物业档案资料管理

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1、物业档案资料管理物业档案资料，是指在物业管理活动中直接形成的、作为原始的记录保存起来，以备查询的文字、图表、声像以及其他各种载体的文件材料的总和。物业档案资料管理虽不是提供服务直接给业主（用户），但在物业管理工作中却举足轻重，是我们从事物业管理的基础之基础。是全部物业管理活动中直接形成的文件材料，在形式上，留下了管理者的笔迹和签名；在内容上，记录着物业、业户和管理过程的真实面貌。因此，物业档案资料在物业活动过程中起着凭证、参考、指导作用，有着重要的使用价值。物业档案资料面广量大，表现形式为图、档、卡、册、表。分类方法有很多，通常有年度分类法、组织机构分类法、地区分类法、文件名分类法等。根据物业

2、管理企业的特点，可以按部门、内容，然后按年度进行分类。实际工作中往往是两种以上的方法结合使用。档案资料按管理内容可分为：基础管理、房屋管理及维修养护、共用设施设备管理、安全管理、环境卫生管理、精神文明建设、管理效益等七大类，在日常的工作中要将这七大类资料的收集尽可能地丰富、完整。因此，根据实际工作中的需要，扩大信息资料渠道，从时间上讲是指从规划到工程竣工的全部工程技术资料；从空间上讲是指物业构成的各个方面，大到房屋本体、共用设备，小到一草一木都应有详细的资料收集。收集后的所有信息，统一由资料员集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰

3、、分类合理，并建立档案总目录及分目录，便于查阅。另外物业档案资料具有动态性，因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节，都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。例如：物业数量的变化，结构和用途的改动，设备设施的增减，产权人的更替，使用人的变动等，都需要及时、准确、全面地反映物业管理对象和服务对象的变动情况。物业档案资料管理是物业现代化管理的基础，现代化管理需要以电脑为中心进行信息处理。信息是一种无形的资源。物业档案资料管理是信息处理的基础性工作，它多数表现为人工方式的前处理，前处理工作做好了，电脑化的信息处理工作才有基础。物业档案资料管理是物业管理水平的标志，物业档案资料是整个物业管理活动的原始记录，具有真实性、可靠性，是物业管理活动过程的反映。物业管理员的管理意识、文化素质、自身水平、工作作风等都会在物业档案资料中反映出来。因此，它是物业管理企业的一项基础性工作，其管理水平成为衡量物业管理水平的标志。我国从上个世纪80年代开始物业管理实践以来，物业管理人员已经意识到物业管理档案规范化的必要，这充分说明档案在物业服务活动中的重要性，随着物业管理的日益发展，我们更应重视物业档案资料的科学管理，使其日趋规范化。