第八章 收文处理,通过学习，了解收文处理工作的一般流程，掌握文件的接收、收文审核、拟办、批办、承办、传阅等工作环节的基本概念，以及各种主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法需要掌握的重点： □ 操作者 □操作步骤 □操作要求,2017/11/4,1,收文处理程序概述 收文处理是指机构伴随公务活动接受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括接收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档查询等程序2017/11/4,2,收文处理程序,2017/11/4,3,在OA系统中： 审核不合格——退文 收文签收 审核合格进入收文办理 在OA处理系统中设置 办理时限、限时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等多项功能,,,2017/11/4,4,第一节 接收、登记,一、接收 接收的含义： 接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关 业务和管理活动有用的文件信息。
2017/11/4,5,(一) 接收工作的步骤与方法 在纸质文件接收工作中的内收发和外收发的主要职责和工作内容 ( 两次完成 )第一次是由本机关的收发室人员负责接收外来公文，审核信封或包封外标记，确认收文机关、清点数量，核对无误之后，在对方的发文簿或回执单上签字 第二次是收发室人员与机关的文件工作人员之间针对已收入的公文进行清点、核对与检查，履行签收手续2017/11/4,6,在OA平台上的文件接收途径 (1) 通过OA系统中的收发文系统 (2) 通过操作系统提供的邮件服务接收系统 2017/11/4,7,1．如何对来文进行安全性检查 2. 怎样筛选鉴别信息 （1）区别电子文件和电子信息 （2）对接收的电子文件的处理 内容的检查 处理（拒收、退回、删除） （3）接收文件的解密如何认证 3. 确认收文情况,(二) 接收工作的主要内容（OA环境下接收文件过程中应注意问题）教材252-253页,2017/11/4,8,二、登记(253页——254页),收文登记含义：指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动收文登记作用：通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。
2017/11/4,9,,收文登记的范围包括机关间正式往来的各种收文如上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文，下级机关的呈请性公文，平行或不相隶属机关的商洽性、询问性公文，参加会议的通知及其他材料等，重要的、带有密级的资料，人民来信等2017/11/4,10,2017/11/4,11,与手工登记方式比较OA平台上的登记方式的明显优势 1.可以方便及时地登录收文中的各种数据,不需要一一录入相关信息,大大提高了工作效率2.根据”一次输入,多次输出”的特点,可以多种途径检索和利用文件3.可以输入公用数据库或文件夹,实现信息共享4.可打印成纸质登记表,作为纸质检索的工具5.为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据,实现数据共享,收文登记的主要数据项目 收文登记簿,第二节 审核、分发一、审核 收文的审核，主要是指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动2017/11/4,13,2017/11/4,14,文秘部门对收文的审核重点： 是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当；文种使用、公文格式是否规范。
对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的审核，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文 经审核，不符合有关规定和规范的公文，经收文单位办公厅（室）负责人同意后，可以退回呈报单位，但应说明退文的原因和理由2017/11/4,15,分发的含义 分发,又称分流,即按照机构内部业务分工和来文的内容与要求,将其分送到各主管部门予以办理的活动分发的目的 根据职能分工,实现文件的分工处理,实现行文目的2017/11/4,16,分发工作的要求（OA系统中怎样做好公文的分流工作）教材256——257页） 1. 分门别类处理 (1)根据办文程序、规定、惯例区分 阅知件与办理件 急件与平件 涉密件与非密件,（2）对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的文件进行加工编辑 醒目标识重要内容或关键句 撰写提要 汇编摘报，如《一周来文摘报》 编写综合信息,2017/11/4,17,2. 预先建立文件分发系统,分发应遵循的处理原则 （1）领导亲收件 (亲启件) （2）业务性文件——各业务部门 （3）综合性文件——综合办公部门 （4）阅知件——组织传阅 （5）直接批办件,2017/11/4,18,2017/11/4,19,第三节 办理、传阅,根据处理文件的不同方式,可以将收文分为两大类:办理件(办件)和阅知件(阅件)。
办理件，指需要由具体的业务部门或人员通过一定方式贯彻实施信息内容的文件； 阅知件，指需要机构负责人、部门负责人或相关业务人员阅读了解信息内容的文件 办件的处理过程常按照拟办——批办——承办的流程进行；阅件的处理过程通常按照拟办——（批办）——组织传阅的流程进行办件,阅件,,拟办,,批办,,承办,拟办,,批办,,组织 传阅,收文,,,常规文件或一般资料文件人员按惯例和有关规定直接组织传阅,2017/11/4,20,一、拟办（掌握的重点）,拟办的含义拟办范围 拟办要求 对拟办人员的素质要求 不同情况下拟办意见的撰写 （1）对上级来文 （2）对下级机关或平行、不相隶属机关来文 （3）对会办文件 （4）对难以提出办理意见的文件,2017/11/4,21,2017/11/4,22,（一）拟办的含义 拟办，指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动2017/11/4,23,(二)拟办的范围： 要求贯彻落实或办理的公文，或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文；下级机关的请示及重要的报告；要求本机关办复的公文；几个业务部门联合办理的公文；重要的人民来信等。
2017/11/4,24,（三）拟办作用的具体表现 从拟办人的角度看，通过拟办，能充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性，提高其综合处理各种事务的能力，履行其辅助决策和参谋助手的职责； 从领导人的角度看，切实可行的拟办意见能够方便领导人批办公文时参考，能使领导的批办意见在拟办意见的基础上高度明确而具体，有助于节省领导人大量的时间和精力2017/11/4,25,（三）拟办的要求1.对拟办人员的素养要求1)拟办人员应具有较高的理论水平,能够运用理论分析问题、研究问题,站在全局高度,提出高质量的拟办意见2）深入了解党的有关方路线、方针、政策，以及国家的相关法律法规3）熟悉本机关组织机构的构成、领导人的分管范围、各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性，切合实际2.对拟办活动的要求1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况2）掌握有关的方针政策及相关规定，必要时查阅有关公文资料2017/11/4,26,3.对拟办意见的撰写要求 应针对不同情况有区别的提出拟办意见： （1）对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实的具体人员或部门，如拟送哪位领导批办意见，可写为“请××同志批示”；由哪个单位承办的具体意见，可写为“拟请××局研究办理”；需某位或几位领导阅知的公文，可写为“请×××长阅”、“请××、××、××同志阅”。
（2）对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员，必要时注明时限如：“拟请××处在×月×日办复”，“拟请××处××同志负责办理”2017/11/4,27,（3）对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或者相互推诿可写为“拟请××局牵头，××局会同办理”；此外，必要时，在指定牵头单位的同时还可讲明如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成工作 （4）对难以提出具体意见的公文的拟办，在拟办前可先和有关部门联系，听取意见后再提出拟办方案如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考或定夺 拟办意见的书写，应工整地书写在《公文处理单》的拟办栏内，并签注拟办人的姓名和时间文 件 处 理 单 样 式,年 月 日,年 月 日,年 月 日,二、批办（掌握的重点）,批办的含义 批办的作用 严格控制批办范围 批办的要求 划定批办范围 （1）无既定办理方案的业务性文件 （2）非固定性来源的重要文件 （3）本机构无处理文件业务对口机关的文件 （4）依职权确需领导决策处置的文件,2017/11/4,29,2017/11/4,30,(一)批办的含义 批办，是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。
2017/11/4,31,(二)批办的作用 （1）批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段 领导通过对公文的批示，指出其采取行动的原则，提出解决问题的方法和措施，领导人在这一过程中既依法行使其决策权、处置权，同时又依法履行其职责，完成各项管理活动 （2）批办是领导人及时阅示重要收文，了解有关情况途径批办公文，可以使领导人接触到来自不同单位、不同机关、不同人员的大批量的信息，为其正确的做出决策提供充分的广泛的数据信息支持 （3）批办有利于加强对公文办理的领导，防止失误，提高办文质量批办对公文办理做出“终审判决”，是对拟办工作的把关，避免不应有的失误，保证办文、办事的顺利进行2017/11/4,32,(三)批办的范围 批办的范围主要包括：上级颁发的重要指示、决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等；平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文；下级机关重要的请示、报告等2017/11/4,33,(四)批办的要求1.批办工作中应遵循集中统一原则与分工负责制的原则 （1）集中统一原则，是指针对本机关重大的、涉及全局性的问题，应由领导集团全体成员集体讨论、通过，而后做出批办意见。
（2）合理分工原则，是指不同组织机构层次的负责人，根据自身的职权范围，各负其责，各司其职地审批有关业务公文与行政事务性公文，不要代下级批办公文，尽量减少集体批办，对多头主送的来文，必须根据各位领导的分工，送交真正的负责人阅批同时，对法定负责人已有合法、明确、有效批办意见的，不再送其他人重复批办,2017/11/4,34,2.灵活处理批办顺序 对于按常规传送的例行公文，应在年初做一次性批办，以后来文依此办理，简化重复性批办手续；领导人因故不能批办 时，应及时委托或授权其他领导人批办，以免积压公文，影响运转如遇紧急文件,可灵活处理将文件径送业务承办部门的承办人或有关业务负责人尽快获悉文件内容,做好先期准备,一旦领导批办,立即办理。