文秘服务和文稿写作要领——全省党政机关办公室主任培训会议讲义今天，由我与大家一起就文秘服务和文稿写作进行交流和探讨，不妥之处，敬请批评，有什么问题，敬请提问第一章 关于文秘服务“文秘”就是文字秘书文秘人员作为国家工作人员中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，主要职责是调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电在座的各位主任，既是办公室工作的领导者、组织者，又是领导的秘书，具有双重身份和双重责任一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”本领，必须努力提高文字表达水平，这是十分重要和不容忽视的第一节 怎样做好文秘工作有人说，“秘书”就是“秘密的书”，也就是“关起门秘密的写作”这个写作，不是写诗歌、散文、小说，必须掌握文秘写作的范围，从行政公文、日常应用文到专用文书，甚至是法律文书、学术论文等，领导需要什么就写什么文秘写作，要求文秘人员全面理解和坚决贯彻党的路线方针政策，实事求是，真实地反映客观情况。
要根据理论联系实际的原则，有规范、有步骤、系统地加强写作训练，文章内容要做到观点正确，内容充实，中心突出，结构严谨，文理通顺，语言流畅，感情健康，标点正确，合乎规范一、较好的素质修养文秘人员除了具备身体素质、思想素质、心理素质、业务素质等一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养一名好秘书，不仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备广博的知识，而且要懂得一系列工作方法和工作艺术其中最重要的是理顺与领导的关系要注意三点：首先，尊重而不奉承吹捧总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；更不能当甲领导面吹捧乙领导，要始终与多位领导保持经得起考验的纯洁、真诚的友谊 其次，主动而不越位脱轨秘书工作是以领导工作为轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作辅助性决定了秘书工作的被动性从四个方面变被动为主动：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。
再次，服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调的作用秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导的意图办事但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和，“分析”有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用 二、必要的知识储备无论是办公室秘书主任，还是专职秘书，都要处理好三个关系：第一、专与广秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域， 秘书就不能说“不”比如，作为一名分管工业经济的领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本乡镇经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，而且要做到广积薄取，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作第二、前与后秘书的主要职责是为领导服务为此，要做到前与后的协调统一所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。
这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面第三，内与外由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私或一些鲜为人知的秘密所以，要遵守保密纪律，在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能口无遮拦泄露工作秘密，损害领导形象，于工作、于己都不利三、良好的人际关系和心理素质秘书每天都要和领导、同事、来宾、下属等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员要树立辩证的挫折观，古曰：“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能 遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施经常保持自信和乐观的态度，要学会自我宽慰，能容忍挫折，化压力为动力，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正所谓“失败是成功之母。
不能一篇文稿退回就灰心丧气，要有“屡败屡战”的精神第二节 怎样提高文秘写作能力怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？主要应注意以下几点： （一）要端正态度，培养写作兴趣不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才会有动力，才会乐于去干，并想方设法去把工作干好学习文秘写作也是如此写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情爱因斯坦说过：热爱是最好的老师对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地钻研，废寝忘食地琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步 （二）要善于学习，借鉴优秀作品提高写作水平，到底有没有“秘诀”？回答是否定的那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？回答又是肯定的任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映古人说：“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。
文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论 要提高文秘写作能力，首先要加强学习，向书本学，向群众学，向实践学，向领导和同事学没有丰富的知识，没有经验的积累，要把一篇文章写好，那是做不到的同时，还要有意识地选读一些范文，以作借鉴鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’，只是读者很不容易看出，也就不能领悟巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢” （三）要勇于实践，坚持多练多改写作是一种技能，技能的提高要靠实践实践出真知立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径如果只读不写或少写，就会眼高手低，所学知识将无用武之地，写作水平也就止步不前清人唐彪深有体会地说：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。
若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣天道酬勤，勤能补拙只有勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现文章频改，工夫自出事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获四）要用心思考，增强责任意识作为称职的秘书人员，要有高度的责任感接受领导交办任务以后，从调查研究、搜集素材、提炼观点、拟写提纲、起草初稿、反复修改到最终送审，每一个环节都要以高度负责的态度认真对待，决不能潦潦草草，虚应故事，只求过得去，不求过得硬，以一种不负责任的态度，满足于交差、应付要严格要求自己，养成“自己不满意不交稿”的好习惯，树立“我是最后一道关”的思想，认真对待每一项写作任务即使将“自己最满意的稿子”送审后，也要虚心听取领导和同事们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，认真总结成功的经验和失败的教训，这样，写作能力才能迅速地提高当然，文秘工作者应该具备的能力和素质很多，做好文秘服务工作，需要注意的事项也不止以上四点。
在下面的中，我还将重点强调和继续加以补充，希望大家在不断学习和实践中打牢写作基础第二章 关于领导讲话稿的写作“讲话稿”是在某种特定场合要讲话前所拟定的书面稿子，也称“发言稿”其作用是节省时间，紧紧围绕议题把话讲完，不止于走题或把话讲错讲话稿的使用范围很广，多用于各种大小会议、广播录音、电视录像等口头表达；也可以登报印发成“书面发言”讲话稿和发言稿的区别：“讲话”和“发言”本是同义语，但由于约定俗成的原因，现在多数是把领导和主持人的发言称为“讲话”，其他个人或与会人员所说的，统称为“发言”第一节 领导讲话稿的含义、特点和类型一、含义：从狭义上说，领导讲话稿是指领导人在会议上用于口头表达的、带有一定指示性或指导性的文稿领导讲话稿不同于演讲或一般性发言，主要在于不仅讲话人的身份限于领导人，讲话的内容也总是具有一定指示性、指导性、总结性或号召性，而且所发表的意见体现着领导机关的意图和旨意 二、特点：领导讲话稿不论是广义的、还是狭义的，一般都具有政治性、政策性、权威性、针对性、思想性、鼓动性和指导性一篇好的讲话稿，对贯彻上级方针政策和决策部署、指导本级和下级工作，以及宣传发动群众、鼓舞士气都具有十分重要的作用。
概括起来说，领导讲话稿具有三个明显特点：——主旨鲜明，重点突出针对什么问题，表明什么观点，拥护什么方针，传达什么政策，批评什么错误，提出什么要求等等，都要集中明确因此，讲话稿的写作要围绕一个中心话题来写，抓住要点、突出重点，不要面面俱到——语言通俗，表达生动常有些领导在台上讲话时，台下的听众或心不在焉，或窃窃私语，或左顾右盼，或昏昏欲睡，这样的讲话根本达不到预期的目的，不是成功的讲话稿造成这种情况的原因可能是内容空洞，也可能是语言枯燥、表达生硬，引不起听众的兴趣——台上台下，双向交流讲话稿在引起台下人思想和感情的共鸣时，才算是真正被听众接受了事实上，讲话稿虽然是一个说、众人听的单声话语，但台下听众用表情与讲话人进行的无声交流，决定了讲话不是单向性的，而是跟听众的相互交流为此，撰写讲话稿时必须心中有听众，要预测听众可能出现的反应，力求与听众形成共鸣 三、类型：领导讲话稿的种类，可以从不同角度来划分讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分详稿准备较充分，只消拿到会议上去念就行了；略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥；腹稿，仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，届时即席发言，然后由工作人员根据记录整理成文稿。
但怎样分类并不重要，重要的是要针对不同讲话的内在需求，把握它们的基本风格和特点，使写出的讲话稿具有强烈的文体感，起到以文辅政的作用 ——从讲话的方向角度来划分，分为下行、平行、上行三类下行讲话即指对下级的讲话；平行讲话即指那些礼仪性的讲话，向兄弟单位介绍情况和经验的讲话，在邀请会、协作会上的讲话等。