机 械（广州）有 限 公 司文件编号**-QP-TX-05文件版本2016-A-0制定部门文控中心受文部门所有部门制定审核批准文件修改记录及目录文件修改记录序号日期申请单号修改内容修改人备注1234目录1.0 目的 2 2.0 范围 2 3.0 定义 24.0 职责 2 5.0 程序 3 5.1 外部供方的管理 3 5.2 物料的申购 3 5.3 物料的采购 3 5.4 采购物料的验证 4 5.5 入库 45.6 不合格物料的处置级跟进 4 5.7 采购票据的管理 5 6.0 相关文件 7 7.0 相关记录 71.0 目的通过对外部供方的系统管理，以确保其提供的过程、产品和服务符合规定的要求2.0 范围 适用于本公司所采购、外协加工、外包的过程、产品和服务的控制3.0 定义 无4.0 职责3.1 总经理负责批准大型设备、原材料安全库存、单宗交易价值10万以上的《采购申请单》。
3.2 副总负责3.2.1 审核大型设备、原材料安全库存、单宗交易价值10万以上的《采购申请单》3.2.2 批准常规物料、普通/小型设备的《采购申请单》3.3 工程课负责3.3.1 水电气设备零配件的申购、检验3.3.2 各部门申购的水电气设备的审核、验收3.4 各部门负责3.4.1 申购需用的物料，即填写、提交纸质的《采购申请单》3.4.2 跟进所申购的物料的采购进度；3.4.3 评定所申购回来的物料的品质、性能等，必要时反馈给采购组3.5 资材课负责3.5.1 填写、提交安全库存物料的《采购申请单》3.5.2 对《采购申请单》的复核3.5.3 对ERP系统无“品号”的物料，申请添加3.5.4 把《采购申请单》录入ERP系统的《请购单》，并审核3.5.5 对外部提供的产品进行卸货、通知检验、办理入库手续等3.5.6 配合采购课，处置检验不合格的外部提供的产品3.5.7 按照财务或公司相关规定传送、保存相关的票据3.6 采购课负责3.6.1开发、甄别、评审、择优、巩固、监控、定期评价合格的外部供方，并建立、完善沟通方式和沟通渠道，以保证所外部提供的物料符合规定的要求3.6.2 制定采购的相关流程、管理制度等，并督导相关部门/人员执行，以保证外部提供的过程、产品和服务的如期实现。
3.6.3 对外部提供的过程、产品和服务的成本控制3.6.4 对外部提供的物料品质进行控制，并对其不良品承担责任3.6.5 与外部供方进行沟通，处置不合格品，并要求其进行原因分析、采取纠正预防措施，以防不合格的在发生3.6.6 履行公司规定的其它职能，采购流程优化、采购票据管理等5.0 程序5.1 外部供方的管理5.1.1 对外部供方的管理遵照《外部供方管理办法》的相关要求执行5.1.2 采购课制定了《外部供方管理办法》，对外部供方从开发、甄别、评定、择优登录《预备外部供方》、录入ERP系统及标识、试用、评价、择优登录《合格外部供方》及在ERP系统中标识、定期评价等一一作了相应的规定5.2 物料申购5.2.1 申购需用物料的部门课长/主管，根据需要填写纸质的《采购申请单》须明确物料的名称、规格型号、数量、单位、用途、需用的日期等，必要时，附上实物或附件（实物的照片、网址、性能说明等）5.2.2 审核需用部门的负责人（主管/主任/经理等）对申购的“用途、数量、规格型号”等项目进行审核5.2.3 复核采仓管员/仓库文员根据《采购申请单》对申购的物料进行复核，包括查品号（若无品号，须用“腾讯通”向IT管理员提出申请添加）、确定物料名称、扣减库存、确定购买的数量等。
5.2.3 批准公司的负责人（厂长/副总/总经理等）对《采购申请单》的每个项目进行审核后在“批准”栏处签名必要时，与采购主管沟通（比如特急的物料申购、复杂的物料申购等）5.2.4 录入系统仓库仓管员/文员把纸质《采购申请单》的相关信息录入ERP系统中的《请购单》，并点击“保存”5.2.5 审核系统资材课长根据《采购申请单》对系统的《请购单》进行核对，并点击“审核”收购的信息将进入“采购的流程和权限”，必要时（比如紧急的物料申购、需进行特殊说明的申购等），用/“腾讯通”等及时通知采购员5.2.6 交单纸质的《采购申请单》一式三联，资材课长“审核”后，留下第一联，第二、三联交采购课5.2.7 资材课制定、完善《物料申购流程图》5.3 物料的采购5.3.1 维护请购信息a) 采购员接到纸质《采购申请单》的第二、三联（或收到有紧急物料申购的通知/信息时）时，进入ERP系统的“维护请购信息”查看已经“审核”的《请购单》的相关信息b) 询价采购员查看系统《请购单》的相关信息后，通过适当的途径与外部供方进行询价，做到“货”比多家，择优下单，以保证其品质、价格、服务符合规定的要求，并保持相关的记录/证据。
c) 修改品名采购员在询价中，若发现《请购单》的“品名”与外部供方的品名不一致，须在系统“指定结束请购信息”，并通知IT管理员“更改品号信息”、通知资材课“重新申购”及手工修改纸质的《采购申请单》的第二、三联d) 新增外部供方采购员在询价中，若发现系统中（预备和合格的）外部供方都无法提供所需的物料/服务/过程，需从其它途径获得，应收集相关资料（若部分资料可以后补）、征得部门领导同意后在系统中“录入供方信息”、“核价”等---即新添“预备外部供方”5.3.2 生成《采购单》a) 生成《采购单》当采购员询价、确定外部供方即单价后， 点击ERP系统“维护请购信息”、选择“采购员”/相应单号、修改“单价”/“数量”等项目后，点击“保存”、“打印”、提交的纸质的《采购申请单》（第三联）/《采购单》及相关询价/比价的记录给部门主管审核b) 必要时，与外部供方签订《采购/外发/外包合同》c) 《采购单》/《采购/外发/外包合同》应规范、得体，并能完整体现满足产品性能/特性的要求其一式两联，第一联采购课保存、第二联财务部保存d) 审核采购课负责人将纸质《采购单》及相关询价/比价的记录进行审阅1） 当审核通过，则签名、盖章、点击ERP系统《采购单》的“审核”、把纸质的《采购申请单》（第三联）/《采购单》等归还给采购员存档。
2） 当审核不通过，则把相关资料退还给采购员，并说明原因和要求采购员则按照要求重做、提交审核5.3.3 采购a) 《采购单》的信息传递、确认采购员把纸质的《采购单》或电子扫描件发送给外部供方，并与其沟通、明确相关要求，以保证对方理解和按规定的要求执行b) 沟通、进度跟进采购员根据外部供方的习性、我们产品/过程/服务的特性，进行必要的沟通、对采购/外包/外发的产品/过程/服务进行进度跟进c) 变更采购课应识别采购/外包/外发的产品/过程/服务发生异常的风险，并评估风险的系数、采取适当的预防措施当异常发生，需变更时，应知会/反馈相关的部门/人员，必要时，通知业务部反馈给客户5.4 采购物料的验证5.4.1 采购员应把采购/外发加工的物料将进厂的计划通知资材课，以便准备、及时卸货等5.4.2 资材课负责对进厂的采购/外发加工物料进行简单的外观检验、过磅、清点、卸货5.4.3 卸货后资材课负责通知品管部对常规物料进行检验未经检验、不合格的物料不能办理入库手续具体参照《物料管理控制程序》的相关要求5.4.4 若是水电气设备或零配件，通知工程课来检验/验收若特殊的物料，通知其申购/使用部门/人员来检验/验收。
5.4.5 经检验评定不合格的物料，品管部通知资材课、采购课和使用/申购部门具体参照《不合格品控制程序》的相关要求5.5 入库5.5.1经检验合格的物料，品管部通知资材课办理入库手续5.5.2 办理入库的手续按照《物料管理控制程序》及财务的相关规定执行5.6 不合格物料的处置及跟进5.5.1 采购课负责跟进所采购/外发加工不合格的物料处置的跟进，督导外部供方采取纠正预防措施，并跟进其措施的有效性5.5.2 资材课负责配合，包括装卸退货、跟进补料、账务数据调整等具体参照财务相关规定5.5.3 申购/使用部门负责监督不合格品处置的进度，包括重新申购和补料的进度、质量等5.7 采购票据管理采购/外发加工的物料入库后，采购员把《采购申请单》（第三联）、《采购单》（第二联）、外部供方的《送货单》等相关票据交财务部保存，具体的要求遵照财务的相关要求、制度执行。