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1、简论新形势下供电企业人事档案动态管理 论文摘要：紧密结合供电企业人事档案管理现实状况，从人事档案管理存在的问题出发，论述了人事档案动态管理的主要性，并从人力管理角度出发全方位分析了人事档案动态管理的要素和步骤，期望能为相关领域指导新的方向。论文关键词：供电企业；人事档案；动态管理人事档案关系职员的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。伴随社会的发展和技术的进步，尤其是中国社会主义市场体制的不停完善和人事制度改革的深入深入，旧的规章制度条例无法处理新出现的问题，传统的管理方法不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了部分混乱情况，在不一样程度上存在着很多问题，亟待加以处理。伴随人力
2、集约化管理的要求，供电企业加强了人力管控系统和ERP系统的建设，传统的人事档案管理工作跟当代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立当代企业人事档案的管理模式势在必行。一、传统人事档案管理存在的问题1.人事档案的分类改变供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基础上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理根据中组部制订的干部人事档案管理措施实施，人事档案分为干部人事档案和职员人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现实状况是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出台完善的人事档案管理措施，现有的管理模式显然已经不适应现在的
3、形势，存在脱节现象。2.人事档案材料尺寸标准改变干部人事档案管理措施及相关标准要求，人事档案材料大尺寸全部采取十六开的规格。伴随社会的进步，公文的尺寸全部有了很大的改变，通常的文件、申报材料等全部改用了A4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动协议书、原始学历材料等。人事档案管理措施却没有进行对应的修订，造成材料处理上很多无须要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。3.人事档案材料审核标准改变传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采取络报名的方法，在学籍档案材料中不存放考生报名记录表，同以往的
4、人工报名方法有较大区分。伴随学习形式的多样化，学籍材料也随之有了改变，如络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配伴随科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力管理方面推广使用的是人力管控系统和ERP系统，系统中存放了大量的人员基础信息。不过不一样程度的存在有些职员的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位、ERP系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于深入提升。5.职员对人事档案认识程度改变1998年以前，供电企业职员的离退休管理由电力系
5、统办理，从实际工作情况出发能够认定职员的一些事实情况，一定程度上较为忽略职员人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹以后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，全部的信息要依据人事档案进行确定。人事档案的规范是否直接影响到职员养老金的待遇高低，其主要性越来越凸显。即使多年来职员对人事档案的重视程度有了较大的提升，但有很多职员依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的主要性。二、加强人事档案动态管理的方法1.改变人事档案的分类管理结合供电企业管理现实状况，在国家规范的职员人事档案标准没有出台以前，笔者认为能够有两
6、种分类措施。一是供电企业能够将科级干部人事档案根据中组部颁发的干部人事档案管理措施规范，归为领导干部（科级及以上）类、通常职员类。二是分为三类，即领导干部类、通常管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守干部人事档案管理措施实施，其它人员人事档案管理参考实施。2.规范人事档案入档材料的尺寸从最大程度上保留人事档案原始材料、现在公文及材料的尺寸、原有些人事档案材料等原因出发，笔者提议人事档案材料的处理能够分为两种情况处理：根据旧标准已经整理和规范的人事档案能够根据以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案能够根据A4尺寸进行整理和规范。 1/2 12尾页 3.加强纸质档案同信
7、息系统电子档案同时管理供电企业现在人资管理通常采取人力管控系统和ERP系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同时管理，必需从完善人力制度和步骤管理出发，处理好人事档案管理各个步骤的关系，加强过程管理。（1）完善制度建设和步骤管理。供电企业人力管理通常分为干部管理、职称管理、协议管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和ERP系统的基础信息基础包括全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必需建立完善的制度和步骤，明确各个步骤各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其他每个岗位全部联络紧密不可分割，从中起到纽带的作用，不然实现纸质档案和电子档案同时动态管
8、理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要立即维护信息，要求在一定时间内必需将对应的干部任命审批表及考察汇报等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要立即维护信息，同时将对应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动协议管理岗位在劳动协议签署后要立即维护信息，同时将对应的劳动协议书递交人事档案管理岗位等。（2）搜集纸质档案和ERP系统信息维护互为促进。立即搜集材料是使档案内容常新的必须手段，ERP系统信息立即维护是确保基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成，能够是一级组织，一个部门或一个人。搜集判别就是去芜存真，确保材料完整性、真实性的主要过程。将两个步骤紧密结合，搜集纸质
9、档案材料的同时确定ERP系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。ERP系统维护信息的同时要依据材料正确维护，禁止空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。二者相互制约，相互促进，才能真正实现同时。（3）人事档案管理步骤和ERP信息系统紧密联络。人事档案整理同ERP信息核查联络。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对搜集判别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不但是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对ERP系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的立即更新奠定基础。人事档案利用同ER
10、P系统人员改变联络。人事档案在规范管理的基础上要能立即正确地提供利用，避免利用工作中等案的损坏和流失，随时保持档案管理和ERP信息系统人数相一致。伴随企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要立即转递转移档案。包含做好转递原因的登记和保管，如：新分配人员的名册表、调感人员的调令等；还要包含健全的转递手续，如：转递证实、回执签字、审核登记、死亡和解除档案的登记等，确保转递档案的安全和到位。确保做到有些人就有档，ERP系统信息有据可查。人事档案规章制度同ERP系统管理制度联络。人事档案管理要深入健全包含查阅、借阅、搜集、判别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制订人事档案各项规
11、章制度时要同ERP系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和ERP系统信息维护管理步骤的工作，确保落实和实施愈加科学的管理。4.加强人事档案主要性的宣传针对职员对人事档案重视程度不够的问题，供电企业要结合工作中出现的形形色色的问题，立即同职员进行沟通，广泛宣传人事档案和职员本身切身利益的关系。必须时能够结合部分个例，举行讲座或培训班，逐步扩大宣传面，使职员从本身的角度重视起人事档案建设的主要性，让职员树立只有些人事档案有材料不算有，只有ERP系统有也不算有的观念，调动起职员监督主动性，促进人事档案和ERP系统同时规范。人事档案的动态细化管理是一个结构庞大，运作细致的系统工程，伴随供电企业人力集约化管理越来越高的要求，动态管理主要性日益凸显。越是加强基础管理工作，这种管理的回报就越大。人事档案管理同ERP系统管理做到同时，充足发挥档案信息的优势，恰似给传统的人力管理插上了翅膀，为飞速提升人力工作管理水平奠定坚实的基础，为企业人力的开发和管剪发挥主动作用。 2/2 首页12
