第四章 总账系统日常业务处理 第一节 凭证处理 一、凭证编辑 (一)凭证填制 1、凭证填制的方式：输入、期末内部转、外部系统转入、模板输入（常用凭证） 2、凭证格式及输入内容 第一节 凭证处理 （1）日期: 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期 （2）凭证编号:自动分类连续编号凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改 第一节 凭证处理（3）会计科目:科目编码必须是末级的科目编码4）摘要:正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空5）金额:金额不能为“零”；红字以“―”号表示 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光位置6）辅助核算信息 业务特征：辅助核算-银行账 §业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币 •业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额 §业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息 §业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息 §业务特征：辅助核算-部门输入部门信息 §业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息 •业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息 第一节 凭证处理§(二)凭证修改 1.直接修改，即无痕迹修改（1）已经输入、还未审核的凭证错误。
未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改 第一节 凭证处理（2）已经输入并审核、未登帐的凭证错误 凭证一经审核就不能被修改和删除，只有审核人员取消已审签章后才能由输入人员修改、删除 修改正确后，再由审核员重新在机上审核 2.按规定修改，即有痕迹修改 已经登账的凭证错误 两种修改方法: 第一种方法：（1）凭证金额少记，科目和方向都正确，采用补充凭证法 摘要栏注明：调整XX号某类型凭证2）会计科目用错或记账方向错误，采用红字凭证冲销法更正 摘要栏注明：更正XX号某类型凭证后的凭证§系统一般提供自动编制红字冲销凭证的功能§制作红字冲销凭证，将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充 第二种方法：（1）操作：“期末”→“对账” 按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；（2）“凭证” →“恢复记账前状态”（3）系统提供两种“恢复记账前状态”的方式：§ 将系统恢复到最近一次记账前状态 ；§ 将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账) §需输入主管口令进行控制4）恢复到记账前状态后,按“已审核未记账”情况进行修改，然后再进行“审核”和“记账”功能操作。
第一节 凭证处理 (三)凭证删除•先作废凭证，对作废凭证进行“整理”即可删除 第一节 凭证处理 (五) 凭证查询丰富的查询条件 第一节 凭证处理§二、凭证审核§凭证审核是会计业务中一项重要工作，主要进行政策性审核和技术性审核§1．格式：同记账凭证§2．功能：签字及取消签字；查找未审核凭证 第一节 凭证处理 凭证审核：它是必不可少的环节§一般情况下，输入凭证和审核凭证的操作员不能是同一人，因此在进行审核之前，需先更换操作员：“文件”—“重新注册”；§审核凭证人员发现凭证错误后也不能直接修改，必须由凭证输入人员修改； 第一节 凭证处理§凭证一经审核就不能被修改、删除，只有取消签字后才能进行修改；§取消审核签字只能由审核人自己进行；§用友软件中审核员的权限高于操作员，即：审核员（或账套主管）填制的凭证操作员无权审核；只有在“设置”—“明细权限”中设置权限后方可实现 第一节 凭证处理§作废凭证不能被审核，也不能被标错§已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核§系统设计时提供了批量审核的功能，但请慎用•主管签字§前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字” 第一节 凭证处理三、出纳签字§ 前提：•在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”•在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目§出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后§涉及指定科目的凭证才需出纳签字§ 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字才可，取消签字只能由出纳自己进行§ 未签字凭证不能记账§ 系统有“成批出纳签字”功能，但请慎用。
第二节 账簿处理§一、记账条件•前提§期初余额试算平衡§凭证已审核§上月已经结账•过程§选择记账范围§显示记账报告§自动记账§记账过程一旦中断系统可自动恢复 第二节 账簿处理§说明：§“记账范围”可输入数字、“—”和“，”；§第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账；§作废凭证不需审核可直接记账；§记账前应首先进行数据备份；§上月没有结账本月不能记账；§未审核凭证不能记账 第二节 账簿处理 二、记账步骤§ 记账应按输入日期→数据备份→检查合法凭证→ 记账等程序依次进行 三、“恢复记账前状态”§ 是一个数据恢复过程系统提供两种“恢复记账前状态”的方式：§l 将系统恢复到最近一次记账前状态 ；§l 将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账) （只有主管有权）§操作： “期末” →“对账” 按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；§“凭证” →“恢复记账前状态” 第二节 账簿处理§四、出纳管理§ 出纳人员进行管理的一套工具，包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告§以“出纳”的身分重新注册总账系统 §出纳管理•现金/银行日记账/资金日报•支票登记簿§前提•设置了银行账•将结算方式设置为票据管理§支票领用§支票报销 第二节 账簿处理 五、账簿查询§以“账套主管”的身分重新注册总账系统。
一）基本会计账簿查询§总账§发生额余额表•采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账§明细账§序时账§日记账•现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询§多栏账•先定义，再查询 §账簿查询-发生额余额表 第三节 总账系统期末处理§ 通过总账系统期末处理的应用，了解总账系统月末处理的相关内容，熟悉总账系统月末处理业务的各种操作，掌握自动转账设置与生成、对账和月末结账的操作方法 第三节 总账系统期末处理§一、对账§ 至少一个月一次，一般在月末结账前进行;§ 通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对 . 第三节 总账系统期末处理§二、结账§结账可分为月结和年结，两者的工作程序基本一致，只不过年结后，要提示用户对当年使用的会计科目进行一次整理，比如删除不再使用的科目等，以利于次年记账工作的开展 第三节 总账系统期末处理§需要注注意意的是，结账工作通常是当月工作的最后一个环节，执行结账以后，就不允许再输入凭证、汇总记账了因此使用会计软件，应将结账的权限赋予高级操作员（账套主管），以防止其他人的误操作 第三节 总账系统期末处理§l 每月结账前必须进行数据备份； l本月还有未记账凭证时，则本月不能结账；§l 上月未结账则本月不能结账；§l 已结账月份不能再填制凭证；§l 结账只能由有结账权的人进行；§l 当账结错了时，可取消结账状态，但只有财务主管才能取消。
CTRL+SHIFT+F6） (取消结账后，必须重新结账) 复习思考题§1.软件中常用的获取凭证的方式有哪几种?§2.系统如何进行错误凭证的修改?§3.系统如何进行凭证删除的操作? 。