秘书工作手册：指导日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作日程安排〞是指时间排定的指导工作方案，是指导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中表达秘书的职责是当好“管家〞按日程安排为指导做好各种必要的准备，并提醒指导施行本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考日程是指导的工作质量，工作效率，工作成果的一种表达，而规划 、安排指导的工作日程是秘书的一项根本工作这项工作看似简单，但却非常重要，它是秘书辅助总经理工作的根底，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进展有序的工作作为秘书一定要细心观察指导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应指导的工作节拍在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与指导做一次深化沟通，准确理解指导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原那么达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫此外，勤于考虑，多做总结对于秘书日常工作效率的进步是非常必要的，把看得出的经历、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅进步了自己的工作水准，同时也对指导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、 总体日程安排指导的日常工作分为日常性工作，即事先有方案的相对固定的工作〔如会议、出差、接待等〕和突发性工作〔临时安排的事情〕两类而秘书的通常做法是将有方案的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵敏地安排好突发随机事件〔一〕总体原那么：理解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况， -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -理解公司业务开展情况，特别是所效劳总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对方案内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原那么达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；〔二〕经历与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替指导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周方案安排模版可使用日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排 做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
通过秘书的方案，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目的，也是工作价值的一个表达〔一〕国内出差J 出差前： 确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排〔明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息〕确定行程，预定机票〔注意选择好航空公司、机型及班次〕、酒店〔选择总经理习惯的酒 店、熟悉酒店的 、 等〕、接/送机人员〔明确接送机人的联络方式〕；完善细致周到的日程表〔时间、地点、对方参会人、议程等〕〔见范例〕根据总经理的习惯，准备出差用物品〔见物品携带表〕拟写受权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件〔财务部等〕〔见范例〕J 出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联络方式，必要时通知受权人及其它相关人员根据总经理日程安排，随时通报公司及关心的业务进展情况；配合总经理受权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；J 出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理〔包括资料、名片、会谈备忘〕，根据需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。
各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；〔二〕 国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致一样，但在此要特别提醒您注意以下几点：根据公司最新业务情况准备 〔中/英文〕，与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿机票购置时注意防止经停中转，选择好的航空公司和效劳，长途飞行选择好的机型；注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；准备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译效劳；回国后向邀请方致谢〔三〕陪同出差 陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的本卷须知外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：登机前，为总经理办理机场建立费购置、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及 ，并将秘书房号 及时告知总经理；每日及时核对本日及第二天的日程安排；提早设置清晨叫醒，并安排早餐；根据当天的日程安排落实车辆；及时提醒并事先落实各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料〔报告稿件、会面备忘、采访提纲〕；注意建立各种客户关系〔包括政府指导、合作伙伴、媒体记者〕着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。
附件一：出差物品携带表名片假设干日程表证件〔身份证、护照、港澳通行证、边防证等〕笔记本电脑和〔保存在桌面〕、备份软盘2张往返机票〔将保险费保存在秘书手中〕书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录准备现金或信誉卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：受权书模版文件编号 .：60023-99发文日期：2000.6.14文件类别:通知拟文人:审核:批准:收文人：全体人员收文部门(.):台式电脑事业部、笔记本领业部、软件事业部、效劳器事业部、外设事业部抄送 :总裁室、企划部秘书处、财务附件: 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他 页 数 1授 权 通 知 电脑公司副总裁在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批受权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁处理 特此通知 附件三：国内出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排〔4月25-27日〕时间日程地点备注 4月25日17：25北京—深圳1305机场接机人： 1360――― 入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参加人：何焯辉、谭永雄、 邓秉觉联想：、议题：嘉利最新情况通报对方联络人：邓秉觉 13：20出发前往 、陪同前往 14：00会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参加人：、、、 、参加人： 总经理 余昭信 副总经理 陆杨 业管处经理 张界杨 技术处协理 郭宗钦 研发部经理 张滨 会面安排：14:00~ 15:00 双方公司介绍交流15:00~16:00 参观工厂16:00~17:00 产品研讨〔显示器/电脑相关产品〕及将来业务合作磋商 17：20返回新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：、4月27日14：00东莞金和涂料会面深圳长安镇沙头南区〔地图附后〕金和参加人：总经理 董合枝 消费经理 董博霖嘉利厂参加人：采购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 联想参加人：、、议程安排：14：00-14：05双方介绍14：05-14：25金和介绍〔工厂历史、油漆种类、消费工艺及相关喷漆关键技术、开展趋势等〕14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相介绍15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40 1303 深圳—北京安排接机随行及重要联络 ： 附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表〔99年7月14日至17日〕访问时间主要活动地点备注 7月14日 17：50——20：40 21：00——21：30北京——汉城到达酒店办理入住〔因通讯不便，商事提供一部在汉城期间使用，号码为：0192335098KIMPO Airport 商事等在机场左边出口举牌接 (: 0193367896)下榻处: (佳乐) : 82—02— :82—02— 7月15日 8：00——9：00 9：00——12：30 12：30——13：20 13：20——14：40 14：40——16：40 16：40——18：00与 部 及商事 / 、 共进早餐及会谈前往 位于龟尾的厂 与 负责人午餐参观及会谈〔陪同及参加者 厂总经理、 商事 、〕前往电子位于平泽的 厂参观及会谈〔陪同及参加者：电子 商事 、〕 Twin Towers龟尾 路程：3小时中餐 主持。