铁路工程公文处理实施细则2.3.1总则 ⑴ 为使指挥部公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《铁道部公文处理办法》，结合指挥部实际，制定本细则 ⑵ 铁路公文(包括电报，下同)是铁路单位在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依法建设的重要工具 ⑶ 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全，大力精简公文数量，积极推进办公自动化，提高公文处理的质量与效率 ⑷ 公文处理应贯彻党政分开的原则 ⑸ 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和企业秘密的安全 ⑹ 指挥部领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查指挥部综合部是公文处理工作的管理机构，指定专人负责公文处理工作2.3.2公文种类 ⑴ 指挥部使用的公文种类主要有：① 通知 适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布内部管理办法，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用人员 ② 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
③ 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问 ④ 请示 适用于向上级单位请求指示和批准 ⑤ 批复 适用于答复下级单位的请示事项 ⑥ 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 ⑦ 函 适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 ⑧ 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项 ⑨ 其他2.3.3公文格式 ⑴ 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印制版记、页码等部分组成 ●秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级(绝密、机密、秘密)和保密期限，未标明保密期限的按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定绝密”、“机密”级公文应在公文左上角标明份数序号 ●紧急程度：紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” ●发文单位标识：发文单位名称应使用全称或规范化简称。
联合行文，主办单位应排列在前●发文字号：由发文单位代字、发文年份、发文序号组成联合行文只标明主办单位发文字号重要的铁路电报应编发电字号，编制方法是在发文字号的单位代字后加“电”字 ●签发人：上行公文应在首页注明签发人、会签人姓名，在附注处注明能对该公文的咨询做出答复的联系人姓名和 ●标题：公文标题应准确、简要、概括，一般应标明发文单位名称、公文主题(事由)及文种(公文种类)公文标题中除法规、规章以及专用名词等用书名号或引号外，一般不用标点符号有发文单位版头的公文，其标题可不标发文单位●主送单位：是公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称除“公告”、“通告”外，公文均应标明主送单位●正文：是公文的主体部分，用来表达公文的主要内容当正文之后的空白容不下印章位置时，应采用调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面 ●附件：是公文的组成部分(包括文字、表格、示意图等)公文如有附件，应在正文之后注明附件顺序和名称附件只发部分单位时应予注明 ●成文日期:以指挥部负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发的主办机构负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
成文日期应完整标明年、月、日 ●印章：是公文生效及公文制发单位对公文负责的标志公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章铁路电报可加盖电报专用章用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期 ●公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注 ●主题词：公文除电报外应标注主题词上报的公文按照上级单位主题词表标注主题词，指挥部统一使用《铁道部公文主题词表》主题词由类别词、类属词组成，一般标注3至5个 ●抄送单位：指除主送单位外，需要执行或知晓的其他单位或部门，应使用全称或者规范化简称、统称在主题词下一行标注“抄送”字样后，按先外后内、自上而下依次列出抄送单位名称●印制版记：即公文印发单位名称和印发日期等，标于抄送单位之下印发单位应标发文单位综合部，印发日期以公文打印的日期为准 ●页码：是公文纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标明 ●会议纪要如有必要可在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准主送单位”标注在主题词之下●文字从左至右横写、横排 （2）公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》(办文[2000]32号)执行。
3）公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订张贴的公文(通告、公告)用纸大小可根据实际需要确定2.3.4行文规则⑴行文应当确有必要，注重效用行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文 ⑵ 指挥部内设部门不得正式行文正式行文”是指以《指挥部文件》形式向其他单位制发公文以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文信函式公文除以“函”的文种外，还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种 ⑶ 指挥部下发的公文一般发给下属单位以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位⑷ “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位报告”不得夹带请示事项意见”用于上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用于平行文时，所提意见供对方参考除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以指挥部名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”⑸ 收到参建单位的“请示”或“意见”，指挥部必须做出处理或答复请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度，领导阅示后，综合部送承办部门，承办部门限期反馈，综合部并负责答复来文单位，无承办部门的，由综合部负责答复，反馈意见一般不超过10天。
⑹ 公文要精简，注重效用 ① 凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文下列情况不再行文： ●会议已印发的材料和领导讲话材料 ●通过当面协商、联系等方式能解决的事务性问题 ② 转发的公文法规性、指令性较强的，可原文照转；需部分贯彻执行的，可摘要转发有关部分；需结合实际细化贯彻的，应根据原文精神另行拟文，原文不再转发被转发的公文不要抄送原发文单位 ③ 压缩文件篇幅和印数． ●公文内容要简明扼要，一般不超过3000字，电报一般不超过500字 ●控制发文范围和印数，除发给直接办理公文及其他有关单位外，无关单位一律不抄送 2.3.5发文办理 ⑴ 指挥部发文办理指以指挥部名义制发公文的过程，一般包括：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序 ⑵ 以指挥部名义行文的种类及内容划分如下： ① 《××××××××××（指挥部全称）文件》 ●向上级单位请示、报告重要工作 ●转发上级单位文件 ●部署全局性的重要工作 ●发布指挥部管理办法●发布重要奖惩事项 ●其他需发《指挥部文件》的事项。
② 《××××××××××（指挥部全称）函》●指挥部与上级部门商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 ●指挥部（客运专线公司）与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路)，以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门，其他人民团体、企事业单位，商洽工作、询问和答复问题、审批事项③ 《××××××（指挥部全称）会议纪要》用于记载指挥部领导主持或委托召开的会议情况和议定事项⑶ 电报和是公文的一种形式铁路电报稿一式二份(电报稿一份)，可复印、复写，复写必须使用黑色复写纸，并按规定程序办理 ⑷ 拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明草拟公文要做到： ① 符合国家的法律、法规及其他有关规定 ② 事由清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，书写整齐，简洁明了 ③ 公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定 ④拟制紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度 ⑤ 人名、地名、数字、引文准确引用公文应先引发文单位名称、标题，后引发文字号使用非规范简称时，应先用全称并注明简称。
引用外文或国际组织缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称日期应写明具体的年、月、日 ⑥ 公文出现结构为两个层次时，序数顺序为“一”、“1．”；结构为多层次时，序数顺序为“一”、“(一)”、“1．”、“( 1 )” ⑦ 使用国家法定计量单位 ⑧ 根据来文拟办的文稿，来文应附在文稿后，以便审核、归档 ⑨ 公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数字⑩ 受文单位要写全称或规范的统称、简称；单位名称不能表明所在地时，要在拟稿纸上注明地址以便及时投送○拟写、修改、签发、批示公文，应使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔；可使用计算机打印设备拟写文稿 （5）会签：会签公文，主办部门应先签署意见，然后交协办部门依次签署意见 凡涉及其他部门职权范围的事项，主办部门必须与之协商、会签，取得一致意见后方可行文如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，协办部门负责人应参加协调经协调仍不能取得一致，主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见，报上级单位或主管领导审定。
（6）审稿、核稿：对文稿质量要层层负责把关指挥部发公文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关，然后送综合部核稿，由综合部送指挥部领导审核签发涉及有关法律事务的公文，必要时经法律顾问核稿上行公文和重要公文，须经综合部部长复核后送指挥部领导审核签发；文稿改动较大，应由拟稿部门清稿审核、核稿人确认公文无误后，应签名并注明日期 审稿、核稿的重点是：是否需要行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文要求，公文格式是否规范；文稿内容是否符合有关政策规定；处理意见是否明确具体，切实可行；与其他有关文件精神有无矛盾、重复；涉及其他部门的问题是否已经协商一致；发送范围是否恰当；主题词标引是否准确 （7）签发：以指挥部名义制发的上行文或涉及面广的公文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以指挥部名义制发的下行文或平行文，按发文内容由主管负责人或受委托的其他负责人签发；涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅同意后签发签发人要署明姓名和日期，并对公文全面负责经负责人签发的文稿不得擅自改动，如必须改动，应由核稿人报经签发人同意 （8） 缮印：指挥部发公文由指挥部综合。