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1、高校档案信息化建设的误区及对策【摘要】随着科学经济的不断发展和进步，信息技术也得到了迅猛 的发展，对高校档案进行信息化建设的过程也面临着重人的挑战。档案信 息化的建设能让档案信息资源在开发利用方面的能力得到提升，有助于对 档案信息资源进行保存。档案信息化是与社会不断趋向信息化发展相适应 的必然产物，还是档案事业和时代、社会的发展相适应的必然选择。使档 案信息化发展建设的步伐加快，对档案资源进行大力的开发和利用，将会 对高校的教育和科研有着非常重耍的影响。但对高校档案在进行信息化建 设的过程中，还存在着很多的问题和弊端，这就需要不断的提高认识,使 观念得到更新，并不断的研究解决对策，以此來让档案
2、信息化的管理工作 迈向新的台阶。【关键词】高校；档案信息化；建设；误区；对策档案信息化还可以被称为“三化”，即档案信息建设过程中的数字化; 档案信息的接收、储存、传递以及应用的一体化；档案信息逐渐趋向网络 化。相关的文件已经明确的把档案信息化的建设当做一项具有挑战的、战 略性的任务。在信息时代，对档案的信息化建设的进程进行推进是档案事 业不断发展的必然选择，也是二十一世纪档案事业发展和建设过程中的重 要历史机遇。一、高校档案在进行信息化建设的过程中存在的问题(-)管理制度混乱在高校的档案管理中还没有对统一领导,并进行分级管理的档案信息 化管理的体制进行落实。依旧把办公自动化错误的当做档案的信息
3、化管 理。机制不灵活以及管理不到位，很多学校依I口运用以往的比较传统的管 理方式来对档案进行管理，这种方式并不能很好的和档案信息化的管理需 求所适应，相关的高校管理部门不能与教育科研部门进行有效的沟通和协 调，处于孤军奋战的状态。教学科研信息化管理需要达到档案管理的流程 化、科研档案的数字化以及构建完善的档案信息化管理数据库，通过对网 络资源的冇效运用，把档案管理的采集工作充分的应用到职能部门，以此 来使各个职能部门在工作中的积极性得到体现。(-)档案管理人员素质较低在高校中，有些领导一直固守传统观念，缺乏对档案事业的认识和重 视，他们认为対档案进行管理的工作是非常简单的一项业务性的工作，从
4、而使他们没冇对档案管理人员的素质以及专业知识进行重视。就很多高校 的现状而言，档案管理团队比较薄弱，更有其者许多档案管理的专职人员 还是为了对引进人才的家属以及配偶进行照顾，他们有些人根本不具备优 良的素质以及合理的结构等。(三)信息化资源分散随着信息化的不断发展，在对高校自动化系统进行开发的过程中，出 现了很多的电子公文，这就需要准确、有效、及时的被新的档案管理系统 接收。但是还有许多高校的档案管理的系统不能和学校整体的系统进行融 合，所以就致使有关部门所产生的很多电子文件资源比较分散，从而使对 信息化档案进行接收的任务越来越重。二、提高档案信息化的对策（一）加强档案标准化建设标准化作为网络
5、化以及自动化的基础。高校相关的档案部门网络化机 构需要召集专家，对与档案有关的技术方法、业务工作以及设备等领域的 统一规范和原则共同的进行制定。并要按照国家标准、国内标准以及业内 的发展趋势，來对网络化基础上的高校和社会应该统一遵循的规章制度进 行制定，并构建出可以承担档案信息化管理工作的电子档案数据库，这样 就能使人力、财力以及物力的浪费得到制止。（二）增强対数据库的建设数据库作为档案馆在网络建设过程中的关键组成部分，被称z为网络 信息资源。所以想要使网络建设得到加强，一定要加大对数据库建设的力 度。对数据库进行建设时，需要把国际标准以及国家标准来当做依据，把 人力、财力和物力集中在在一起构
6、建多个标准的、通用性好的全文数据库、 文件数据库、多媒体数据库。使档案日录中心的构建步伐加快，完善档案 数据资源的存储，还要不断的为档案信息化提供后台的数据库支持，切实 的把档案录著工作做好。除此之外，还要不断的使数据库的维护过程得到 加强，并确保数据质量以及数据的完整。严抓小型数据库的标准化以及规 范化改造，使数据库容量增加，从而使数据库上网率得到提升。（三）通过加强培训使相关人员的素质得到提升积极的引进计算机专业以及档案管理专业的人才，通过培养、人才流 动以及引进等手段，使档案工作管理的人才队伍结构得到优化，构建出具 有很高专业素质以及综合实力的，并集管理型、服务型、技术型以及研究 型为一
7、体的创新队伍，这也是在进行档案信息化建设过程中的重耍保障和 前提。条件允许的话，还需要配备专业的计算机人员给档案部门，从而使 信息化建设更加顺利的完成。还要切实的抓好兼职档案人员以及专职档案 人员的整体素质，并通过培训的方式来使兼职档案人员以及专职档案人员 的应用现代信息技术的能力得到提升，并努力的打造出具有超强责任心、 过硬技术以及和信息化管理需求完全适应的兼职档案人员以及专职档案 人员团队。三、结语档案信息化的建设对高校在进行教育科研工作有着非常深远的影响。 档案信息化的建设也是必须要进行的，所以要正视在建设过程中遇到的问 题，增强信心，把握机遇，迎难而上，从基础建设开始，不断的投入人力、
8、 财力以及物力，并不断的实施有效的手段来实施档案的信息化建设。高校 的发展目标应该是努力的建设以服务主导型为卞的数字档案馆，也就是档 案信息的网络与数字化、档案信息管理与利用的一体化以及档案信息的共 享，以此保证档案的安全，从而让高校档案的信息化管理T作走向正规。参考文献：1 谈宝忠适应社会发展需要，大力推进档案信息化建设A.江苏省 档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料C, 20022 孙齐庆，严桂华私营企业档案信息化建设初探A.江苏省档案现 代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料C, 20023 赵俊国依托互联网络的优势，加快档案信息化建设A.江苏省档 案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料C, 20024 隋军关于区、县档案局（馆）档案信息化建设的探讨A.中国档 案学会第六次全国档案学术讨论会论文集C, 20025 陶碧云论档案目录中心在档案信息化建设中的地位和作用A 中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集C, 2002
