协会档案治理制度〔暂行〕为了加强档案治理，依据《中华人民共和国档案法》及广东 省档案局有关业务标准的各项规定，结合协会实际状况，特制定 本协会档案治理制度〔暂行〕一、综合治理〔一〕机构与职责档案工作列入本协会工作治理范围协会设置综合档案室并配备专〔兼〕职档案人员，综合档案室由协会综合部治理各业务部门设兼职治理文件人员，负责治理资料的收集、积存、整理和归档工作，确保各项工作、活动和会议的文件材料完整、准确， 承受协会综合档案室的监视指导综合档案室专〔兼〕职档案人员必需忠于职守，了解本协会 的主要工作职责和根本任务，把握文件处理工作的规律，生疏档案工作的根本学问和技能，履行协会综合档案治理的职责：1. 贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和规定，结合本单位的实际，制定本协会的档案工作打算、各项制度、治理办 法并组织实施2. 综合治理本协会工作活动中形成的全部档案及有关资料〔包括文书、会计、基建、声像、人员档案等〕，做好综合档案的收集、整理、立卷归档、鉴定、保管、统计、检索、利用等一 系列工作3. 对本协会各业务部门的日常文件及会计、基建、声像等20档案资料的治理进展监视指导4. 依据本协会档案治理的规定，定期向综合档案室移交档案。
部门兼职治理文件人员及会计、基建工作人员应在综合档案室的指导下，认真执行本档案治理制度，按要求做好各类档案、 资料的收集、使用、保管及移交协会档案室工作〔二〕归档范围本协会归档的重点是在工作活动中形成的具有查考、利用价值的文件材料〔包括文件、簿册、图表、书信、题字、录音带、照片、电子文件等各种载体材料〕，以及会计、基建、人员档案此外，上级机关发来与本协会业务有亲热联系、具有保存价值的文件材料也应归档凡属归档范围的文件、材料，均应集中统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，更不得随工作调动带走或自行销毁归档具体范围见附表 1、2〔三〕归档时间1. 各部门于每年三月底前，将上年的文书档案、声像档案 清理收集后移交综合档案室归档2. 综合档案室于每年第三季度前完成上年文书档案的立卷 工作3. 基建档案于工程竣工一年后移交综合档案室整理立卷4. 会计档案由财务人员每两年组卷移交综合档案室5. 人员档案由人事部门统一收集整理归档后，按协议规定 的期限移交广东省人才效劳局托付保管〔四〕保管期限属于归档的文件材料，应确定其保管期限保管期限分为永久、长期、短期三种永久类：但凡记载和反映本协会主要职能活动和根本历史面 貌的，具有重要历史查考价值的文件，均应永久保管。
长期类：但凡反映本协会一般工作活动，在较长时间内对协 会工作有利用价值的文件材料，列为长期保管，一般期限为 10 年以上短期类：只在较短时间内参考价值的文件材料一般存 10 年内〔五〕档案保管档案保管的中心任务是维护档案的完整与安全1. 严格遵守国家保密规定，无关人员未经许可，不得进入 库区2. 人员离开库房时，要关好门窗节日要贴封条，检查安全3. 库房要做到“七防”〔防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防虫〕严禁在库房内吸烟及存放易燃物品，准时更换防虫防霉剂，保持库房干净卫生档案库房必需配备适合档案用的 消防器材，并按设备要求定期检查、更换4. 定期和不定期对库房档案保管进展全面检查，觉察问题 准时汇报，实行措施准时解决5. 案卷用标准的档案装具包装存放，保持案卷排列整齐 如遇到档案损坏，应准时加以修复6. 依据需要逐步增加档案保护物资设备，提高科学治理水平〔六〕档案保密、借阅与利用1. 本协会的档案主要为协会业务工作需要供给效劳凡本协会职员借阅对口档案须经秘书处主管领导批准，外单位借阅时须持单位介绍信并经协会领导同意2. 借阅档案须办理登记手续〔登记表见附表 4〕，归还时要准时在登记本上注销，做到借还手续完备。
借阅时间一般不超过 一个星期档案室年底应检查借阅登记本，催促清退档案3. 本协会的重要档案一般不外借确需查阅时，须经协会 领导批准4. 档案工作人员及借阅档案的人员均应严格做好相关保密 工作5. 借阅者要确保所借档案的安全与完整，不准转借、拆散、 撕毁、划线、涂改档案6. 档案利用工作的任务是以本协会利用者为主要效劳对 象，实行多种形式和方法，直接供给档案和开发利用档案7. 做好档案参考询问工作依据利用提出的询问问题，确 定查找范围和检索途径，并将查找结果答复询问者〔七〕档案的鉴定、销毁1. 档案的鉴定以国家及本协会档案保管期限表和有关规定为依据坚持全面的、历史的、进展的观点，确定需要保存的档 案2. 档案的鉴定工作在协会主管领导负责下，由综合部档案 治理员和各部门兼职档案人员共同组成鉴定小组进展3. 凡经鉴定确认不需保存或超过保管期限的档案，应准时提出审批〔审批表见附表 5〕予以销毁，销毁时，由鉴定小组提出意见，造具销毁清册，经主管领导批准后，由两人负责监销， 并在销毁清册上签字销毁清册要长期保存4. 鉴定档案的时间，由档案工作人员依据工作状况具体商 定，一般每年进展一次〔八〕档案的移交与统计1. 档案人员调开工作时，应办理档案交接手续。
2. 做好档案登记，包括档案的接收、移交、鉴定、销毁、保管、数量、档案构成的登记，档案利用状况、档案机构和人员 登记等3. 每年归档后，应进展一次档案工作状况统计及分析，并 向协会领导汇报二、文书档案治理〔一〕归档原则依据省档案局《广东省文件材料归档方法 改革方案》的规定，文书档案归档遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用的原则协会在开展各项业务工作等活动中形成的，已办理完毕具有保存价值，以备查考的各种文件材料，会议记录、报表、名册、 科研课题材料、合同协议、本单位的发文，以及针对本单位的上级来文等〔二〕归档整理方法按《广东省文件材料归档方法改革方案》，《单份文件归档整理工作流程、掌握措施与质量标准》操作，主要有：1. 以自然件为归档单位一件内，正件在前，定稿在后， 发文依据材料附后归档的打印文件，必需符合办文程序〔拟稿、 校对、审核、签发、盖章等〕，要有正本与原稿一并归档2. 按年度—保管期限—机构的方法分类分年度时原则上将文件放在形成年度〔成文日期〕归档案卷按年度—保管期限—机构排列，卷内按时间挨次排列，尽可能将关系亲热的〔如同 一次活动、同一项课题、同一个会议形成的〕文件材料排列在一起。
3. 编号时每件档案编一个号，在一个年度内，一个保管期限编一个流水号〔即同一年内，有永久、长期、短期三条大流水 序号，不分机构顺接编号〕补充归档的排在对应保管期限的档案之后编号4. 卷内以每件为单位打页码用不锈钢钉在文件左侧装订， 厚的穿线装订5. 打印档案名目，永久和长期档案一式三份〔其中两份附在卷内，一册留协会保存〕，短期档案一式两份〔其中一份附在卷内，一份装订成册〕〔三〕档案移交按协会制定的归档时间规定，业务部门按 年度、工程准时将文件材料档案连同档案名目一式两本移交综合档案室，并进展移交登记〔登记表见附表 3〕三、会计档案治理〔一〕归档范围及保管期限凡我协会在银行设立账号的各所属单位和部门所产生的会计材料均应归档1. 会计报表年度会计报表、年度审计报告〔永久〕 季〔月〕度会计报表〔15 年〕2. 会计账簿：〔由会计人员签名，注明起止年月，完善有关手续〕现金出纳账簿、银行存款日记账〔25 年〕 明细账、总账〔15 年〕3. 会计凭证会计原始凭证、记账凭证〔15 年〕4. 发票、收据存根〔15 年〕5. 会计凭证附件〔15 年〕6. 会计档案保管清册〔25 年〕7. 会计档案销毁清册〔25 年〕8. 会计档案移交清册〔15 年〕〔二〕归档要求1. 归档时间：每年 8 月 1 日至 10 月 5 日为协会会计归档期间，由会计人员进展整理。
2. 归档范围：要求各有银行账号的立档单位将隔年的会计 报表账簿、凭证等归档3. 各类别整理要求会计报表：是年报表，如没有年报表可用 1—12 月报表或1—4 季度报表代替卷内要编页打号、写卷内名目、案卷名目账簿类：每页要打号码，凡空白页均要盖上“以上空白”章，并在封页上贴标签，式样如下：立卷部门类别账号案卷标题起止时间自年月日起至年月日卷内张号第号至第号保管期限名目号案卷号凭证类：①各类凭证规格根本全都，折叠整齐，装订结实； 要用胶水粘贴，切忌用浆糊等易被虫咬的粘物进展粘贴；③装订时应留意厚薄，以利于保管和查阅，每册封面要求书写工整，加盖经办人印章存根类：①以每一本存根为一个案卷号；②填写会计档案名目中卷〔册、袋〕标题工程时，应将存根的起止号标明，如有空 白，应注明作废，并保存底单4. 10 月 15 日前交协会档案室的工程：①已装订好的永、长期案卷实体；②打印好的永久会计报表、凭证附件的卷内名目一式三份〔其中一份要留立档案单位，一份交档案室〕5. 各立档单位将全部会计档案移交协会档案室，由档案室 编名目号，案卷号，案卷名目四、基建档案治理〔一〕归档范围根底建设档案是指在整个工程建设工程从酝酿、决策到建成全过程中形成的，应当归档保存的根本建设工程的提出、调研、可行性评估、打算、勘测、设计、施工、、竣工、验收〔使用〕 等工作活动形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像、照 片等形式与载体的文体材料。
由我协会购入〔自建〕办公楼、住宅的基建设施均应归档； 组卷材料主要由三个部门的材料组成；建设单位〔我协会〕、设计单位、施工单位具有查找使用价值的全部文字、图纸、竣工验收等材料1. 工程建设的依据性文件2. 立项批文、决议、用地规划许可证、征地实界限红线图等3. 工程治理文件城市建设专业治理单位对施工单位进展治理形成的文件材料；征用地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书，承建合同、协议书、施工执照4. 施工竣工验收文件各种施工合同、图纸自审或会议纪要等工程竣工验收报告， 全部竣工图如总局部、建筑局部、构造局部、水施局部、设备安 装局部等方面的图纸以及工程质量评审材料和竣工验收会议决议文件〔二〕保管期限，上述归档范围均为永久类〔三〕组卷方法与要求文字材料组成卷为工程工程申报期审批、用地拆迁、施工技 术、竣工验收总结图样局部组成卷为建筑、构造、设备、电气案卷排列挨次应按问题或专业参照时间或重要程度进展对案卷封皮的要求①案卷必需由卷内名目和备考表，名目放卷首，备考表放卷尾承受科研课题档案盒套装封封工程应正确填写，类别〔基建档案〕、案卷题名〔工程名称及内容〕、编制单位〔建设单位〕、 编制日期〔竣工时间〕、保管期限〔永久〕。
②凡归档的技术文件材料和图纸都必需收集齐全，系统治理，案卷尺寸规格应统一，一般文字材料可按文书档案规格；图 样材料大小一律叠成〔297 毫米×10 毫米〕为准，折叠图纸应留意图标露外面凡装订的材料装订前要检查易除金属物，用棉 线装订③归档时间：工程竣工验收后马上材料完整、准确、系统归 案是重要的档案资料五、声像、荣誉〔实物〕、证书档案治理声像档案〔指以照片、录音、录像磁带、电子文件等声像载 体形成的档案〕声像、荣誉〔实物。