壳牌统一记录管理政策

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1、BMonarch纽一湖渭油中国和名面标壳牌统一记录管理政策主题词：记录管理状况正式版版本1.0文件管理编号：起草人：张颖（内控经理）密级：无限制级使用范围北京工厂、无锡工厂、咸阳工厂行动/状况岗位名称签署流程拥有者会计和内控经理茅巍流程复审人法务经理，IT高级经理，各部门副总章虹，陈燕，谭希光，王兰 峰，谢光明，兀了钊，袁章 龙，邵其永，流程终审人总经理陈翠薇文件版本变更记录版本版本号变更负责人变更日期正式版V1.0内控经理2013年9月1. 前言 为了加强公司记录档案管理，保证公司各项信息记录妥善保管、有序存放、方便查阅，避免毁损、 散失和泄密，依据国家相关法规和公司管理要求，特制定本政策。

2、财务内控部负责记录管理流程的制度和更新工作，负责组织公司记录管理工作的指导、监督和检 查。内控部利法律部共同负责公司记录存档计划的审核工作。 各业务部门和分厂必须严格执行本政策，加强对记录管理的领导，负责落实本业务单元的记录管 理工作，并负责本部门记录管理工作的监督和检查。 本政策自批准执行日起，将取代公司1999年TYBJ (03) FAT499关于“壳牌统一记录管理保 存时间”的发文规定。 公司记录管理政策利执行要严格遵循国家法律法规要求，依据公司管理变化，进行定期I叫顾利更 新。2. 政策2.1. 记录的定义记录是反映企业经济业务的重要史料和证据。它或是依照法律、税务、规章制度或财务所要

3、求而 设立，或是对公司业务或公司历史记录而言具有重要意义。这类记录可以是书面的、也可以是以 电子形式存储的、亦或是诸如产品或核心样品的实物。比如合同协议、财务数据、员工信息、发 文、会议纪要、各种凭证单据、供应商客户信息、技术配方、油样等。4.1. 2.记录管理的重要性记录管理失效，将使公司面临巨大的业务风险，在财务、竞争、公司信誉、监管和合规方面带来 负面影响，例如：受到法院或法律法规的罚款或制裁；承担额外的税务责任；在竞争中处于劣势或失去经营许可；不必要的记录存档造成资源浪费；不能提供足够的记录资料，无法保证诉讼正确；公司宝贵数据损失；基于不完整或过时的信息，而做出的不正确的决策；损害公司

4、声誉，例如无法在特定的法案/法律/税务文件中提供符合要求的证据。3.记录存档的一般原则如果满足以下任一条件，则需要该记录进行存档：关系到重要的商业资产、商业价值、商业机密；可作为经济业务活动的证据；是法律、人事、财务、税务、质量检测等文件档案规定所要求;对公司的历史记录具有重要意义。2.4.记录的类别根据记录的定义，统一公司将需要保管的记录具体分类如下：分类编码记录分类FW发文类IIT合同协议类JY会议纪要类ZZ证照资质类JS技术研发类FN财务类HR人力资源类LEG法律类CP采购类HSSE健康安全环保LSC供应链SM销售市场IT信息管理5.记录存档计划公司记录存档计划是根据上述公司记录存档原则

5、，对各类记录制定的具体存档计划，包括保 存期限，方式，地点，保存部门等。公司记录存档计划是根据相关法律法规和公司风险管理的要求制定，由内控部和法律部制定, 各业务部副总审核，总经理批准。公司记录存档计划由内控部进行年度回顾，对保存期限等要求进行必要更新。公司记录存档计划是指导各部门进行记录存档的标准，备业务部门需要严格执行。各部门应遵循公司存档计划规定的记录类别，保存期限，对部门创建或接收的记录进行判 断，制定本部门更加细化的部门记录存档计划，列明具体的文件名称，保管人，保管地点，保存 方式等更加明晰的内容进行保存和管理。各部门记录存档计划山各部门负责定期I叫顾和更新，内控部和法律部审核，部门

6、副总批准。经批准的各部门记录存档计划需交到财务内控部备案。公司记录存档计划参见附件lo部门记录存档计划（参考模板）参见附件2。6.记录存档责任划分原则对于接收的外部如政府机构或第三方的记录，由接收部门负责存档；对于内部创建的记录，由创建部门负责存档；销售和采购类合同，由销售部/采购部将签署盖章后的合同，交公司内控部统一存档；董事会和公司管理层会议纪要山总经理助理负责统一存档；公司记录管理（包括北京、无锡利咸阳分厂）负责人为各相关部门副总，各部门副总负责指定本部 门记录存档管理人。2. 7.记录的保密级别记录的保管、使用和销毁必须遵循公司员工手册中有关保密制度的规定。公司保密等级具体如下所示（以

7、公司保密制度为准）：无限制级D限制级C机密级B绝密级A定义不受限制可共享 的信息。这类信息透露给 外部的第三方 时，不会有任何 不良后果。壳牌统一及其成员 公司的人员可共享 的、但第三方不能 使用的信息。只有所选的人员可 使用的信息。这类信息透露给没 有权限的人员，则 会有损于集1才1公司 或个人的利益。严格限制只有有必要 知道才能获得的信 息。透露给未经授权的人 员可能严重地损坏集 团或个人利益。保护级别不需要。没有针对未经许审慎地进行管理，以防止第三方访问用足够严格的安全 措施以阻止那些未使用在商务环境中可 能用到的最高级别的可人员的专门保护。信息。经授权访问信息的 企图。保护。2. 8.

8、记录保存期限设定规则按记录创建时间保管，表示为“CY+保管年限”，代表记录在本年创建以后会继续保管的时间。 例如合同保存期限为“CY+10”，表示需要在签订后保存10年。按事件保管，表示为“EVT+保管年限”，记录的保存期限是由某个事件决定（如关闭日期， 终止日期等）。代表记录需要在事件发生后保存的时间。例如诉讼记录保存期限为“EVT+15”，代表记录需要诉讼解决后保存15年。无限期保管，表示为“IND，代表长期保管，不能确定保留期限。需要每5年进行定期检查。流程辨别记录是否需要存档责任人：根据2. 6条明确的记录存档责任部门的相关人员流程：查询公司或部门记录存档计划，存档计划中列明的记录类别

9、都是必须存档的记录。未在存档计划清单中，但是如果记录符合2. 3条记录存档的-般原则，则也需要进行存档。这 种情况下可以参照公司存档计划中相似类别进行存档，如无法判断须向内控部和法律部提出申 请，确认存档计划后进行管理。2.记录的存档与维护责任人：各部门记录存档管理员，或部门实际记录存档人员纸质记录的存档与维护：记录必须被保存在安全的地点，集中存放在防火、防水、防潮、防盗，避免损坏、丢失及查 找困难等情况出现。各部门根据情况设置档案室或档案柜保管本部门记录。档案室和档案柜必须满足防火、防水、 防潮、防盗要求，避免损坏、丢失。档案室应尽可能安排在公司经营办公场所内，外租档案 室必须在进行安全评估

10、，在档案保管部门副总利内控经理支持后，获得总经理批准。记录管理员按照记录的类别，对记录进行装订，或归类装入档案盒，集中存放在上锁的文件 柜中。绝密级文件需放在有密码锁的文件柜或保险柜中。记录管理员对归档的记录进行编号，在文件盒外贴上标签，并进行记录存档登记，记录档案 号、年度、部门、起止记录编号和保存期限等，便于管理和查找。电子记录的存档与维护电子类的存储集中存放在公司的文件服务器中，不同的部门的记录放在不同的文件夹中，只 有本部门记录保管员有访问的权限记录管理员按照记录的类别，对记录进行编号，按规则命名，分类存放在不同文件夹中，并 进行记录存档登记，记录存放文件夹、年度、部门、起止记录编号和

11、保存期限等，便于管理 和查找。1T部门负责公司服务器的安全和定期备份工作。IT部门负责服务器中电子记录存档文件夹的设置和访问权限的设置。设置申请由部门记录管 理员提出，部门副总审批。3.记录的使用（包括查询、借阅等）责任人：记录使用的中请人，各部门记录存档管理员，或部门记录实际存档相关人员记录的使用必须根据公司规定事先获得批准并登记，以避免造成记录内容泄漏，或记录的丢 失。记录的使用必须严格执行公司信息保密制度中的规则，不得泄露和侵犯公司保密信息。与公 司签署保密协议员工，要严格履行协议中的保密条款，保护公司机密。记录使用的申请人，需要根据需要使用的记录的不同，填写申请表（参见附件2） o若需

12、 复印需要明确复印数量；若需要借阅，需要明确归还时间。记录使用的审批根据记录的机密等级不同设定，具体如下：无限制级记录的使用，向记录保管人进行申请，无需审批。限制级，机密级记录的使用由使用部门副总，记录保管部门副总共同审批。绝密级记录的使用由使用部门副总，记录保管部门副总审核后，总经理批准。记录保管人审核审批材料，确认无误以后，在登记簿上登记，记录使用人也必须在登记簿上 签字。非限制级别的复印可交使用申请人进行，限制级以上的复印由记录保管人复印完以后 交记录使用人。使用人在归还记录时，要在登记簿上签字并填写归还时间。记录保管人负责检查归还记录和 填写情况属实。记录保管人每周检查登记外借的记录。

13、若发现有记录逾期未归还，需要联系借阅人及时归还; 若该记录遗失或逾期1个月未归还，立刻向使用部门和记录保管部门副总汇报。4.2. 4.记录的转移责任人：记录存档管理员如果记录需要变更保管地点或保存方式，进行转移工作，则相应地也需要更新记录登记的信 息，并详细记录迁移信息。部门内部记录存档的转移由管理员提出，部门负责审批。部门内部记录存档的转移由转出部门管理员提出，内控部和法律部审核，转出和接收部门副 总审批。涉及记录存档管理部门变更，转出部门记录管理员负责准备交接记录清单，转出和接收部门 记录管理员需要进行交接清点确认，双方需要在交接清单上签字确认。记录管理人员发生岗位变动时，必须确保其负责的

14、记录移交给指定接收人，双方需要对交接 档案进行清点，并签署交接清单，直属经理负责交接工作的监督并签字确认。人员离职清单中需要包含档案交接事项已经完成的确认，由直属经理负责确认。3. 5.记录的销毁责任人：记录存档管理员记录的销毁需要符合保存期限要求，当公司面临诉讼，税务审计或其他调查时，不得销毁处 理所有可能相关的记录。记录存档管理员根据公司记录存档计划中要求保存期限，对本部门记录进行I叫顾，该项网顾 至少何年进行一次。记录存档管理员根据回顾情况，汇总需要销毁的记录，提出记录销毁计划。记录销毁计划由内控部和法律部经理审核后，无限制级记录销毁由部门副总批准，限制级、 机密级和保密级记录，部门副总

15、审批后，总经理最后批准。记录销毁时，无论是公司内部销毁还是委托第三方，记录管理员和1名法律部或内控部人员 必须同时到现场，检查实际销毁的记录和应批准的销毁计划一致后，监督销毁，并在完成销 毁后在销毁清单中签字确认。记录销毁需要遵循公司保密制度要求，根据保密等级按规定销毁。纸质记录的销毁：无限制级、限制级纸质文件在做销毁时借用交叉切割碎纸机或手撕使其成 为小碎片状。机密级纸质文件和绝密级纸质文件在做销毁时使用交叉切割碎纸机粉碎。电子记录的销毁：无限制级记录从存储介质中删除文件；限制级、机密级、绝密级记录可格 式化（覆盖）数据，或其他满足保密要求的处理方式。4.附件附件1：公司记录存档计划附件1-公司记录存档计划-2013.xls附件2：部门记录存档计划（参考模板）附件2-部门记录存 档计划（模板）.