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1、如何解决繁琐的管理流程?-明阳天下拓展培训A:我两周前就申请了,现在仍没有结果,到底审批不审批?B:我申报跟客户签订合同,结果没等到审批,人家早就找别人签了。C:我不了解他们所做的事,为何需要我来审批?中小企业内部,在管理幅度日益壮大的现实面前,难免时常听到上述的抱怨。你说我的不是,我道你的不对,连几十个人的小企业走一个流程审批都需要N个人员来签字,主管签完交给经理;经理签好交给总监;总监扫一眼,签完又直接提交到副总办公室;副总一瞧,直接写上“呈报总经理审批”;总经理眼都没抬一下,要不写上“同意”,要不直接放在桌面上挡灰尘原本一个小流程审批,却跟漂流瓶一样跨越四大洋五大洲,最终被冲到沙滩底下,
2、瓶中的愿望只能等到成为古董后被人无意中发现才能重见天日。图1-1:繁琐流程能救人吗?这样的结果只有一个:三国演义,大话西游-权限混乱、效率低下为何众多企业会出现这种“裹脚布”流程呢,我们分析如下:A中层管理人员说:上面领导会把关的。原流程设置了主管经理(中层管理者)上面仍然有上级需审批,不负责的心态就开始作怪了,孰对孰错,自有上面定分晓,我也就签个名,让他知道我在做事就好了大家就将所有事项全部推到领导面前。当然,中层管理者也同时会认为,这点小事都不放权,谈何信任,讲啥授权,你让我当花瓶,我就给你当个花轿,直接将轿子抬到你面前,是坐是站全由你来做决定好啦,因为我充其量是轿夫。这个过程中,经理只是
3、复制品。B高层管理人员说:我要“盖章”,必须的。高层管理人员总是喜欢手中有些权,就紧紧地握在手中,有几个公司章就死死地抱着,巴不得天天坐在公司中间,章上呵口气,用力一压,桌面一响,特有成就感!稍有申请不经他们手中,他们就觉得没意思,见人就问:这两天没有事情?不见你们有申请的呀?我手机也不响是不是你们在背后搞鬼呀,凡事必须有我的同意才能去做。大事不干,小事瞎管,这样的高层管理者往往很主动地创造这些“严谨”的流程,导致想做事的人被活活拖死。C老板说:我对他们不放心。“用人必疑人,疑人仍然用”,这样的老板们往往事无大小,事必躬亲,公司一张A4纸,一根笔,都需他审批同意与否,因为他对所有员工都不放心。
4、不放心咋办呢?唯一的办法就是过度集权管理。过度集权管理最终的结果就是:老板累死,员工先闲晕后忙死。老板的这种过度“自恋倾向”,那怕他的智商120以上,但是整个团队智商也只是60左右。D员工说:以前就是这么做的,现在就这么做。这是典型的以前是如何,现在就如何,不思进取,不求创新的团队表现。心理学上称之为“习得性无助感”,无视于公司规模的扩张,依旧延续以前的模式,企业制造的无助行为让员工产生无能为力感,无能为力感使人丧失彼此信任。很多员工获得的只是无精打采和精神丧失,失去了投入感、方向感。大家只能都集中精力于周末的安排了。上述之情况也只是我们企业管理工作中的一些现象,但此类现象是较为普遍性的,长期
5、存在必然成为企业发展的拦路虎,因此必须要及时调整企业工作链,优化我们的工作流程。流程管理实施中,均需按如下原则来设置:1、流程优化的意义之一就是点对点中的每个流程环节要有增值,否则这个环节就可以不要;2、管理者不能都成为流程上的一个点,而更应该是规划流程和规则;3、审核不能依赖人,而应依赖规则,当然要配套的机制来约束;4、管理人员不要把审核作为一种权力的体现而忽视了义务和责任;5、不能让流程只是在纸上走,而是让流程在规则中流动起来;6、流程不仅限于优化,还需细化。在这些基础原则上,我们提出来的优化流程是“非常3+1模式”。如图:图1-2:“非常3+1管理流程模式”本文只是从内部纵向流程角度出发
6、来说明。我们常说:事不过三。也许我们真的对“三”情有独钟,“三人行必有我师”、“三个臭皮匠,赛过诸葛亮”,三个就够了!如图1-2显示:权限审批1-职员提出申请,只需经过其主管审批,其经理审核就可以完成,申请流程就不必再三往下走,因为到了总监手上,让其在职员的申请上签上个人意见,那真是很为难他,一方面总监已经不太了解职员的需求,另一方面,如果不设置每个级别的权限,事无巨细都需总监的同意,会导致高层管理人员耗费大量的时间在这些琐事上,至于副总、总经理就更不用提了。审批权限以此类推,只需三级就可以了,管理者何必为难管理者呢。当然,我们仍然会设置了“非常”情况下的“1”。就是在特别情况下,三级审批权限
7、仍然达不到决策时,此时就务必启动追加“1”流程来审核。如一位经理的财务审批权限只有8000元,但职员申请的项目费用是15000元时,这个申请则自动流到有相应审批权限的人员手中,可能是总监,可能是副总经理,也可能是总经理,只能流到“1”个人手中去。能做到上述模式,必须有以下条件(步骤)作为基础:A明确游戏规则我们所讲的游戏规则就是明确各人员的“位、责、权、利”。让每人都明自己的岗位是什么,他应该承担的责任是什么,同时让其知道自己的权利有多大,以及如何获取自己应该得的利益。明确游戏规则,可以避免人浮于事,做事推诿,让每个人都清楚知道自己在团队中的位置,自己应该为团队做什么。象棋中的“车、马、炮、兵
8、、将、士、象”都各行其所,各施其职,我们每人都应知道自己该做什么、能做什么、做到何程度?B适当的充分授权各级管理者经常会说:我想授权给员工,可是他们却不要.情况真的是如此糟糕吗?不尽然!很多各级管理者都跟老板一样玩“自恋”,认为除了他自己就没有人可能解决,授一半权留一半权,下属稍有出错,马上将别人打入冷宫,久而久之无人接受他的所谓“授权”了。小孩子学走路,大人必须要放手让他自己走,你整天拉着他,牵着他,他如何能学会走路呢!作为管理者,应当适当地充分授权,应当扮演优秀的长者,放手让他自己走,摔跟头了,告诉他正确的走法就会少摔跤。这样子,你的员工就敢负责任,就会自行迅速地去处理问题,而不是将所有问
9、题推到上级面前!有一个高效的管理者,才会有一群高效的员工!C流程再造一年四季,随着气候变化,我们都会很自然地换上适合我们的穿着打扮,更何况企业是一个大的社会公民呢,因此企业流程也必须紧跟环境的变化而变化。企业要适时地进行流程再造,只要“有利于员工顺畅工作,有利于提高效益,有利于企业发展”,我们就需适时调整流程,适时改造企业内部骨架脉落,目的只有一个:让企业的新鲜血液可以顺畅地流向各个角落,促进各个功能协调运作。企业内部血液不流通,等待的就是效率的流失,最为严重的是人才的流失。D启动幸福指数上升效应能否启动幸福指数上升,关键就是上述的A、B、C步骤能否真正的落地生根。明确游戏规则后,获到信任,大家有责任感,在血液畅通的同时,工作的成就感也油然而生,幸福指数就会持续上升。你多了1%的激情,我就多了1%的幸福,大家就会带来101%以上的收益!到那时,整个企业具备了良好的幸福感,“非常3+1”4就不再是不可能了。尝试一种简单有效的“非常3+1”管理权限优化流程,解决各种日常管理工作,也意味着是一种改革。其能让企业日常管理工作变得简单易行,流程审批更加顺畅,管理更高效。从表面上来看,此流程模式是很简化,但它内在赋予了管理者更大的权限去负更大的责任,同时也给予他们更多的时间和精力去思考更为重要的事项。