《EHS管理程序07文件控制程序(合并)10》由会员分享，可在线阅读，更多相关《EHS管理程序07文件控制程序(合并)10（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Q/BK（EO）E07-2013文件控制程序1目的 对与环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保体系运行的各有关场所使用的文件和资料为有效版本。2 适用范围 适用于与本所环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制。3 职责3.1科研生产安全与保障处、行政处是对文件和资料控制的归口管理部门，负责环境、职业健康安全管理手册、程序文件体系各层次文件和资料的管理。3.2各部门负责本部门编制和接收的环境、职业健康安全管理体系文件和资料的管理。4 工作程序4.1 文件的分类和受控方式4.1.1本所环境、职业健康安全管理体系文件和资料分为：环境、职业健康安全管理手册、程序文件、作业文件
2、（管理制度、安全操作规程、应急预案、其他文件、资料和记录），分三个层次。如下图： 第一层 管理手册第二层 程序文件第三层 作业文件4.1.2文件的受控方式4.1.2.1从本所外部接收的与体系相关的上级文件和资料由接收部门到所办备案，法律法规文件由科研生产安全与保障处、行政处负责收集备案。 4.1.2.2各层次文件均由科研生产安全与保障处、行政处统一组织编写、存档、复制、编号登记、分发。4.1.2.3受控：向本所内部和外部分包方发放的文件和资料以“分发号”/“受控”加以标识。4.1.2.4非受控：一次性发给顾客、相关方或上级主管部门的文件只限管理手册，不加盖“分发号”和“受控”标识，不受更改或换
3、版的控制。4.2文件的编号管理手册 Q / BK ( EO) Y 01 2008（2013） 发布年代号 顺序号 层次文件代号 EO体系代号 二十二所代号 企业标准代号程序文件 Q / BK (EO) E * -2008（2013）顺序号 二层次文件代号作业文件 Q / BK (EO) S * -2008（2013）顺序号 三层次文件代号二层次文件 JL (EO) E * - *产生的记录 顺序号 二层次文件顺序号 二层次文件代号 记录代号 三层次文件 JL (EO) S * - *产生的记录 顺序号 三层次文件顺序号 三层次文件代号 记录代号 4.3文件和资料的编制、审核与批准4.3.1环境
4、、职业健康安全管理手册由科研生产安全与保障处、行政处组织编制，管理者代表审核，所长批准。4.3.2程序文件由科研生产安全与保障处、行政处组织编制，该程序的主要责任部门审核，管理者代表批准。4.3.3各部门编制的管理性/技术性文件由部门安全员及相关技术人员审核，部门领导批准。4.3.4文件经审核、批准、备案后原件应由编制部门进行保存。4.4文件的发放4.4.1环境和职业健康安全管理体系文件由科研生产安全与保障处、行政处装订成册发放，并在OA办公系统的安全生产栏发布电子版，确保各岗位人员能及时浏览到现行有效的版本。4.4.2文件的发放范围由编制部门提出，随文件审批过程同时审批，文件发放人员按经批准
5、的发放范围发放文件。4.4.3文件发放时由文件发放人员对每份文件加盖各部门专用的“分发号”，填写文件发放和回收登记表，领用人签名领取。4.4.4发放给上级部门和相关方的环境、职业安全健康手册由文件发放人员填写文件发放和回收登记表，由领用人签收，但不编制分发号。 4.4.5当文件使用部门的文件损坏严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件同时换发新文件，新文件分发号仍沿用原文件分发号。并在文件发放和回收登记表上注明。4.4.6丢失文件在办理补发手续后，补发新文件，新文件编制新发放号，同时原发放号文件作废并在文件发放和回收登记表中注明原发放号文件丢失。4.5 文件的管理和使用4.
6、5.1各部门配备兼职文件管理员负责文件和资料管理，安排合适的场所保管所使用的文件，确保文件保持清晰，易于识别和检索。4.5.2借（查）阅文件需经文件审批人批准并由该部门兼职文件管理员登记填写文件借（查）阅登记表后方可借（查）阅。4.5.3复制受控文件（破损换发、丢失补发、增发等情况）时应到文件发放部门填写受控文件复制申请表，持批准后的申请表方可复制文件。4.6文件的更改4.6.1文件需更改时，应由文件编制部门填写文件更改通知单，说明更改原因，必要时还应附有充分的证据。4.6.2文件更改审批时，由原审批人审批，原审批人不在职时，由接替其岗位的人员审批，现审批人员应获得所必须依据的有关背景资料。
7、4.6.3文件的更改可按原地更改、换页、换版三种方式进行，同时在文件发放和回收登记表上注明。4.6.3.1原地更改：由原文件发放部门按原范围发放文件更改通知单，文件持有人根据通知单实施更改,更改时用双线划去原内容书写新内容并注明更改日期。4.6.3.2换页更改：文件改动较多需换页时,由文件编制部门填写文件更改通知单并编制新页，按原范围发放新页，原页同时收回销毁。4.6.3.3换版更改：文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改需换版时，由文件编制部门编制新版文件，按原范围发放新版文件，旧版同时收回销毁，可填写保留修改记录。4.7 文件的作废4.7.1作废文件由文件发放部门统一收回，管理者代表批准后
8、销毁并填写文件作废、销毁记录。4.7.2作废文件如需保留，需加盖“作废”“保留”印章。5 相关记录a) JL(EO)E07-01文件发放和回收登记表 （表1） b) JL(EO)E07-02文件借（查）阅登记表 （表2） c) JL(EO)E07-03受控文件复制申请表 （表3） d) JL(EO)E07-04文件更改通知单 （表4） e) JL(EO)E07-06修改记录（表5） f）JL(EO)E07-05文件作废、销毁记录 （表6） 5表1 文件发放和回收登记表JL(EO)E07-01文件名称编号领取单位领取人（签名）发放日期回收日期经办人备注表2 文件借（查）阅登记表JL（EO）E07-02 NO：序号文件名称编号借阅查阅借阅份数签名归还日期备注:9表3 受控文件复制申请表 JL(EO)E07-03 NO: 序号复制文件名称文件编号复制份数载体类型备 注复制原因申请人： 日期：部门负责人： 日期：批准人： 日期：表4 文件更改通知单JL(EO)EO7-04更改文件编号更改文件名称更改类别更改日期更改理由：更改内容：更改方式：拟制审核批准表5 文件修改记录JL(EO)EO7-05序号更改文件名称条文号原文内容修改内容修改日期备注
