3、邮件报刊管理规程拟制董志萍审核批准日期2008-8-25日期日期修 改 记 录修改号版本号修改日期修改内容修改人审核人批准人3.1目的规范管理客户邮件和报刊，防止丢失、损坏，及时送达客户手中3.2范围适用于各物业区各类邮件和报刊杂志的管理及财务月结单(服务费、水电费清单)、公司宣传单的管理3.3职责3.3.1物业管理处客户服务中心前台当班人员负责特殊邮件接收、保管、发放与退还3.3.2保安队主管负责普通邮件和报刊的分发3.4程序3.4.1特殊邮件的签收1. 特殊邮件原则上由邮政局直接送达客户手中，在客户家中无人的情况下，由客户服务中心代收、代送提供代收代送邮件服务的物业区,管理处应与附近邮政局、快递公司洽谈、签订代理协议，并明确代理服务费金额2.客服中心当班人员在收到特殊邮件时，经与邮递员进行核对无误后签收 3.客服中心当班人员将特殊邮件的地址、名称、数量、类别等登记在《邮件签收、领取记录表》上特殊邮件应妥善存放，专人管理3.4.2特殊邮件的分发与退还1.客服中心当班人员应于当天通过或按门铃等方式及时口头通知客户前来领取邮件客户领取邮件时必须在《邮件签收、领取记录表》上签名2.如客户不在家，当班人员下班前应将通知客户的任务交待给夜间值班人员（或保安班长），约定领取邮件的时间，并在值班簿上记录下来。
3. 特殊邮件领取时，客户（包括公司员工）凭有效证件（身份证、或员工证）前来客户服务中心办理手续签名确认4.对于30天后仍未被领取的邮件，由客户服务中心负责将邮件退回，并要求邮递员签名确认3.4.3普通邮件和报刊的分发1. 普通邮件和报刊，原则上由邮递员直接放入客户信报箱内，没有信报箱的物区，由当值保安（班长）负责保管和发放2.报刊发放:当值保安(班长)在收取报刊时应当面与邮递员核清报刊种类与总数，然后对照管理处提供的本物业区《客户报刊杂志一览表》(无固定格式)，将户主姓名、幢号用铅笔写在报刊右上角处，由客户路过门岗值班室时领取；对少数未领取的报刊，应由二班保安通过单元对讲门铃通知客户前来领取在不影响门卫值勤的前提下，亦可送上门3.普通信件发放：当值保安（班长）将来信登记在《邮件签收领取记录表》上，与报刊同样的方法发放，但客户领取信件时应签字备案3.4.4邮件、包裹丢失处理：1.当接到客户邮件丢失投诉时，客服中心物业助理将邮件接收人的投诉内容详细记录在《客户需求登记表》上2.客户服务中心主管负责调查丢失原因，并将情况上报物业管理处负责人3.物业管理处负责人决定处理方法并指定专人进行处理。
3.4.5月结单、宣传单等材料的发送1.客户服务中心负责将月结单、宣传单按时送（寄）达客户2.向客户寄发的邮件被退回时，应重新查清客户地址后，再一次寄给客户3.物业助理接到客户提供的新的联络地址，应及时记入客户档案，以备下次联系方便3.5.5 附记录表3.5.1《邮件签收领取记录表》 。