第六章 档案信息资源建设第一节 电子文件接收电子文件接收是指将具有保存价值的电子文件向档案治理部门迁移的过程一、电子文件接收机制数字档案馆从建设开头，就应依据其功能要求来争论确定电子文件的接收范围、入馆标准及技术方法， 并依据档案接收范围，建立起科学、通畅的电子文件承受机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字 档案信息的真实、完整、可用档案行政治理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、形成单位、社会群众动身，为形成单位的电子文件确定归属与流向电子文件应经过立档单位档案人员整理、 鉴定，符合移交标准前方能向数字档案馆移交二、电子文件接收范围1、接收的内容数字档案馆接收电子文件的范围与纸质文件大体一样，应参照纸质文件归档移交范 围的有关规定制订电子文件接收范围，原则上符合档案价值要求的、各种形式、各种类型的电子文件均应 依法纳入进馆范围电子文件在形式上包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据 库文件、网页文件和其他各种类型2、接收的对象党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会 有价值的档案，都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小，接收范围可以适当扩大各单位形成 的反映重大大事、重要活动、重大变化的电子形式的记录，均可列入数字档案馆的接收范围3、接收文件的构成列入接收范围的电子文件必需同时收存其元数据等，即电子文件必需与其标准、 齐全的元数据一并移交，在移交接收制度中，要具体开列移交文件的内容范围及其元数据模型，以便设计、 运行系统时遵照执行对于非专用格式的电子文件，除接收其主文件外，还需要收存其制作、阅读所需的 支持性文件三、电子文件接收时序电子文件向档案馆的移交接收可以分两步进展：登记备案和移交进馆1、登记备案立档单位向档案馆报告其形成的、属于移交范围的电子文件的治理状况，由档案馆进 行备案监控，档案馆依据需要对特别重要的电子文件在移交前就进展备份登记备份是对电子文件实施全 程治理，准时采集元数据的有效举措2、移交入馆立档单位依据移交制度向档案馆实际提交电子文件的过程电子文件的移交接收可分 为实时和定期移交两种实时接收是指立档单位电子文件生成和办理完毕后，随时向数字档案馆〔电子文 件中心〕移交的过程定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管确定时间后集中向 数字档案馆移交的过程。
定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理，可以保证电子文件的有机联 系和系统性、完整性四、电子文件接收途径移交接收有移交和离线移交两种方式受网络环境限制以及办理接收程序不够完备的限制， 可以离线接收为主；随着网络环境的进展以及安全认证体系的完善，应逐步过渡到以接收为主要 形式1、移交是指立档单位将拟移交的电子文件信息依据规定的格式和标准通过网络提交给档案馆， 由档案馆接收保存的移交方式2、离线移交是指立档单位将拟移交的电子文件信息集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆递 交载体的方式五、电子文件接收要求数字档案馆应有一套电子文件接收进馆的标准各立档单位应依据电子文件的进馆标准对移交的电子文件进展整理加工1、 格式标准电子文件的格式包含电子文件的页面版式，如文头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等，和电子文件的存储格式为便于治理和利用，数字档案馆在接收电子文件前，应规定同一类型电子文件的标 准格式2、元数据要求电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和构造信息及整个治理流程的数据数字档案馆接收电子文件应遵循国家省公布的电子文件元数据方案3、真实性、完整性和可用性要求档案馆对移交入馆的电子文件必需进展真实性、完整性和可用性检验，并由责任人签署审核意见，检验和审核结果填入电子文件移交、接收检验登记表。
电子文件移交时检测的内容包括硬件环境的有效性、 软件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染等4、其他要求对通用软件产生的电子文件，应同时移交其软件型号、名称、版本号和相关参数、手册、说明资料等， 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，接收时则应连同专用软件一并收 集电子文件治理系统运行过程中涉及电子文件处理的有关参数、治理数据等应作为电子文件的元数据一并移交电子文件移交入馆后必需存储到符合保管期限要求的耐久的脱机载体上，一式3 套，一套封存保管， 一套供查阅使用，一套异地保存电子文件存储载体的优先挨次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不得使用软磁盘作为馆藏电子文件长期保存的载体对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的状况下，被套用模板作为电子文件的元数据移交移交入馆的电子文件必需按规定核定密级和保管期限移交的电子文件按类别代码相对集中，存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别名、密级、保管期限、存入日期等，载体应设置成制止写操作的状态加密的电子文件，移交入馆后必需解密存储立档单位应将移交后电子文件在其原载体中保存至少1 年。
其次节 传统档案数字化传统档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的传统档案转换成数字档案的过程档案数字化是数字档案馆建设的重要任务，也是现阶段档案数字资源的重要来源和途径一、档案数字化目的与要求1、档案数字化的目的(1)提高档案信息的利用效率(2)保护历史档案(3)躲避安全风险(4)提高库房使用率2、档案数字化的根本要求标准性要求全部数字化的档案信息必需依据规定的技术模式、文件格式和工作标准进展数字化，以避开因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源铺张和时间延误，降低信息传输与共享的效率安全性要求第一要确保档案原件的安全其次，维护档案信息的保密性真实性要求在档案信息的数字化过程中，必需严格维护数字化档案信息内容的原真性，最大限度地保存档案信息的原始面貌，避开由于技术缘由造成档案信息的失真，对数字化档案信息的真实性起到了“固 化’’作用效率性要求合理把握拟数字化档案的范围、实行最优化的技术方案、实现档案数字化工程的专业化和社会化二、档案数字化工作的组织建立数字化工作领导小组，明确安全责任，设立档案划控小组、数字化加工小组、技术保障小组、安全保密小组等工作小组等工作机构，要吸取信息化部门、业务部门、技术部门、治理部门、保卫部门、后 勤保障部门等专业人员。
工程开工后1 0 日内，向省级档案行政治理部门进展工程备案数字化加工一般实行自主加工和托付加工两种方式进展：1、自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工2、托付加工是将应数字化的档案，托付专业公司实施加工对投标单位进展资格、资格、技术、经受审 查，与中标单位签订工程合同、保密协议，并催促中标单位制定种类规章制度，加强对人员的治理三、数字化档案文件格式的选择1．文件的保真度 “忠于原文”是档案数字化的根本要求数字化可以看成是对档案内容的“拷，贝”，这种转变信息表达方式的拷贝过程极易造成内容的失真为此，在选择文件格式时首先要考虑其保真程度严格地说， 任何格式的数字文件都存在不同程度的信息失真，关键是这种失真度是否在可允许的范围 2．文件的大小数字档案文件通常需要长期保存，其累积空间将格外惊人为此，在选择文件格式时必需将文件的大小作为一个重要考虑因素同一档案在数字化时承受不同的文件格式，所占用的存储空间相去甚远。
3．与软硬件平台的相对独立性文件格式依据其对软硬件环境的依靠性可分为“应用软件专用格式”和“中间转换格式”两种应用软件专用格式是某种应用软件在运行过程中为其数据对象自行规定的记录格式，与其软硬件平台相联系， 对其生成环境具有很强的依靠性中间转换格式是依据跨应用软件、跨软硬件平台要求而设计的中间转 换格式具有较大的兼容性，档案数字化应尽量选择中间转换格式4. 通用性文件格式必需考虑用户软硬件环境对所用文件格式的支持程度选择通用性较强的文件格式会得到更多用户环境的支持，便于众多应用系统的开发者实现对该种文件格式的兼容或支持，从而增加其流行度 反之，具有技术专利的文件格式通用性必定受到限制5. 标准化程度文件格式的产生源于三种情形：协作特定应用软件及其软硬环境而制定的格式〔应用软件专用格式〕；计算机相关厂商为占据或标准市场而推出的文件格式〔以中间转换格式居多〕；国际性组织或协会为标准、统一起见推出或推举的某种文件格式，或者对某类格式作出的某些技术标准格式6. 数字化档案的用途文件格式的选择还受制于数字化工作的目的和性质，目的不同所选的数字文件格式有可能不一为供给查阅利用而数字化对数字文件原真性的要求要比为保管和出版而数字化低的多，假设数字化的对象是纸 质档案，前者可选择JPEG 或PDF 格式，而后者可优选TIFF 格式。
四、纸质档案的数字化纸质档案数字化是承受扫描仪或数码相机对纸质档案进展数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程1、纸质档案数字化处理的流程相比于档案名目信息的录入存储，档案全文的数字化工作要简洁得多，必需建立起一套工作流程和技术标准纸质档案数字化的根本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、名目建库、数据 挂接、数据验收、数据备份等2、纸质档案数字化扫描仪的选配扫描仪是图像信号输入设备扫描仪有平面扫描仪和滚筒式扫描仪二大类，平面扫描仪使用光电耦合器件CCD，一般用于一般幅面档案的扫描；滚筒式扫描仪使用光电倍增管，性能高于GCD 类扫描仪档案数字化系统应依据扫描速度方面的要求配置1 台或多台自动进纸的中、高速扫描仪，假设干台平板扫描仪平板扫描仪通常幅面为A4、A3 两种，由于纸质档案多为一般文档，大幅面的照片、图片并不多〔工程图纸除外〕，所以 A4、A3 幅面的扫描仪根本满足需要扫描仪的功能要通过相应的软件来实现，选购扫描仪时要关注配套软件的品种及其说明材料3、纸质档案数字化的加工治理软件纸质档案数字化系统，除了配备硬件设施外，还需要配置调度、运行这些硬件设施以完成档案数字化 工作的软件。
纸质档案数字化系统需要用到的软件有两类：系统软件〔包括操作系统、数据库治理系统等 平台〕和应用软件〔在软硬件平台的根底上实现数字化流程的文档扫描、图像处理和数据存储等软件程序〕流程式纸质档案数字化系统包括系统注册、原文扫描、图像编辑、消蓝去污、图像拼接、档案著录、档案查询等功能模块并应力求符合以下要求：适应不同规模的制作环境开发不同的版本；适用不同类型 的纸张，兼容各种档次的扫描设备；供给高效的扫描录入和图像处理功能；供给完善的质量保障和工序流 程治理，实现标准化和标准化的生产；基于大型数据库治理系统，如ORACLE、SQL SER\/ER 等五、照片档案的数字化照片档案数字化与纸质档案数字化在工作原理、实施方法和操作过程方面是根本全都的照片档案的数字化应遵循《照片档案数字化技术标准》的要求以下就其不同于纸质档案的方面作简要说明1、照片档案数字化对象的选择照片档案包括底片、相片〔习惯称为照片〕和文字说明三局部照片档案数字化应尽可能选择底片作为扫描母版，扫描出来的图像颜色及细节的保真度高缺点是必需使用特地的底片扫描仪或者在常规扫描 仪上加装透扫适配器，对扫描设备的要求比较高2、照片档案数字化方式的选择照片档案的数字化可以。