第六节 会计档案治理一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告与其他会计资料二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件， 电子档案保管应具备防磁条件按规定需双备份的会计档案应异地分别存放四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管五、银行会计档案的保管期分为3 年、5 年、15 年和永久保管会计档案保管期限从会计档案形成的次年 1 月 1 日算起，假设有必要，可以延长，但不能缩短本制度规定的会计档案保管期假设与外部或本行其他档案治理方法中规定的保管期不全都时，按从长原则执行同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管同一会计档案承受不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求〔一〕永久保管的会计档案1. 年度财务会计报告〔决算主、附报表〕；2. 资本金、股金与股权明细；3. 挂失登记与补发凭单收据；4. 会计档案保管与销毁清册；5. 开销户记录；6. 机构变动交接清册；7. 有权机关查询、止付、冻结与扣划书与相关资料；8. 账销案存记录；9. 机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单；10. 本行认为应永久保管的其他会计资料。
〔二〕保管 15 年的会计档案1. 会计凭证与附件；2. 总账与明细核算资料〔总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他关心账/卡〕；3. 重要单证〔含空白重要凭证〕和重要印章的领发、保管和缴销记录；4. 人员与会计档案移交清册〔或工作交接登记簿〕、会计档案查阅登记簿；5. 各分行本身与汇总所辖会计报表；6. 本行在其他行存款的对账单；7. 已销户的账户资料；8. 银行认为应保管 15 年的其他会计资料〔三〕保管 5 年的会计档案1. 下级行上报的财务会计报表与决算说明书；2. 联行往来核算资料；3. 密押表使用、保管记录；4. 对账单回执；5. 已处置固定资产卡片；6. 事后监视日志；7. 终止后的各类合作方协议、代收或代付费用合同书；8. 各类业务登记簿〔另有规定的除外〕；9. 银行认为应保管 5 年的其他会计资料〔四〕保管 3 年的会计档案1. 日计表2. 流水账3. 不定期报表4. 计算机应用系统运行日志；5. 会计主管与分管领导工作指引等业务治理记录；6. 除永久保管、定期保管 15 年、5 年以外的各类登记簿、清单〔册〕以与本行认为应保管 3 年的其他会计资料。
五、上述规定之外的会计档案，其保管年限按各业务操作规程执行未明确规定的，由各分行自行规定六、会计档案的立卷：〔一〕日结单据1. 单据〔传票〕的整理（1） 日结单据必需逐日整理，日结单据汇总整理必需由网点主管或指定专人负责纳入柜员日结的业务单据应由柜员于当日下班前整理完成并交指定人员，指定人员必需审核各柜员的日结单据按网点整理的业务单据应由指定人员于次工作日整理完毕特别状况不能按时完成单据整理的，必需经会计主管同意前方可延时2） 单据的整理按日结方式统一分为两种类型：①已纳入系统单据检查功能的业务，业务单据按日结柜员分别整理；②外围对接系统，按各外围系统日结，业务单据按网点整理3） 已纳入系统柜员日结的业务单据整理方式系统柜员日结包括现金尾箱日结、凭证尾箱日结和业务单据检查一个柜员的日结单包括：柜员现金日结汇总表、凭证日结单、柜员单据检查日结单，按此挨次排放，相应的业务单据也按上述三类日结单分别整理柜员日结后假设再办理业务，以最终一次日结单据为准①柜员现金日结汇总表当天领用现金尾箱的柜员，进展现金尾箱日结后， 系统打印柜员现金日结汇总表，其后面不附任何单据②柜员凭证日结单柜员的凭证箱当天发生业务的，凭证日结后，系统打印柜员凭证日结单。
在柜员凭证日结单后面附凭证作废清单和作废的凭证，作废的凭证上要加盖“作废”章③柜员单据检查日结单业务单据按正常资金类业务、免填单类资金业务、资金冲正业务、非资金业务、表外业务的挨次分类摆放同一类业务单据，原则上按柜员流水号从小到大排序假设系统未打印流水号的，按凭证种类分别排序，或按附件张数不同分别排列开户、销户、冻结、解冻等不能装订在当天单据内的非资金业务，其发生笔数应纳入单据检查日结单的数量统计柜员进展上述业务单据检查相符后，将单据按相关规定保管，在单据检查日结单上签章 .柜员进展单据检查后，应在单据检查日结单上分类注明附件张数量与合计张数4） 外围对接业务系统的单据整理方式外围系统的凭证，应在相应的外围系统中打印交易流水或其他单据，将加盖经办员私章和业务章/转讫章的业务单据放在交易流水或报告清单〔无交易流水和报告清单的单据可直接放入〕后面，一并装订在凭证中2. 单据〔传票〕的装订挨次日结单据应与时装订，并加具封面、封底(见附件 14-5)1） 机构日结单；（2） 柜员整理的业务单据，按机构日结单上的柜员挨次，分别按序放置；（3） 外围对接系统的业务单据；（4） 其它业务单据与附件3. 成册单据〔传票〕的编号与传票封面的填写（1） 成册单据的编号日结单据装订成册按册编号，假设单据数量较少，可以将假设干天〔2-3 天〕的单据合并装订。
成册单据的挨次号从年初第 1 号开头，年终日为最终号〔有几本就有几号〕假设按类别〔如财务凭证〕分装的，可按不同类别分别编号成册单据的封面和背脊上要写明网点名称，挨次号、填明“××年×月×日” 或“××年×月×日至××年×月×日”，如某日有假设干本(N)，则在背脊处某日后分别注明：1/N，2/N，…. . ，N/N装订人须在规定处盖章(假设由事后监视人员装订的则由事后监视人员盖章)，并在封口处加盖骑缝章2） 传票封面的填写单据整理完毕后，应填写传票封面〔见附件 14-5〕在封面上应依据以下业务种类，分别注明业务单据张数、附件张数与汇总张数：①柜员日结的业务〔按柜员用户号的挨次进展填写〕②信贷业务③其它系统业务等④其他附件〔指不能纳入柜员或外围系统单据的附件〕4. 已装订的单据不得拆开如因特别缘由需要取出单据，必需经保管行负责人批准同意原件复制后，将复制件和批准件一起订入原处会计主管应在复.制件上注明原件缺失缘由、取出日期，并会同有关人员盖章证明原件一旦收回， 应再订入原处，并在复制件上注明原件收回时间〔二〕会计报表装订：各级机构对需以纸质方式保存的本机构会计报表与所辖机构的汇总会计报表应定期整理装订。
装订时应加封面、封底，在封面上注明网点〔管辖行〕名称、报表名称、所属日期等，在绳结处或装订处用纸条加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章本网点或管辖行作为会计档案保管的会计报表，依据会计报表报送规定签章签章可统一签署在报表封面已装订成册的凭证、账册、报表的会计档案，应与时登记会计档案保管登记簿入库保管七、需以电子档案保管的总分类账和明细与各类定期会计制表的归档保管方法待综合业务系统该项功能完善后另行规定电子影像档案的扫描采集方式按相关规程执行八、会计档案的归档：〔一〕会计档案的归档工作要按时完整地做好各网点的凭证在完成事后监视后，要在 5 个工作日内登记入库保管需要延迟办理入库的，应经会计主管审批同意〔二〕按月、季、年定期装订的账、表、簿，应分别在次月、次季、次年15 日前办理归档手续，登记入库特别状况，经会计主管批准，可以酌情推迟〔三〕会计档案入库时，移交人员与档案治理员要进展清点，并登记招商银行会计档案保管登记簿九、会计档案的保管：各网点应依据工作量状况，配备专〔兼〕职会计档案治理人员，并设立会计档案库，保管本网点与所辖机构移交的会计档案网点向分行移交会计档案时，应将有关的会计档案保管登记簿一并移交。
十、会计档案库房的内部治理依据《招商银行档案治理方法》的规定执行十一、档案治理员变更时，移接交双方必需同时在场，在会计主管监交下，清点核对无误后办理移交手续十二、会计档案的查阅：. .会计档案查阅均须在档案保管所在地或指定地点进展，并由会计主管指派专人在场伴随，防止丧失和泄密办理查阅时，应登记会计档案查阅登记簿〔见附件 14-3〕公安、检察、法院、税务、海关、纪检、行政监察等执法部门处理案件需要查阅会计档案，必需持县以上〔含县〕主管部门的正式公文、查询通知书与执行公务证，并经会计主管批准查阅人所需要的证据和有关资料，经网点负责人同意后，可以抄录、照相或复制，但不得在会计档案上涂画、拆封会计档案和将原件抽出带走查阅档案的介绍信或其他证明材料应由经办员签章，专夹保管〔永久保管〕监管部门依据规定查阅会计档案，按有关规定受理，内部程序依据上述要求办理内部查阅会计档案和本行聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进展查阅单位客户因补制凭证等事项通过本行会计人员查阅会计档案应经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进展查阅上级部门因查账需要查阅档案，应持介绍信、检查通知或有关文件等证明， 经会计主管批准并登记会计档案查阅登记簿后进展查阅。
对使用光盘保存会计数据的，下级机构应向上级机构提出书面申请，经主管批准后办理查阅十三、会计档案丧失确实无法找回，凡能重制的，应重制；凡留有复印件的， 由经办员、复核员、会计主管签章证明，应以复印件代替；凡不能重制或未留有复印件的，应以其他档案资料为依据办理补制，并由经办员、复核员、会计主管签章证明后代替重制、补制的会计档案应注明“重制”或“补制”字样十四、会计档案的销毁：销毁定期保管的会计档案应按《招商银行档案治理方法》的规定进展销毁时须经本级档案鉴定小组进展存毁鉴定后，造具清册指定专人负责监销；销毁后， 应由销毁人员和监销人员在销毁清册上签章证明十五、保管期满但有未结清的债权债务或涉与其他未了事项的会计档案不得销毁，应保管至未了事项完结为止。