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1、物业公司印信证照管理制度1总则为保证公司印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。2印章的刻制 印章刻制前均须履行审批手续：公司级印章刻制均须报公司总经理审核、法定代表人批准，部门级印章刻制须部门经理审核、总经理批准，经审批后由行政部凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制手续。 印章的材质、形体和规格，按国家有关规定执行。3. 印章的启用 新印章要做好戳记，并在行政部留样保存，以便备查。 印章启用应事先下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。4. 印章的保管、交接和停用 公司各类印章必须有专人保管。 公司的正式印章、专用印章、钢印、
2、法人私章由公司指定专人保管； 各部门印章由各部门指定专人负责保管； 印章保管须有记录，注明印章名称、收到日期、启用日期、领用人、保管人、批准人、图样等信息，并同时将此资料存档。 印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。 如发生印章损毁、遗失、被盗等异常现象，须立即向保管人所属部门、行政部报告，采取必要应急措施补救，按相关规定通知有关单位和个人，并在指定媒体上以公告形式声明作废。 印章移交须签署移交证明，注明移交人、接收人、批准人、移交时间等信息。 有下列情况，印章须停止使用： 机构变动或机构名称改变； 上级部门通知改变印章图样； 印章损坏； 印章遗失或被窃，声明作废。 印章停用
3、后，行政部应提出处理办法，并报经公司总经理批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。5. 印章的使用规定 使用范围 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章； 凡属公司对外签订合同或协议须加盖合同专用章或公司章； 凡属部门业务范围内加盖部门印章； 凡属财务会计业务的用财务专用章；盖出的印章须位置恰当、图案清晰、字组端正。印章一般应盖在文本末尾年、月、日的中间，如确有需要也应加盖在文本所要求的恰当之处。如文件需加盖多个印章时，各印章不能交叉重叠，不能影响正文的清晰，也不能盖出纸边。 使用印章前应有相关权限人的审批，具体规定如下： 使用
4、部门章前由部门经理批准； 财务专用章由公司指定人员保管，并由保管人对财务专用章的使用负责； 使用公司章、合同专用章、法人章的具体规定如下表：需用印的资料类别用印地用印前应履行的程序责任人公司发文公司按发文流程审批文件审批人营业执照、资质证书等年审、升级、变更等业务办理借出总经理在用印申请单上签字批准经办人合同、协议公司总经理在合同、协议上签字经办人办理税务事宜办理贷款卡开立/销除公司的银行存款账户财务上其他资料公司公司领导签字经办人、财务经理其他资料公司由印章保管人本着谨慎性原则妥善处理经办人、印章管理人公司的会计报表公司财务经理在用印申请单上签字财务经理、会计注：1）责任人对资料的内容负责；
5、 2）借出时，批准人对用印的安全性负责； 3）如果用印前未按上表履行程序，由印章保管人承担由此造成的一切后果。 使用公司和公司法人印章，使用人必须按照用印申请单规定流程执行，包括注明用印的文件名称、用印目的、用印日期、负责人审核、总经理审批。 使用印章时，印章保管人应对用印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。印章保管人长期外出时由部门经理安排，须将印章进行妥善移交，以免贻误工作。 印章借出规定 印章一般情况下只能在办公室使用，不得擅自带出办公室和随身携带。 确因工作需要需将公章借出办公室使用，由经办人办理用印申请并注明借出原由
6、、借出时间和预计归还时间，经公司总经理批准后方可将公章借出。借出公章人员下班前必须将公章归还给印章保管人，如次日仍需借用则续办借用手续。6. 介绍信管理 介绍信种类：存根介绍信、信笺介绍信、证明信（材料）。 介绍信由行政部指定人员保管。 介绍信开具由部门经理签字后报行政部审批，严禁开出空白介绍信。7. 公司证照管理 公司经营所需的各种证照由公司指定专人管理。证照管理员必须对公司证照进行登记，登记内容包括证照名称、发证机关、年审时间、证照使用有效期限。 证照管理员每年根据证照要求的年审时间进行年审工作，并根据使用年限办理行新领取或证照续用手续，确保证照的正常使用。 公司证照复印件根据工作需要可以由使用部门填写证照使用申请单经部门经理审核，公司领导批准后使用复印件。 公司证照原件原则上不得外借使用，如因工作需要必须外借，需填写证照使用申请单，经部门经理审核，公司总经理批准后方可借用。原件使用完毕经办人必须及时归还证照管理员。7. 处罚规定违反本制度规定者，按行政处罚制度执行。 用印申请单 编号：用印部门经办人用印时间用印目的：用印文件名称部门经理总经理管理员办理登记附件二证照使用申请单 编号：使用部门经办人使用时间证照的名称证照使用目的：使用证照属性 复印件 证照原件部门经理总经理管理员办理登记借用原件归还时间
