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1、第二章第二章 公文管理公文管理第一节第一节 公文的概念与分类公文的概念与分类一、公文的概念一、公文的概念 公文即公务文书，是国家机关及其他公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文的分类二、公文的分类（一）在一个机关内，从公文的来源和去向（一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种三种 （二）从公文的行文关系和
2、运行方向上划分，（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种公文可分为上行文、平行文、下行文三种 （三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类三大类三、常用公文文种三、常用公文文种（一）国家行政机关公文文种（一）国家行政机关公文文种1、命令（令）；、命令（令）；2、决定；、决定；3、公告；、公告；4、通、通告；告；5、通知；、通知；6、通报；、通报；7、议案；、议案；8、报、报告；告；9、请示；、请示；10、批复；、批复；11、意见；、意见；12
3、、函；函；13、会议纪要、会议纪要（二）机关其它常用文书（二）机关其它常用文书1、规章制度类文书；、规章制度类文书；2、计划类文书；、计划类文书；3、总、总结类文书；结类文书；4、简报类文书；、简报类文书；5、合同类文书；、合同类文书；6、记录类文书；、记录类文书；7、讲话类文书、讲话类文书第二节第二节 公文的格式与稿本公文的格式与稿本一、公文的格式一、公文的格式（一）公文的结构（一）公文的结构公文眉首、公文主体和公文版记公文眉首、公文主体和公文版记（二）公文的排列型式（二）公文的排列型式（三）公文的印装要求（三）公文的印装要求 二、公文的稿本二、公文的稿本（一）草稿（二）定稿（三）正本（一）
4、草稿（二）定稿（三）正本第三节第三节 公文处理公文处理一、公文处理工作内容一、公文处理工作内容（一）发文的办理（一）发文的办理（二）收文的办理（二）收文的办理（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退期清退（五）其他各种有关公文处理的事务（五）其他各种有关公文处理的事务 二、公文处理工作的基本原则与基本要求二、公文处理工作的基本原则与基本要求三、公文办理工作程序三、公文办理工作程序（一）发文办理程序（一）发文办理程序 1、草拟；、草拟；2、审核；、审核；3、签
5、发；、签发；4、复核；、复核；5、缮印；缮印；6、校对；、校对；7、用印；、用印；8、登记；、登记；9、分发分发（二）收文办理程序（二）收文办理程序 1、签收；、签收；2、登记；、登记；3、审核；、审核；4、拟办；、拟办；5、批办；批办；6、承办；、承办；7、催办；、催办；8、注办、注办 四、公文日常管理的有关规定四、公文日常管理的有关规定第四节第四节 公文整理公文整理一、公文整理的含义及整理原则一、公文整理的含义及整理原则（一）公文整理的含义（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统用价值的公文，按照
6、一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。有序化的过程。（二）公文整理遵循的原则（二）公文整理遵循的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。和利用。 二、公文整理工作的组织实施二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围和保管期限（一）确定归档范围和保管期限（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度）度）（三）公文整理需要注意的问题（三）公文整理需要注意的问
7、题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点2、要保证归档公文材料的齐全完整、要保证归档公文材料的齐全完整3、加强登记，熟悉家底、加强登记，熟悉家底4、国家有关公文整理的一些规定、国家有关公文整理的一些规定联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。三
8、、公文整理方法三、公文整理方法（一）案卷级公文整理方法（一）案卷级公文整理方法1、公文立卷方法、公文立卷方法运用公文主要特征立卷运用公文主要特征立卷按照问题特征按照问题特征按照时间特征按照时间特征按照责任者特征按照责任者特征按照公文名称特征按照公文名称特征2、公文立卷操作程序、公文立卷操作程序 运用公文立卷方法，将归档公文组合成运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。从而进入具体的公文立卷操作程序。（1）检查、调整卷内文件）检查、调整卷内文件 检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否符合
9、归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。 （2）排列卷内文件）排列卷内文件 排列的原则是：正件在前，附件在后；排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文转发文在前，被转发文在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文
10、件在件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。（3）卷内文件编号）卷内文件编号 有字迹、图表等内容的页面，需编页号。有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿
11、拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。 （4）填写卷内文件目录）填写卷内文件目录（5）填写卷内备考表）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名）拟写案卷题名 （7）填写案卷封面）填写案卷封面（8）装订）装订 （三孔一线）（三孔一线）卷内文件目录卷内文件目录 顺顺序序号号文号文号责任责任者者题名题名日日期期页页号号备备注注1 1京财预京财预200420045 5号号市财市财政局政局市财政局关于增加市市财政局关于增加市档案局档案局20042004年行政经年行政经费的函费的函2004.2004.1.201.2012 2京档京档2004200422号号市档市档案局案局市档
12、案局关于申请增市档案局关于申请增加加20042004年行政经费预年行政经费预算的函算的函2004.2004.1.51.53 33 34 49 9卷内备考表卷内备考表 本卷情况说明本卷情况说明立卷人立卷人 张三张三_检查人检查人李四李四_立卷时间立卷时间2005.2.10_2005.2.10_（6）拟写案卷题名 责任者内容公文名称（文种）责任者内容公文名称（文种） 北京市档案局、市财政局关北京市档案局、市财政局关于增加市档案局于增加市档案局20042004年行政经费年行政经费的函等的函等 （7）填写案卷封面 北京市档案局北京市档案局 市直处（综合类）市直处（综合类）北京市档案局关于北京市档案局关
13、于20042004年度档案年度档案执法检查的通知、总结等执法检查的通知、总结等自自20042004年年4 4月至月至20042004年年8 8月月保管保管期限期限短期短期本卷共本卷共4 4件件2020页页归档号归档号540540（二）文件级公文整理方法（二）文件级公文整理方法1 1、适应范围、适应范围: : 只针对文书档案只针对文书档案2 2、“件件”的界定的界定 “件件”是归档文件的整理单位，一般是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有制
14、件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。图册等，一册（本）为一件。3、归档文件的整理 （1 1）装订）装订 装装订订时时应应使使用用符符合合档档案案保保护护要要求求的的装订材料装订材料（2 2）分类）分类 推荐使用保管期限年度机构推荐使用保管期限年度机构（问题）或年度机构（问题）保（问题）或年度机构（问题）保管期限的分类方法管期限的分类方法 （3 3）排列）排列 文文件件按按事事由由相相对对集集中中, ,同同一一事事由由的的文文件件按按时时间间顺顺序序排排列列, ,同同一一部部门门（问问题题）内内的的不同事由
15、按时间顺序排列不同事由按时间顺序排列（4 4）编号）编号 室编件号的编制：以机构（问题）为室编件号的编制：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从单位，按文件排列顺序从“1”“1”开始标注。开始标注。 按保管期限年度机构分类按保管期限年度机构分类永久永久 2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办公室 1、250 1、220 1、220 1、25030年年2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办公室1、250 1、220 1、220 1、25010年年2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办
16、公室1、250 1、220 1、220 1、250按年度机构保管期限分类按年度机构保管期限分类2003年年办公室办公室 永久永久 30年年 10年年1、250 51、52120 121、122150业务处业务处 永久永久 30年年 10年年1、220 21、2260 61、62902004年年办公室办公室 永久永久 30年年 10年年1、250 51、52120 121、122150业务处业务处 永久永久 30年年 10年年1、220 21、2260 61、6290归档章 全宗号全宗号年度年度20072007保管保管期限期限永久永久页数页数8 8室编室编件号件号5 5馆编件号馆编件号机构（问题）机构（问题）办公室办公室归档文件目录归档文件目录 件件号号责责 任任者者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注1 1市市 档档案局案局京京 档档发发2006200644号号北北京京市市档档案案局局关关于于印印发发北北京京市市档档案案工工作作会会议议文文件件的通知的通知20060320060317171031032（5） 编制归档文件目录 （6）装盒归归 档档 文文 件件 目目 录录 全宗名称全
