）在归档文件整理规则执行后，纸张载体的文书档案使用卷盒。文书案卷卷
5、皮文书案卷卷皮分为两种：一种是分为硬皮卷，一种是软皮卷。硬皮卷的封面和封底尺寸采用长*宽为300mm*220mm或280mm*210mm规格，封底三边（上、下、 翻扣处）要有70mm毫米宽的折叠纸舌，卷脊分别设10mm、15mm、20mm三种厚度。软卷皮的封面和封底可根据需要采用长*宽为297mm*210mm（供A4纸用）或260mm*185mm（供16开型纸用)的规格。使用软卷皮装订的案卷，最好装入卷盒保存。软卷皮封面项目同硬卷皮，封二项目同卷内文件目录，封三项目同卷内备考表。文书案卷卷盒文书案卷卷盒两种格式，一种是文书档案案卷格式（GB9705-1988）所采用的格式，一种是档案文件整理规
6、则所采用的格式。文书档案案卷格式中的卷盒的尺寸采用长*宽为300mm*220mm,其盒脊厚度分别可设30mm、40mm或50mm，在盒盖翻口处中部设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。这种卷盒封面为空白面，盒脊项目包括：全宗名称、目录号、年度、起止卷号。该卷盒主要用于装软卷皮包装的档案。归档文件整理规则中的卷盒的外形尺寸为310mm*220mm，盒脊厚度可以根据需要设置20mm、30mm、40mm等。该档案盒封面应标明全宗名称，并在盒脊和底边，根据摆放方式的不同，设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，还可以设置机构等选项。档案设备和消耗品档案保管设备档案保管的设备一般是指那些具有“固定资
7、产”性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。用于档案保管的技术设备种类很多，如去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机，复印机，缩微拍照设备及缩微阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备及档案进出库房的运送工具等。档案消耗品档案消耗品是指用于档案保管工作的易耗低质物品。如防霉防虫药品，吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。档案管理的物质条件是档案保管工作赖以进行的物质基础。购置配备这些物质装备又受到财力的制约，因此各档案保管机构应根据自身工作的切实需要和现实经济实力，本着实事求是的态度合理、有效、适用、节约的原则进行配置技术设备技术设备技
8、术设备指的是技术设备指的是那些具有那些具有“固定资产固定资产”性质的机械、仪器、性质的机械、仪器、仪表、器具等设备仪表、器具等设备。空调空调加湿器灭火器消毒灭菌设备消耗品消耗品这里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥剂、防虫剂、这里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥剂、防虫剂、各种管理性办公用品等。各种管理性办公用品等。 档案装具的排放与编号档案装具的排放应遵循以下要求：1 在同一库房内，橱具应整齐划一。2 有窗库房橱具的排列，应与窗户垂直排放，以免阳光直射，便于通风。3 档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。4 档案橱具的排列距离要适宜，要便于档案的搬运和存取5 注意空间利用：主通道的净宽不小于1
9、00cm两行装具间净宽不小于80cm装具端部与墙之间走道净宽不小于60cm装具背面与墙 的间隔不小于10cm 档案装具的编号：一般以库房为单位编号，编号方法是自门口起从左至右（回行时从右至左）、自上而下逐个编定顺序号。档案存放位置索引档案存放位置索引，是以图表或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理的一种管理工具。并且在档案馆及保存多个全宗的档案室中，一般都是以全宗或以库房为单位编制，否则以库房为单位编制档案存放存放位置索引主要有一下两种形式：第一种是以全宗为单位编制的档案存放位置索引，标明某第一种是以全宗为单位编制的
10、档案存放位置索引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置；一全宗的档案具体存放在什么位置；第二种是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索第二种是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些档案引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些档案档案保管机构可以根据自己库房的大小、多少，以及档案装具的编号方法等实际情况对索引中的“栋号”“楼层号”“列号”进行取舍。对执行归档文件整理规则后产生的纸质载体的文书档案编制档案存放位置索引时，应该根据实际使用的分类方案将“目录号”“目录名称”“目录中案卷起止号”改为“保管期限”“年度”“机构（问题）”等项目。 铜仁地区档案馆馆藏全宗档
11、案分库存放索引 一库(企业类档案全宗)二库（民国、党群、司法类档案全宗）三库（政府、行政类档案全宗）全宗排列与档案代理卡 档案的存放要按全宗来进行，一个全宗的档案应集中在一起。若库房或柜架预留的空间已被排满，或新入馆档案不能与先入馆的同一个全宗档案的放在一起时，可以暂时单独保存，待可调整时，在将其集中在一个全宗档案内 不同载体的和门类的档案也可以分别单独定位保管。对于暂时单独定位分别保管的档案，应填制参见卡参见卡，并把该卡片放在原全宗主体存放位置内，指明档案存放地点以保持应有的联系。库房内各个全宗可以依据全宗号号码顺序由小到大排列，也可以按照全宗的联系进行排列。按照全宗的联系排列档案通常产生全
12、宗群。全宗群是由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种方式。按全宗群排列一般可以按立档单位的性质，设立工业、农业、财贸、科学、文教等群体，也可以按历史时期，设立诸如建国前档案和建国后档案等群体。全宗群这种排列方式有利于利用者和档案管理人员快速查找到所需的相关全宗的档案，但必须为未进管的档案预留空柜架，因此会在一定程度上给档案保管机构带来经济负担。档案代理卡在档案的日常管理中，有时需将已排架入库的档案暂时调在档案的日常管理中，有时需将已排架入库的档案暂时调出库房外。为便于管理，调卷时可填写一张卡片放在所调出库房外。为便于管理，调卷时可填写一张卡片放在所调出案卷的位置上，在卡片上注明所调案卷的基本概况，还出案卷的位置上，在卡片上注明所调案卷的基本概况，还卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代理卡或代卷卡。卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代理卡或代卷卡。 谢谢 观观 谢谢 赏赏
