本文格式为Word版，下载可任意编辑企业印章管理中的法律风险防范企业印章管理中的法律风险防范 / 魏兆兵 魏梦雅 印章风险历来是企业法律风险防控的重点随着企业经营规模的不断扩大，工作地点不断变化，企业印章管理中的法律风险尤为突出本文试结合企业印章管理实际，分析印章管理中存在的主要问题，提出印章管理法律风险防范对策 一、企业印章的种类及其主要风险 印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明一般来说，企业印章分为以下几类：一是公司和下属分公司的行政印章、合同专用章以及财务专用章，二是公司机关部门印章，三是公司党务、工会、团委及协会印章，四是工程部印章，五是公司法定代表人、负责人的个人名章 上述不同类别的印章在企业的内部效力虽然不同，对外效力却有确定的好像之处，用印后企业都要承受相应的法律后果，都会给企业利益带来不同程度的影响因此，企业确定要防范印章管理中可能展现的风险 1.未经批准擅自刻制的风险刻制印章应当经过本单位领导批准，未经批准不能擅自刻制印章 2.未在公安机关指定单位刻制印章的风险在公安机关指定单位刻制印章，可以直接在公安机关备案，以后需要鉴定印章真伪时就有案可查。
3.未经批准擅自使用的风险使用印章务必经过有关部门批准，未经批准不能使用，更不能在空白介绍信或纸张上用印 4.擅自携带印章外出的风险印章不能离开保管人，不能擅自携带外出，特殊处境下经过批准携带外出应指定监印人 5.未建立印章使用台账、无原始证据查询的风险 6.印章被盗或损失的风险在被盗期间若有人使用，在没有充分证据的处境下，企业要承受相应责任 7.印章更加是工程部印章被仿冒的风险 二、当前企业印章管理中存在的主要问题 虽然印章管理中存在着各种风险，大量企业却熟视无睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中展现了较大问题给企业带来诉讼风险时才去亡羊补牢目前，企业印章管理中主要存在着以下问题： 1.印章刻制的业务流程不明显，没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随意刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间 2.印章刻制不在公安部门指定的单位举行，不在公安机关备案，随意找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患 3.个别企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严格审批印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。
印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的处境下允许他人携带印章外出 4.个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很轻易损失，无法追溯个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材料上签字直接上报的文件那么没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险 5.个别企业印章保管制度不健全，未设专人保管，印章损失或被盗后不实时报告，不实时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险 6.个别企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，个别处境下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位展现问题，企业就要承受相应责任 7.个别企业不重视管理工程部印章，意识不到工程部印章对企业的重要性，工程部印章管理不模范，没有限定工程部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立工程部印章使用台账，形成了工程部印章管理的空白，给企业带来较大的法律风险 8.个别企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险发生，给企业带来了不成挽回的损失 9.个别企业在下属单位、部门、工程部被撤销和关闭后，没有实时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。
三、企业应对印章管理法律风险的措 要解决企业印章管理中存在的问题，防范可能带来的法律风险，企业应当采取以下措施： 1.企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教导，使其熟悉到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识 2.企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循 3.企业新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案 企业临时刻制印章，包括工程部印章，务必由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用 4.企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表申请使用印章的单位务必按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准经企业领导批准后，印章使用单位应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件要专心审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印。
用印时务必由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线 5.印章保管人员务必加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊处境下需携带外出时，务必指定监印人随行印章遗失务必在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或工程所在地报纸上刊载遗失声明 6.企业务必定期检查印章使用处境企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用处境举行检查，察觉问题实时采取相应措施 7.企业应加强对工程部印章、部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位工程部印章和部门印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将使用权限通知业主、原材料供给商等利益相关方工程部和企业的部门要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用工程部印章 8.企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门务必收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，务必收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；工程部关闭后，工程部印章及用印记录务必全部上缴企业印章管理部门。
企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档 9.企业在遇到仿冒本单位或工程部印章的处境时，企业印章管理部门要实时将有关处境通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决根本做法如下：首先，实时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，实时知会潜在客户；再次，实时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，假设相对人不予合作，要实时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同 随着企业的不断进展，企业印章管理的难度不断加大，法律风险防范的责任更加重大因此，企业务必将印章管理作为法律风险防控的重要内容加以谋划，以印章管理制度为根基，以印章管理业务流程为主线，以印章管理岗位法律风险承诺书为抓手，形成印章管理法律风险防控体系，只有这样，才能保证企业的和谐稳定健康持续进展 （单位：中国石油集团东北炼化工程有限公司） — 8 —。